Spielwarenmesse organisieren: Checkliste für die Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke Einladungen und das Verkäuferformular so früh, dass du mindestens 7 Tage vor der Messe eine belastbare Ausstellerliste hast. Ernährungswünsche und Reservierungen lassen sich dann noch ohne Hektik bearbeiten.
• Vergib die Standplätze erst nach Anmeldeschluss und drucke anschließend Verkäuferliste, Standnummern und Lageplan gemeinsam. So vermeidest du, dass Besucher einen alten Plan erhalten, während die Tischnummern schon geändert wurden.
• Plane für die Anmeldung einen eigenen Tisch mit Anmeldeformularen und Besucherkarten ein. Lege zusätzlich Stifte, Laptops und Kartenterminals spätestens am Vorabend bereit und prüfe jedes Ladekabel.
• Rechne beim Aufbau ausreichend Zeit für Klapptische, Stühle, Regalgestelle und Beleuchtung ein. Verlängerungskabel, LED-Lampen und Schreibtischlampen werden oft erst vermisst, wenn die ersten Stände bereits dekoriert sind.
• Bringe Kartons und empfindliche Ausstattung nicht erst kurz vor dem Einlass. Öffne den Saal mindestens 90 Minuten vor Beginn, damit Tische, Wegweiser, Tischdecken, Dekoration und Standnummern kontrolliert werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Spielwarenmesse organisieren?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Raumaufteilung und Verkaufsbedingungen. Spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin sollten Einladungen und Verkäuferformulare verschickt sein.

Wann müssen die Aussteller für eine Spielwarenmesse bestätigt werden?

Bestätige Aussteller idealerweise 10 bis 14 Tage vor der Messe, sobald Anmeldungen, Reservierungen und Ernährungswünsche geprüft sind. Danach kannst du Standplätze, Standnummern und den Lageplan verbindlich erstellen.

Was braucht man am Messetag am Anmeldungstisch?

Plane einen Anmeldungstisch mit Anmeldeformularen, Besucherkarten, Verkäuferliste und Standnummern ein. Laptops, Kartenterminals und Ladekabel sollten mindestens 60 Minuten vor dem Einlass getestet werden.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Spielwarenmesse?

Rechne für einen vollständigen Aufbau mindestens 90 Minuten ein, bei vielen Ständen besser 2 bis 3 Stunden. Tische, Stühle, Regalgestelle, Beleuchtung, Wegweiser und Dekoration sollten vor dem Einlass geprüft werden.

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