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Transportmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Transportmesse braucht mehrere abgestimmte Abläufe: Termin, Halle, Aussteller, Besucheranmeldungen und Standflächen müssen früh feststehen. Danach folgen Einladungen, Anmeldeformular, Lageplan, Parkinformationen und Catering. Kurz vor dem Termin prüfst du Namensschilder, Technik, Lieferungen und Standmaterialien. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Aufbau und hilft dabei, typische Engpässe am Messetag zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messetermin und Uhrzeiten festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Ausstellerliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Messe-Website aktualisieren

  • Ausstellerbedingungen versenden

    2 Personen

  • Standfläche zuweisen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkplätze reservieren

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Namensschilder entwerfen

  • Lageplan entwerfen

    2 Personen

  • Beschilderung entwerfen

  • Parkinformationen versenden

  • Ausstellerliste überprüfen

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Messestandmaterialien kontrollieren

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Standaufteilung festlegen

    3 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Standbeschilderung aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Beleuchtung und Kabel prüfen

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial testen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zu den Ständen begleiten

    3 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Letzte Rundtour durch den Saal durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Aussteller unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Bestand prüfen

  • Abschlussmeldung ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Aussteller auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Standmaterial demontieren

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall zu den Containern bringen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesnachricht versenden

  • Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MesseständeAnz. 20
  • StehtischeAnz. 20
  • Besucher-StühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 12
  • RegistrierungstischAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 3
  • TabletsAnz. 3
  • Präsentationsbildschirm
  • BildschirmeAnz. 4
  • Beamer
  • Drucker
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • USB-LadegeräteAnz. 8
  • HandmikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SackkarrenAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 150
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8
  • KaffeelöffelAnz. 100

Dekoration

  • MessestandbannerAnz. 4
  • StandbeschilderungAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 250
  • BadgehalterAnz. 250
  • ArmbänderAnz. 250
  • PläneAnz. 250
  • InfotafelnAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 24
  • WegweiserAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-BaustrahlerAnz. 6
  • NotbeleuchtungAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 20

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 30
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • DesinfektionsstationenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Uhrzeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Aussteller ihre Anreise, Lieferungen und Standbesetzung verbindlich planen.
  • Öffne das Anmeldeformular früh und erfasse Ernährungswünsche direkt mit. Für das Catering solltest du die gemeldete Personenzahl spätestens einige Tage vor der Messe aktualisieren.
  • Weise die Standflächen erst nach Prüfung der Ausstellerliste endgültig zu. Ein Lageplan mit Standnummern, Registrierungstisch, Buffet und Besucherwegen verhindert Rückfragen beim Aufbau.
  • Verschicke Parkinformationen zusammen mit den Ausstellerbedingungen. Gerade bei größeren Fahrzeugen sollten Zufahrt, Ladezone und reservierte Parkplätze vor der Anreise eindeutig geklärt sein.
  • Kontrolliere am Vortag nicht nur Bildschirme, Beamer und Mikrofon, sondern auch Verlängerungskabel, Ladegeräte, Drucker und Funkgeräte. Kühlboxen, Kaffeemaschinen und Thermoskannen müssen rechtzeitig am Veranstaltungsort sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Transportmesse organisieren?
Beginne idealerweise mehrere Monate vorher mit Termin, Veranstaltungsort und Ausstellerliste. Einladungen und Anmeldungen sollten deutlich vor dem Messetag laufen, damit Standflächen, Catering und Namensschilder planbar bleiben.
Wann sollte das Anmeldeformular für eine Transportmesse öffnen?
Öffne es, sobald Termin, Uhrzeiten und Veranstaltungsort feststehen. Schließe die Anmeldung spätestens einige Tage vor der Messe, damit du Catering, Namensschilder und Sitz- oder Stehbereiche anpassen kannst.
Was muss am Tag vor einer Transportmesse geprüft werden?
Prüfe Standmaterialien, Lieferungen, Namensschilder, Lageplan, Beschilderung und die komplette Technik. Drucker, Beamer, Bildschirme, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel sollten vor Ort getestet sein.
Wie viele Parkplätze braucht eine Transportmesse?
Reserviere die benötigten Plätze anhand der bestätigten Aussteller- und Helferliste und plane zusätzliche Flächen für Lieferfahrzeuge ein. Versende Parkinformationen vorab, damit Zufahrt und Ladezeiten nicht erst am Messetag geklärt werden müssen.

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