Checklist pour organiser un salon horticole

Un salon horticole demande une préparation suivie, car les exposants, les visiteurs et le matériel doivent être coordonnés au même moment. Commence par réserver le lieu et fixer la date, puis organise les inscriptions, le plan des stands et les informations pratiques. Dans les dernières semaines, vérifie les réservations, le programme, les besoins alimentaires et la logistique. Cette checklist regroupe les étapes à suivre jusqu’à l’ouverture du salon.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date du salon
2 personnes
Créer le plan du salon
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
Vérifier les réservations
Finaliser le programme
2 personnes
Envoyer l’e-mail aux visiteurs
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les étiquettes du stand
Vérifier l’itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Acheminer les plantes et le matériel
4 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Préparer le coin café
2 personnes
Briefer l’équipe de montage
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les cloisons de stand
4 personnes
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Aménager les tables des exposants
4 personnes
Installer les tables de démonstration
3 personnes
Répartir les plantes par stand
5 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
4 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer les ateliers
3 personnes
Encadrer les démonstrations
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le matériel de stand
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Servir les repas diététiques
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Démonter les stands des exposants
3 personnes
Accompagner la sortie des visiteurs
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel exposant
4 personnes
Répartir le retour des plantes
4 personnes
Démonter les parois du stand
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les frigos
2 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retirer l'éclairage
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Gérer les objets perdus
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables de standqté 24
Panneaux de standqté 24
Portants à vêtementsqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Tentes de réceptionqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Chariots à mainqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphone

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 20
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 8

Décoration

Présentoirs de plantesqté 12
Pots de fleursqté 40
Caisses en boisqté 30
Nappesqté 24
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux en ardoiseqté 12
Panneaux d'informationqté 10
Porte-badgesqté 120

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 10
Projecteurs LEDqté 8
Lampes à batterieqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque le plan des stands dès que les inscriptions sont suffisamment avancées : attribue un numéro à chaque emplacement et envoie ces informations aux exposants au moins 7 jours avant le salon.
Prévois un délai de 3 à 5 jours pour traiter les inscriptions et relancer les personnes dont les informations ou les besoins alimentaires sont incomplets.
Vérifie les branchements avant l’arrivée des exposants : compte les rallonges et multiprises, puis réserve un emplacement adapté aux machines à café, réfrigérateurs et autres équipements électriques.
Organise l’acheminement des plantes et du matériel la veille ou plusieurs heures avant l’ouverture. Les chariots à main évitent de transporter les tables de stand et les panneaux à la main.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant l’événement si une partie du salon se tient sous tente. Prépare alors la signalétique, les poteaux de balisage et les solutions de protection nécessaires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon horticole ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, inviter les exposants, ouvrir les inscriptions et finaliser le plan du salon. Commence la préparation logistique détaillée environ 2 semaines avant la date.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon horticole ?: Confirme les exposants au plus tard 10 à 14 jours avant l’événement, une fois les inscriptions et les besoins alimentaires vérifiés. Envoie ensuite le numéro du stand, l’itinéraire et les horaires d’installation.
Quand envoyer les informations aux visiteurs ?: Envoie un premier e-mail environ 7 jours avant le salon avec l’adresse, l’itinéraire, les horaires et le programme. Une relance 24 heures avant peut rappeler l’ouverture et les informations pratiques.
Que faut-il préparer la veille d’un salon horticole ?: Rassemble le mobilier, les badges, les étiquettes de stand, la vaisselle et l’équipement au moins la veille. Vérifie aussi les réfrigérateurs, le coin café, les branchements et l’acheminement des plantes avant le briefing de l’équipe de montage.

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