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Organiser un salon du transport sans rien oublier

Un salon du transport demande de coordonner les exposants, les inscriptions, les stands et la logistique du jour J. Commence par fixer les horaires et réserver la salle, puis avance vers les invitations, les besoins des exposants et le plan d’implantation. Les badges, la signalétique, le parking et le catering doivent être finalisés avant l’arrivée des premiers participants. Cette checklist regroupe 66 tâches et 58 éléments de matériel pour suivre la préparation étape par étape.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et les horaires du salon

    2 personnes

  • Réserver le lieu et la salle

  • Établir la liste des exposants

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Mettre à jour le site web du salon

  • Envoyer les conditions des exposants

    2 personnes

  • Attribuer l’espace de stand

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Réserver des places de parking

  • Commander le catering

    2 personnes

  • Concevoir les badges nominatifs

  • Concevoir le plan

    2 personnes

  • Concevoir la signalétique

  • Envoyer les infos de parking

  • Vérifier la liste des exposants

    2 personnes

  • Imprimer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Vérifier le matériel du salon

    2 personnes

  • Confirmer les livraisons

  • Imprimer le déroulé

  • Imprimer la liste de contacts

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Acheminer le matériel sur le site

    3 personnes

  • Vérifier la salle

    2 personnes

  • Mettre en place l’agencement du stand

    3 personnes

  • Installer les parois des stands

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Accrocher les panneaux de stand

    2 personnes

  • Installer la signalétique

    2 personnes

  • Installer le comptoir d'enregistrement

    2 personnes

  • Monter le buffet traiteur

    3 personnes

  • Installer le point café et thé

    2 personnes

  • Vérifier l'éclairage et les câbles

    2 personnes

  • Tester le matériel de présentation

    2 personnes

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Guider les exposants vers les stands

    3 personnes

  • Préparer la table d'inscription

    2 personnes

  • Effectuer le dernier tour de salle

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Aider les exposants

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Vérifier les stocks

  • Annoncer le message de clôture

  • Accompagner les visiteurs vers la sortie

    2 personnes

  • Faire le départ des exposants

    2 personnes

Suivi

  • Démonter le buffet

    3 personnes

  • Démonter le matériel du stand

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Jeter les déchets dans les conteneurs

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer la salle

    3 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Rendre le matériel loué

    2 personnes

  • Ranger les provisions restantes

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Envoyer un message de remerciement

  • Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Stands de foireqté 20
  • Tables de standqté 20
  • Chaises pour les visiteursqté 80
  • Tabourets de barqté 12
  • Table d'inscriptionqté 2
  • Tables de buffetqté 4
  • Poubellesqté 8
  • Portants à vêtementsqté 2

Équipement

  • Ordinateurs portablesqté 3
  • Tablettesqté 3
  • Écran de présentation
  • Écransqté 4
  • Vidéoprojecteur
  • Imprimante
  • Rallongesqté 12
  • Multiprisesqté 12
  • Chargeurs USBqté 8
  • Microphone à mainqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Talkies-walkiesqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Diablesqté 2

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 100
  • Verresqté 150
  • Assiettesqté 150
  • Couvertsqté 150
  • Louchesqté 12
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Cuillères à caféqté 100

Décoration

  • Bannière de salonqté 4
  • Panneaux de standqté 20
  • Badges nominatifsqté 250
  • Porte-badgesqté 250
  • Braceletsqté 250
  • Plansqté 250
  • Panneaux d’informationqté 12
  • Nappesqté 24
  • Panneaux indicateursqté 20

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 8
  • Projecteurs de chantier LEDqté 6
  • Éclairage de secoursqté 4

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Pincesqté 8
  • Verres doseursqté 4
  • Pains de glaceqté 20

Nettoyage

  • Aspirateurqté 2
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Sets de balaiqté 3
  • Chiffons de nettoyageqté 30
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
  • Stations de désinfectionqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Ouvre les inscriptions suffisamment tôt pour traiter les demandes des exposants, leurs besoins alimentaires et l’attribution des emplacements avant d’imprimer les badges. Prévois une vérification finale de la liste au moins 3 jours avant le salon.
  • Ne commande pas le catering avant d’avoir recueilli les régimes et confirmé le nombre de participants. Ajoute les boissons, les tasses, les verres, les assiettes et les couverts au contrôle du matériel.
  • Dessine le plan des stands avant de concevoir la signalétique. Vérifie que chaque exposant dispose de l’espace prévu et que les visiteurs peuvent circuler entre les tables, les chaises et les comptoirs.
  • Réserve les places de parking avant l’envoi des informations pratiques. Envoie les consignes d’accès et de stationnement au moins 5 jours avant l’événement pour éviter les appels de dernière minute.
  • Contrôle les livraisons, les rallonges, les multiprises et les chargeurs le jour précédent. Regroupe aussi les talkies-walkies, le microphone, les haut-parleurs, les ordinateurs et les écrans afin de pouvoir les acheminer en une seule fois sur le site.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du transport ?
Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, recruter les exposants, ouvrir les inscriptions et commander le matériel. Commence plus tôt si le salon comporte beaucoup de stands ou une restauration importante.
Quand faut-il envoyer les invitations à un salon du transport ?
Envoie une première invitation 6 à 8 semaines avant la date, puis une relance environ 2 semaines avant. Ferme les inscriptions assez tôt pour finaliser les badges, le plan des stands et le catering.
Quand imprimer les badges des exposants et des visiteurs ?
Imprime les badges 2 à 3 jours avant le salon, après avoir vérifié la liste des exposants et traité les dernières inscriptions. Garde quelques badges vierges et une imprimante disponible à l’accueil pour les modifications de dernière minute.
Combien de temps avant faut-il confirmer le matériel et les livraisons ?
Confirme les livraisons et vérifie le matériel au moins 48 heures avant l’ouverture. Le montage, l’acheminement des stands et le test des écrans, du vidéoprojecteur et de la sonorisation doivent être terminés avant l’arrivée du public.

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