Checklist voor een goed georganiseerde speelgoedbeurs

Een speelgoedbeurs staat of valt met een strakke indeling en duidelijke afspraken met verkopers. Leg eerst datum, locatie en verkoopvoorwaarden vast; daarna volgen aanmeldingen, standplaatsen, communicatie en de praktische voorbereiding. Reserveer tijd om tafelnummers, plattegrond en verkoperslijst te maken en druk alles vóór de beurs af. Op de dag zelf heb je vooral handen nodig voor het opbouwen van tafels, het ontvangen van verkopers en het oplossen van kleine problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Zaalindeling bepalen
2 personen
Verkoopvoorwaarden opstellen
2 personen
Verkopersformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Beurs online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Verkopers bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Verkoperslijst afdrukken
Standnummers maken
Plattegrond afdrukken
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Routebeschrijving versturen
Contantgeld voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Etiketten en formulieren sorteren
Dranken koelen
2 personen
Dozen naar locatie brengen
3 personen
Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
5 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standnummers plaatsen
2 personen
Looproutes vrijmaken
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wegwijzers ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

Verkopers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Verkopers naar stand begeleiden
3 personen
Entree openen
2 personen
Entreegeld innen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Verkopers ondersteunen
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers waarschuwen
2 personen
Verkoop afronden
2 personen
Verkopers uitchecken
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal vegen en dweilen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Borg en sleutels retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 40
Stoelenaantal 80
Baliotafel
Krukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 6
Stellingkastenaantal 4
Opbergboxenaantal 12
Tafelkledenaantal 40

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Laptopsaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Oplaadkabelsaantal 6
Lijmpistool
Plakbandafrollersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Bureaulampenaantal 4
Lichtstandaardsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Speelgoedpostersaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Decoratieve pijlenaantal 20
Prikbordkaartenaantal 4
Tafelnummersaantal 40

Administratie

Inschrijfformulierenaantal 100
Bezoekerskaartenaantal 300
Naamstickersaantal 150
Balpennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Enveloppenaantal 100
Kassabakjesaantal 2
Geldkist
Bonboekjesaantal 4
Rekenmachinesaantal 2

Signalisatie

Informatiebordenaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 12
Pijlen op statiefaantal 8
Prijskaartjesaantal 500
Krijtbordenaantal 4

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Suikerbakjesaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Dienbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stofzuiger
Bezemaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Laat verkopers uiterlijk enkele dagen vóór de beurs weten waar hun stand staat. Stuur naast het standnummer ook de routebeschrijving en informatie over opbouw en betaling.
Maak de zaalindeling op schaal en houd looppaden vrij. Zet tafels, stoelen en eventuele kledingrekken zo neer dat bezoekers niet bij de ingang of kassa opstoppingen veroorzaken.
Controleer betaalterminals, laptops, stekkerdozen en verlengkabels minstens één dag vooraf. Laad alle apparatuur op en leg oplaadkabels op één vaste plek bij de balie.
Bereid contantgeld en bezoekerskaarten vóór de opening voor. Tel het wisselgeld na het klaarzetten en bewaar formulieren, etiketten en standnummers samen bij de baliotafel.
Plan op de beursdag minimaal twee korte controlemomenten: één na het opbouwen en één vóór de opening. Controleer dan verlichting, bewegwijzering, dranken, materialen en de aanwezigheid van alle bevestigde verkopers.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een speelgoedbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en verkoopvoorwaarden. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, standtoewijzing, communicatie en het controleren van materialen.
Hoe maak ik een indeling voor een speelgoedbeurs?: Maak eerst een plattegrond met ingang, baliotafel, tafels en looppaden. Reserveer per stand één vaste plek en houd minimaal 1 meter vrije loopruimte waar bezoekers elkaar moeten kunnen passeren.
Wat moet ik een week voor de speelgoedbeurs regelen?: Verwerk de laatste aanmeldingen, bevestig de verkopers en wijs standplaatsen toe. Druk daarna de verkoperslijst, standnummers en plattegrond af en stuur iedere deelnemer de routebeschrijving.
Wat controleer ik op de ochtend van de speelgoedbeurs?: Plan ongeveer 60 tot 90 minuten voor het opbouwen en controleren. Zet tafels en stoelen klaar, test geluid en verlichting, leg formulieren en contantgeld bij de balie en controleer of dranken gekoeld zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.