Checklist para organizar una feria marítima sin olvidos
Una feria marítima necesita coordinación entre expositores, stands, permisos, montaje y atención al público. Empieza fijando la fecha y el perfil de los participantes; después cierra el plano, las inscripciones y la distribución de los puestos. Durante las últimas semanas tendrás que confirmar catering, mobiliario, equipos, señalización y acreditaciones. Esta checklist reúne 68 tareas y 52 elementos para avanzar en orden y detectar a tiempo lo que suele quedarse para el final.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha de la feria
2 personas
Definir el perfil de los participantes
2 personas
Crear plano de la feria
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir el cartel promocional
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la distribución de los stands
Preparar acreditaciones
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Diseñar la señalización
Crear paneles informativos
2 personas
Encargar material impreso
Reservar el catering
Planificar el servicio de café
Reservar mesas y sillas
Reservar refrigeración
Comprobar permisos
Comprobar los datos del seguro
Imprimir la lista de contactos
Enviar instrucciones a los expositores
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Ordenar las acreditaciones
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Inspeccionar el pabellón de feria
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar los números de stand
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Evento
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores sus stands
2 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
Informar a los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Reponer el servicio de descanso
Servir el catering de la noche
3 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
Desmontar los materiales del stand
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar la zona de catering
2 personas
Limpiar el pabellón de la feria
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Agradecer a los expositores
Enviar correo a los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mostradores de feriacant. 3
- Mesas altascant. 24
- Sillas plegablescant. 80
- Taburetes de barcant. 12
- Mantelescant. 30
- Expositores para folletoscant. 12
- Papeleracant. 10
Equipo
- Portátilescant. 3
- Tabletscant. 3
- Datáfonoscant. 3
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Cargadores USBcant. 8
- Baterías externascant. 6
- Micrófonos de manocant. 2
- Pantallas de presentacióncant. 2
- Altavoces para portátilcant. 2
- Enrollacablescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 100
- Bandejascant. 100
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 20
- Cucharones de servircant. 20
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Bandejascant. 8
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 12
Decoración
- Banderas marítimascant. 12
- Guirnaldascant. 8
- Cuerdas decorativascant. 6
- Decoraciones de timón de barcocant. 4
- Decoraciones de anclajecant. 6
- Decoraciones de mesacant. 24
- Carteles con número de standcant. 30
- Paneles informativoscant. 10
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 10
- Lámparas de trabajo LEDcant. 8
- Linternas a pilascant. 6
Limpieza
- Aspiradora
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de microfibracant. 20
- Guantes de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el plano de la feria antes de enviar la distribución de los stands. Reserva espacio para mostradores, mesas altas, sillas, circulación y una zona clara para acreditaciones.
- Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y pásalas al catering con varios días de margen. Cuenta también con el servicio de café: máquinas, teteras, termos, tazas y vasos reutilizables.
- Comprueba los permisos y los datos del seguro al menos 3 o 4 semanas antes de la feria. No dejes esta revisión para la semana del montaje, cuando cualquier corrección puede afectar a la fecha.
- Prepara una lista de contactos impresa además de los portátiles, tablets y teléfonos. Incluye responsables de expositores, catering, mobiliario, equipos y emergencias, porque una batería descargada o una mala conexión no debe bloquear la coordinación.
- Envía a cada expositor instrucciones concretas al menos 7 días antes: horario de llegada, ubicación del stand, acreditación, necesidades eléctricas y uso de pantallas, micrófonos o datáfonos. Así podrás corregir faltas de material antes del día de la feria.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria marítima?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar la fecha, contactar con expositores, comprobar permisos y reservar mobiliario y catering. Deja las confirmaciones finales y la lista de la compra para los últimos 7 días.
- ¿Cuándo hay que enviar la distribución de los stands?
- Envíala cuando las inscripciones estén suficientemente cerradas y el plano sea estable, normalmente entre 10 y 14 días antes. Si cambia un expositor, actualiza el documento y comunícalo de nuevo al menos 48 horas antes.
- ¿Qué material eléctrico hace falta para una feria marítima?
- Prevé cables alargadores, regletas, cargadores USB, baterías externas y enrollacables, además de los equipos de cada stand. Comprueba cada necesidad eléctrica 7 días antes y prueba las conexiones durante el montaje.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering y el café?
- Reserva el catering y planifica el servicio de café al menos 3 semanas antes, cuando ya tengas una previsión de asistentes y las preferencias dietéticas. Haz una confirmación final 3 o 4 días antes con cantidades, horario y material de servicio.
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