Checklist para organizar una feria de tecnología asistencial
Organizar una feria de tecnología asistencial requiere coordinar expositores, visitantes, ponentes y demostraciones sin perder de vista la accesibilidad. Empieza por fijar la fecha, el programa y el perfil de visitantes; después abre las inscripciones y confirma quién ocupará cada puesto. Durante las últimas semanas, reúne presentaciones, preferencias dietéticas, acreditaciones y señalización. En los días finales, revisa las salas, la distribución de los stands, el inventario y todo el equipo técnico.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Definir el perfil de visitantes
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Invitar a los expositores
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Enviar información a los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar ponentes
2 personas
Recopilar las presentaciones
Publicar el programa
2 personas
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar las acreditaciones de los expositores
2 personas
Imprimir el plano de la ruta y de los puestos
2 personas
Comprobar la señalización
2 personas
Comprobar la lista de inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Cargar el equipo técnico
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar el lugar y las salas
3 personas
Trazar la distribución de los stands
4 personas
Colocar los paneles del stand
4 personas
Montar las mesas de los expositores
4 personas
Colocar sillas y zonas de lounge
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Montar puntos de café
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar el wifi y los puntos de carga
2 personas
Comprobar el equipo de demostración
3 personas
Preparar el material del stand
4 personas
Colgar señalización
2 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Acompañar la inauguración
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Recibir a los ponentes
Iniciar presentaciones
Manejar micrófono de preguntas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener libres los suelos del stand
2 personas
Resolver incidencias técnicas
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Despedir a los expositores
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de demostración
3 personas
Reunir materiales del stand
4 personas
Desmontar los paneles del stand
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Enfriar los restos del catering
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar las salas
3 personas
Guardar el equipo de forma segura
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los víveres no utilizados
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Archivar los datos de asistencia
Ordenar facturas y recibos
Guardar fotos y documentos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Paneles del stand de la feriacant. 24
- Mesas de expositorescant. 20
- Sillas para visitantescant. 120
- Taburetes de barcant. 12
- Sofás loungecant. 4
- Butacas loungecant. 8
- Mesas auxiliarescant. 8
- Mostradores de registrocant. 2
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilescant. 6
- Tabletscant. 6
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 20
- Regletascant. 20
- Cargadores USBcant. 12
- Baterías externascant. 6
- Amplificadores wificant. 3
- Pulsadores de presentacióncant. 2
- Canaletas para cablescant. 20
- Bridascant. 100
- Impresoras de etiquetascant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 150
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 150
- Tenedorescant. 150
- Cuchilloscant. 150
- Cucharascant. 150
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 8
- Pinzascant. 8
Decoración
- Carteles con el nombre de la empresacant. 20
- Carteles con número de standcant. 20
- Señales direccionalescant. 12
- Banners informativoscant. 8
- Mantelescant. 24
- Plantascant. 20
- Portalápicescant. 20
Iluminación
- Paneles de luz LEDcant. 12
- Lámparas de piecant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Sets de escobacant. 3
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 3
- Cubos de limpiezacant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la distribución de los puestos al menos 2 semanas antes y envía a cada expositor su espacio, horario de llegada y necesidades técnicas. Así evitarás cambios de última hora en mesas, paneles y tomas de corriente.
- Recopila las presentaciones de los ponentes 5 días antes. Prueba el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos, los altavoces y la mesa de mezclas antes de que lleguen los visitantes.
- Prepara las acreditaciones, las tarjetas de nombre y el plano de la ruta y de los puestos como mínimo 3 días antes. Imprime algunas unidades adicionales para inscripciones sin confirmar y cambios de última hora.
- Revisa la conectividad en cada zona 1 día antes, especialmente donde se utilicen portátiles, tablets o demostraciones en línea. Lleva amplificadores wifi, cargadores USB, baterías externas y regletas de repuesto.
- Haz una comprobación final del inventario la víspera y separa el material por zonas: registro, puestos, ponencias y descanso. Carga el equipo técnico y transporta los materiales al lugar con tiempo suficiente para revisar las salas antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de tecnología asistencial?
- Empieza la planificación al menos 8 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para fijar la fecha, el programa y el perfil de visitantes; deja los últimos 7 días para confirmar inscripciones, equipos, señalización y salas.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones a los expositores?
- Envíalas entre 6 y 8 semanas antes de la feria, junto con la información básica del evento. Confirma los expositores y asigna los espacios de los puestos como mínimo 2 semanas antes.
- ¿Cuándo se debe cerrar el programa de ponencias?
- Procura confirmar a todos los ponentes 3 semanas antes y publicar el programa 2 semanas antes. Pide las presentaciones con 5 días de margen para poder probar los archivos y el equipo audiovisual.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior a la feria?
- El día anterior revisa las salas, la distribución de los stands, la señalización, el inventario y la conectividad. Deja preparados el registro, las acreditaciones, el plano y el equipo técnico antes de que lleguen los primeros expositores.
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