Checklist pour organiser un salon des technologies de soins

Un salon des technologies de soins demande une coordination précise entre exposants, intervenants et visiteurs. Cette checklist de 75 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la date et du programme jusqu’à l’installation des stands. Elle couvre aussi les inscriptions, les badges, les présentations, la signalétique et le matériel technique. Utilisez-la pour repérer les actions à lancer plusieurs semaines avant l’ouverture et les vérifications à garder pour le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Définir le profil des visiteurs
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Inviter les exposants
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les intervenants
2 personnes
Rassembler les présentations
Publier le programme
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les badges exposants
2 personnes
Imprimer le plan du parcours et des stands
2 personnes
Vérifier la signalisation
2 personnes
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Charger le matériel technique
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier le lieu et les salles
3 personnes
Mettre en place l’agencement du stand
4 personnes
Installer les panneaux de stand
4 personnes
Installer les tables des exposants
4 personnes
Installer les chaises et les espaces lounge
3 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Aménager les points café
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Brancher le vidéoprojecteur et l’écran
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester le Wi-Fi et les points de recharge
2 personnes
Vérifier le matériel de démonstration
3 personnes
Préparer le matériel du stand
4 personnes
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Accueillir les intervenants
Lancer les présentations
Gérer le micro pour les questions
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Laisser les espaces de stand dégagés
2 personnes
Résoudre les pannes techniques
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel de démonstration
3 personnes
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Démonter les panneaux de stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Réfrigérer les restes du catering
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les salles
3 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Archiver les données de présence
Classer les factures et les reçus
Enregistrer les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Panneaux de standqté 24
Tables des exposantsqté 20
Chaises pour les visiteursqté 120
Tabourets de barqté 12
Canapés de salonqté 4
Fauteuils loungeqté 8
Tables d'appointqté 8
Bureaux d’inscriptionqté 2
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Tablettesqté 6
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Chargeurs USBqté 12
Batteries externesqté 6
Répéteurs Wi-Fiqté 3
Cliques de présentationqté 2
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 100
Imprimantes d’étiquettesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 180
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 8

Décoration

Panneaux avec le nom de l’entrepriseqté 20
Panneaux numérotés des standsqté 20
Panneaux directionnelsqté 12
Bannières d’informationqté 8
Nappesqté 24
Plantesqté 20
Pots à stylosqté 20

Éclairage

Panneaux lumineux LEDqté 12
Lampadairesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions : les exposants et les visiteurs doivent connaître les horaires, les temps de présentation et le parcours prévu.
Invitez les exposants dès que leur liste est établie, puis attribuez les emplacements avant d’envoyer les consignes pratiques. Prévoyez un plan indiquant clairement chaque stand.
Fermez les inscriptions assez tôt pour vérifier les participants, préparer les badges nominatifs et recueillir les besoins alimentaires. Une vérification finale 48 heures avant l’événement évite les impressions de dernière minute.
Rassemblez les présentations des intervenants plusieurs jours avant l’ouverture et testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et la table de mixage sur place.
Contrôlez les rallonges, multiprises, chargeurs, batteries externes, répéteurs Wi-Fi et goulottes de câbles avant le chargement. Le matériel technique doit arriver sur le site avant l’installation de l’agencement des stands.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des technologies de soins ?: Commencez dès que la date et le programme sont fixés. Prévoyez au moins 4 semaines pour inviter les exposants, ouvrir les inscriptions, confirmer les intervenants et organiser les emplacements.
Quand envoyer les invitations pour un salon des technologies de soins ?: Envoyez-les dès que le programme et le profil des visiteurs sont définis, idéalement 3 à 4 semaines avant le salon. Gardez une relance 7 jours avant la date limite d’inscription.
Quand préparer les badges des visiteurs et des exposants ?: Préparez les badges après la vérification de la liste des participants et des exposants. Faites une première impression 2 à 3 jours avant l’événement, puis gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon des technologies de soins ?: Vérifiez le lieu et les salles, la signalisation, le plan du parcours, les stocks et l’agencement des stands. Testez aussi tout le matériel technique et confirmez que les présentations sont disponibles au moins la veille.

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