Checklist para organizar una feria de horticultura

Organizar una feria de horticultura requiere coordinar expositores, puestos, visitantes, materiales y montaje en un orden claro. Empieza por reservar el lugar y fijar la fecha; después gestiona las inscripciones y convierte el plano en números de stand comprensibles. Durante la última semana, confirma reservas, dieta y necesidades técnicas, revisa la previsión meteorológica y prepara acreditaciones y etiquetas. Esta checklist reúne 74 tareas y 50 materiales para que no llegues al día de la feria buscando cables, café o información de los expositores.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha de la feria
2 personas
Crear el plano de la feria
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar expositores
2 personas
Asignar números de stand
2 personas
Enviar información a los expositores
2 personas
Comprobar las reservas
Definir el programa final
2 personas
Enviar correo a los visitantes
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir las etiquetas del stand
Comprobar las indicaciones de la ruta
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Suministrar plantas y materiales
4 personas
Rellenar las neveras
2 personas
Preparar la zona de café
2 personas
Instruir al equipo de montaje
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Delimitar la zona de carga y descarga
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las paredes del stand
4 personas
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Montar las mesas de los expositores
4 personas
Colocar mesas de demostración
3 personas
Distribuir las plantas por stand
5 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Hacer briefing al equipo
4 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Guiar talleres
3 personas
Coordinar demostraciones
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el material del stand
2 personas
Vaciar puntos de residuos
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Servir comidas especiales
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Permitir que los expositores desmonten
3 personas
Guiar la salida de visitantes
2 personas

Seguimiento

Recoger material del expositor
4 personas
Distribuir plantas de retorno
4 personas
Desmontar las paredes del stand
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras
2 personas
Retirar los residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Retirar la iluminación
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mesas altascant. 24
Paredes para standscant. 24
Percheroscant. 6
Postes separadorescant. 12
Carpas de fiestacant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Carritos de manocant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófono

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 20
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8
Alfombrillas de refrigeracióncant. 8

Decoración

Expositores de plantascant. 12
Macetascant. 40
Cajitas de maderacant. 30
Mantelescant. 24
Guirnaldascant. 8
Pizarrascant. 12
Paneles informativoscant. 10
Portabadgescant. 120

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 10
Focos LED de montajecant. 8
Lámparas de bateríacant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano antes de asignar los números de stand. Deja pasillos claros y comprueba que cada expositor reciba su número, medidas del espacio e indicaciones de montaje.
Envía la información final a los expositores al menos 7 días antes. Incluye horarios, ruta de llegada, ubicación del stand, necesidades eléctricas y cualquier preferencia dietética registrada.
Haz una comprobación de reservas y materiales entre 3 y 5 días antes. Cuenta mesas, sillas, paredes para stands, carpas, cables alargadores, regletas, neveras y equipos de café.
Prepara las acreditaciones y las etiquetas de los stands el día anterior, no durante la apertura. Lleva algunas etiquetas y rotuladores de repuesto para cambios de última hora.
Asigna al equipo de montaje una hora concreta de llegada y una persona responsable de abrir la ubicación. Antes de recibir visitantes, prueba el micrófono, el proyector, las máquinas de café y la distribución de las mesas.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una feria de horticultura?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, fijar la fecha e invitar a los expositores. Dedica las últimas 2 semanas a cerrar inscripciones, confirmar stands y preparar la comunicación a los visitantes.
¿Cuándo se deben confirmar los expositores de una feria?: Confírmalos entre 10 y 14 días antes del evento. Así todavía tienes tiempo para asignar números de stand, actualizar el plano y enviar las instrucciones finales.
¿Qué hay que revisar el día antes de una feria de horticultura?: Revisa las acreditaciones, etiquetas, plano, materiales, equipos eléctricos y reservas de comida y bebida. Comprueba también la previsión del tiempo y deja listas las neveras, termos y la zona de café.
¿Cuánto tiempo antes hay que abrir el recinto?: Abre el lugar entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los visitantes. Ese margen permite montar mesas y carpas, colocar señalización, probar el micrófono y resolver problemas de electricidad o distribución.

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