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Gartenbau-Messe organisieren: die Checkliste

Eine Gartenbau-Messe braucht früh klare Abläufe: Termin und Location stehen vor den Einladungen, der Standplan vor den Ausstellerinformationen. Plane Anmeldungen, Ernährungswünsche und Standnummern so, dass am Messetag keine Listen mehr fehlen. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Programm, Wegbeschreibung und Namensschilder feststehen. Kurz vor dem Öffnen kommen Pflanzen, Materialien, Kühlung, Kaffeebereich und die Einweisung des Aufbauteams zusammen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Messetermin festlegen

    2 Personen

  • Messeplan erstellen

    2 Personen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Aussteller bestätigen

    2 Personen

  • Standnummern zuweisen

    2 Personen

  • Ausstellerinformationen versenden

    2 Personen

  • Reservierungen prüfen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Besucher-E-Mail versenden

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Standetiketten drucken

  • Wegbeschreibung prüfen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Pflanzen und Materialien anliefern

    4 Personen

  • Kühlboxen befüllen

    2 Personen

  • Kaffeebereich vorbereiten

    2 Personen

  • Das Aufbauteam einweisen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lade- und Entladezone absperren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stellwände aufbauen

    4 Personen

  • Stromanschlüsse verteilen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Ausstellertische einrichten

    4 Personen

  • Demonstrationstische aufstellen

    3 Personen

  • Pflanzen pro Stand verteilen

    5 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Teambriefing durchführen

    4 Personen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Workshops betreuen

    3 Personen

  • Vorführungen betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Standmaterial auffüllen

    2 Personen

  • Abfallstationen leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Aussteller den Abbau durchführen lassen

    3 Personen

  • Besucherausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Aussteller-Material sammeln

    4 Personen

  • Rückläuferpflanzen verteilen

    4 Personen

  • Standwände abbauen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlschränke leeren

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien verstauen

    2 Personen

  • Fundgegenstände bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BiertischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 12
  • StehtischeAnz. 24
  • StandwändeAnz. 24
  • KleiderständerAnz. 6
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • PartyzelteAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 150
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlschränkeAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • HandkarrenAnz. 4
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Mikrofon

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchälchenAnz. 20
  • MessbecherAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 8
  • KühlmattenAnz. 8

Dekoration

  • PflanzendisplaysAnz. 12
  • BlumentöpfeAnz. 40
  • HolzkistenAnz. 30
  • TischdeckenAnz. 24
  • WimpelkettenAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 10
  • BadgehalterAnz. 120

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 10
  • LED-BaustrahlerAnz. 8
  • BatterielampenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Location mindestens 8 bis 12 Wochen vor der Messe fest. Prüfe dabei Stromanschlüsse, Platz für Standwände, Partyzelte und die Anlieferung mit einem Handkarren.
  • Öffne das Anmeldeformular spätestens 6 Wochen vorher und setze eine feste Frist. Erfasse Ernährungswünsche direkt mit, statt sie kurz vor der Messe einzeln nachzufragen.
  • Verschicke Standnummern, Messeplan, Wegbeschreibung und Aufbauzeiten spätestens 7 Tage vorher. So wissen Aussteller, Besucher und Helfer, wo sie hinmüssen.
  • Plane den Kaffeebereich für die erste Stunde mit etwa 2 Tassen pro Person und stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen, Becher und Kaffeetassen gemeinsam bereit.
  • Liefere Pflanzen und Materialien am Vortag oder mindestens 2 Stunden vor dem Einlass an. Befülle Kühlboxen, prüfe Verlängerungskabel und weise das Aufbauteam vor dem Öffnen in Standplätze und Wege ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Gartenbau-Messe organisieren?
Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin und Location. Für Aussteller-Einladungen, Anmeldungen und einen belastbaren Messeplan bleiben dann noch mindestens 6 Wochen.
Wann sollte das Anmeldeformular für eine Gartenbau-Messe schließen?
Schließe die Anmeldung etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Du brauchst diese Zeit für Bestätigungen, Standnummern, Ernährungswünsche und den finalen Messeplan.
Wie viele Namensschilder brauche ich für eine Gartenbau-Messe?
Plane ein Namensschild pro angemeldeter Person und drucke zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 100 Anmeldungen sind das 105 bis 110 Schilder.
Wann müssen Pflanzen und Messestand-Materialien angeliefert werden?
Ideal ist die Anlieferung am Vortag; spätestens sollten Pflanzen, Standwände und übrige Materialien 2 Stunden vor dem Einlass vor Ort sein. So bleibt Zeit für Aufbau, Kühlung und einen Techniktest.

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