LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Maritieme beurs organiseren: checklist en planning

Een maritieme beurs organiseren vraagt meer dan standhouders en tafels regelen. Je werkt tegelijk aan inschrijvingen, standindeling, techniek, catering, vergunningen en duidelijke informatie voor bezoekers. Begin met de datum, doelgroep en plattegrond en leg daarna per deadline vast wat standhouders, leveranciers en bezoekers nodig hebben. Controleer in de laatste week vooral stroom, koeling, bewegwijzering, badges en contactgegevens. De volledige checklist hieronder helpt je de 68 taken en 52 spullen in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Beursdatum vastleggen

    2 personen

  • Deelnemersprofiel bepalen

    2 personen

  • Beursplattegrond maken

    2 personen

  • Standhouders benaderen

    2 personen

  • Inschrijfformulier publiceren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Promotieposter verspreiden

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Standhouders bevestigen

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Standindeling versturen

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Programma opstellen

    2 personen

  • Bewegwijzering ontwerpen

  • Informatiepanelen maken

    2 personen

  • Drukwerk laten maken

  • Catering reserveren

  • Koffievoorziening plannen

  • Tafels en stoelen reserveren

  • Koelvoorziening reserveren

  • Vergunningen controleren

  • Verzekeringsgegevens controleren

  • Contactlijst afdrukken

  • Standhoudersinstructies mailen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Naambadges sorteren

    2 personen

  • Materialen klaarzetten

    3 personen

  • Beurshal controleren

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Standnummers aanbrengen

    2 personen

  • Bewegwijzering ophangen

    2 personen

  • Registratiebalie inrichten

    2 personen

  • Cateringtafel inrichten

    2 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

Event

  • Standhouders ontvangen

    3 personen

  • Standhouders naar stands wijzen

    2 personen

  • Registratiebalie bemannen

    2 personen

  • Bezoekers registreren

    2 personen

  • Programma uitdelen

  • Bezoekers informeren

    2 personen

  • Standhouders ondersteunen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes aanvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Voorraad controleren

  • Pauzevoorziening aanvullen

  • Avondcatering serveren

    3 personen

  • Laatste bezoekers informeren

    2 personen

  • Standhouders uitchecken

    2 personen

  • Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

  • Standmaterialen afbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Cateringruimte schoonmaken

    2 personen

  • Beurshal schoonmaken

    3 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven catering opruimen

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen registreren

  • Standhouders bedanken

  • Bezoekersmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Beursbaliesaantal 3
  • Standtafelsaantal 24
  • Klapstoelenaantal 80
  • Barkrukkenaantal 12
  • Tafelkledenaantal 30
  • Folderrekkenaantal 12
  • Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

  • Laptopsaantal 3
  • Tabletsaantal 3
  • Pinapparatenaantal 3
  • Verlengkabelsaantal 12
  • Stekkerdozenaantal 12
  • USB-opladersaantal 8
  • Powerbanksaantal 6
  • Handmicrofoonsaantal 2
  • Presentatieschermenaantal 2
  • Laptopspeakersaantal 2
  • Kabelhaspelsaantal 4

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 150
  • Koffiekopjesaantal 100
  • Schotelsaantal 100
  • Bordenaantal 120
  • Besteksetsaantal 120
  • Serveerschalenaantal 20
  • Serveerlepelsaantal 20

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 3
  • Thermoskannenaantal 8
  • Koelboxenaantal 6
  • IJsblokbakkenaantal 8
  • Snijplankenaantal 4
  • Broodmessenaantal 4
  • Dienbladenaantal 8
  • Koelmattenaantal 12

Decoratie

  • Maritieme vlaggenaantal 12
  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Decoratieve touwenaantal 6
  • Scheepswieldecoratiesaantal 4
  • Ankerdecoratiesaantal 6
  • Tafeldecoratiesaantal 24
  • Standnummerbordenaantal 30
  • Informatiebordenaantal 10

Verlichting

  • LED-lichtsnoerenaantal 10
  • LED-werklampenaantal 8
  • Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

  • Stofzuiger
  • Bezemsetsaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3
  • Microvezeldoekenaantal 20
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de beursplattegrond vast voordat je de standindeling verstuurt. Reserveer per stand niet alleen een tafel of beursbalie, maar controleer ook loopruimte, stroompunten en ruimte voor folderrekken.
  • Stuur standhoudersinstructies uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Vermeld daarin opbouwtijd, ingang, contactpersoon, beschikbare tafels en stoelen, kabels en de manier waarop zij zich aanmelden.
  • Plan koffie en lunch op basis van het verwachte aantal deelnemers en verzamel dieetwensen vóór je de catering definitief boekt. Tel daarnaast het aantal koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, bekers en kopjes apart na.
  • Test presentatieschermen, laptops, handmicrofoons, laptopspeakers en pinapparaten minstens 1 dag vooraf. Leg verlengkabels, stekkerdozen, USB-opladers en powerbanks bij de techniek klaar in plaats van ze pas op de beursvloer te zoeken.
  • Maak een laatste controlemoment 2 uur voor opening. Loop dan de bewegwijzering, naambadges, informatiepanelen, afvalbakken, koelboxen, ijsblokbakken en de afgedrukte contactlijst fysiek na.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik standhouders voor een maritieme beurs benaderen?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de beursdatum met benaderen. Geef standhouders daarna minimaal 7 dagen voor de beurs hun definitieve standplaats en instructies.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een maritieme beurs op te bouwen?
Plan minimaal 3 uur voor het plaatsen van beursbalies, standtafels, stoelen, tafelkleden, bewegwijzering en informatiepanelen. Reserveer daarnaast 1 uur voor techniek, badges en een volledige loopronde.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een maritieme beurs verzamelen?
Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en sluit de inventaris uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Geef het definitieve aantal en de uitzonderingen daarna direct door aan de catering.
Wat moet ik de dag voor een maritieme beurs controleren?
Controleer de plattegrond, standhouderslijst, badges, drukwerk, catering, vergunningen en verzekeringsgegevens. Test alle apparatuur en leg kabels, stekkerdozen, opladers en pinapparaten per zone klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!