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Checkliste für die Messe für Pflegetechnologie

Eine Messe für Pflegetechnologie braucht früh klare Zuständigkeiten: Datum und Programm stehen vor den Einladungen, Ausstellerinformationen vor der Standvergabe und Technik vor dem Aufbau. Plane Anmeldung, Ernährungswünsche und Präsentationen zentral, damit am Veranstaltungstag nichts nachgefasst werden muss. Diese Checkliste führt dich von der ersten Programmplanung bis zur Kontrolle von Wegweisung, Namensschildern, WLAN und Präsentationstechnik.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Ausstellerliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Besucherprofil festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Ausstellerinformationen versenden

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Programm veröffentlichen

    2 Personen

  • Besucherliste prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Ausstellerbadges vorbereiten

    2 Personen

  • Routen- und Standplan drucken

    2 Personen

  • Wegweisung kontrollieren

    2 Personen

  • Bestandsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Technik aufladen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Location und Räume prüfen

    3 Personen

  • Standaufteilung festlegen

    4 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Ausstellertische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle und Lounge-Bereiche aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee-Stationen einrichten

    2 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    3 Personen

  • Beamer und Leinwand anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • WLAN und Ladestationen testen

    2 Personen

  • Demoausrüstung kontrollieren

    3 Personen

  • Standmaterialien bereitstellen

    4 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

Event

  • An der Registrierungstheke Dienst machen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Referenten empfangen

  • Präsentationen starten

  • Fragemikrofon bedienen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet ordentlich halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Standflächen freihalten

    2 Personen

  • Technische Störungen beheben

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Ausstellende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Demoausrüstung ausschalten

    3 Personen

  • Standmaterial sammeln

    4 Personen

  • Standwände abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Cateringreste kühlen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Ausrüstung sicher verstauen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Unbenutzte Einkäufe verstauen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

  • Anwesenheitsdaten archivieren

  • Rechnungen und Belege sortieren

  • Fotos und Dokumente speichern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Messestand-PaneeleAnz. 24
  • Aussteller-TischeAnz. 20
  • Besucher-StühleAnz. 120
  • BarhockerAnz. 12
  • LoungebänkeAnz. 4
  • Lounge-SesselAnz. 8
  • BeistelltischeAnz. 8
  • RegistrierungsschalterAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 6
  • TabletsAnz. 6
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 20
  • VerlängerungskabelAnz. 20
  • USB-LadegeräteAnz. 12
  • PowerbanksAnz. 6
  • WLAN-VerstärkerAnz. 3
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • KabelkanäleAnz. 20
  • KabelbinderAnz. 100
  • EtikettendruckerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 150
  • GläserAnz. 180
  • TellerAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • LöffelAnz. 150

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ZangenAnz. 8

Dekoration

  • FirmenschilderAnz. 20
  • StandnummernschilderAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • InformationsbannerAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 24
  • PflanzenAnz. 20
  • StiftehalterAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-LichtpaneeleAnz. 12
  • StehlampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 3
  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • PutzeimerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Besucherprofil fest, bevor du Einladungen und das Anmeldeformular veröffentlichst. So wissen Aussteller und Gäste früh, welche Zielgruppe und welche Themen sie erwarten.
  • Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Messe an und prüfe jedes Format auf dem vorgesehenen Laptop. Sammle außerdem Referentenbestätigungen und Ernährungswünsche an einer Stelle.
  • Plane die Standplätze erst, wenn die Ausstellerliste weitgehend vollständig ist. Verschicke danach Standplan, Aufbauhinweise und Ausstellerinformationen gemeinsam, damit Rückfragen nicht über mehrere Wochen verteilt eintreffen.
  • Prüfe die Technik am Vortag: Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Präsentationsklicker und WLAN-Verstärker. Lade Laptops, Tablets, USB-Ladegeräte und Powerbanks vollständig auf.
  • Packe Namensschilder, Ausstellerbadges, gedruckte Routen- und Standpläne sowie Wegweisung in eine eigene Registrierungsbox. Kontrolliere am Veranstaltungsort zuerst Räume, Standaufteilung und Kabelwege, bevor Möbel und Technik verteilt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Messe für Pflegetechnologie planen?
Beginne mindestens 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm, Besucherprofil und Ausstellerliste. Einladungen und Ausstellerakquise sollten spätestens 8 Wochen vorher starten.
Wann sollten die Ausstellerinformationen verschickt werden?
Verschicke Standplatz, Aufbauzeiten, Standplan und organisatorische Hinweise spätestens 4 Wochen vor der Messe. So bleiben mindestens 14 Tage für fehlende Angaben oder Änderungen.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung der Präsentationen?
Setze eine Abgabefrist 7 Tage vor der Messe und teste die Dateien spätestens 2 Tage vorher. Lege alle Präsentationen zusätzlich auf einem Ersatzgerät oder Datenträger ab.
Was muss am Veranstaltungstag vor dem Einlass geprüft werden?
Plane mindestens 90 Minuten für die Schlusskontrolle ein. Prüfe Registrierungsschalter, Namensschilder, Wegweisung, WLAN, Strom, Ton, Projektion und die Zuordnung der Ausstellerstände.

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