Checklist para organizar una feria de transporte

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el horario y la sala antes de invitar a los expositores. Calcula al menos 4 semanas para recibir inscripciones, preferencias dietéticas y necesidades de cada stand.
• No dejes la distribución de stands para la última semana. Recoge primero la lista de expositores y asigna cada espacio antes de diseñar el plano, la señalización y la información de aparcamiento.
• Prepara las acreditaciones y el registro con varios días de margen. Imprime las tarjetas de nombre cuando la lista esté revisada y reserva una mesa de registro, bolígrafos y dispositivos para consultar las inscripciones.
• Confirma las entregas y el material técnico antes del montaje. Comprueba portátiles, tablets, pantallas, proyector, micrófono, altavoces, regletas y alargadores, porque un cable o cargador que falte puede dejar un stand inutilizado.
• Encarga el catering después de cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Enfría las bebidas con antelación y lleva termos, tazas, vasos, platos, cubiertos y cucharones junto con el resto del material al lugar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de transporte?

Empieza al menos 6 semanas antes. Ese margen permite reservar la sede, captar expositores, abrir las inscripciones, asignar stands y confirmar catering, aparcamiento y entregas sin concentrarlo todo en los últimos días.

¿Cuándo hay que asignar los stands de una feria?

Haz la asignación entre 2 y 3 semanas antes, cuando ya tengas una lista de expositores suficientemente estable. Después actualiza el plano y la señalización, y envía a cada participante las condiciones y su espacio.

¿Cuándo se imprime la lista de expositores y las tarjetas de nombre?

Revisa los datos entre 3 y 5 días antes y realiza la impresión después de esa revisión. Lleva algunas tarjetas en blanco para cambios de última hora, además de la lista de contactos para el equipo organizador.

¿Qué material técnico hace falta para una feria de transporte?

Comprueba al menos 48 horas antes los portátiles o tablets, las pantallas, el proyector, el micrófono, los altavoces, los walkie-talkies, los cargadores, las regletas y los cables alargadores. Haz una prueba de sonido e imagen antes de abrir las puertas.

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