Checklist pour organiser un Salon des startups

Un Salon des startups demande de coordonner exposants, intervenants, visiteurs et matériel au même moment. Commence par réserver le lieu, fixer la date et cadrer le budget, puis avance vers les inscriptions et le programme. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les stands, rassembler les présentations, commander le catering et préparer la signalétique. Cette checklist te donne l’ordre de travail et les points souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Recruter des exposants
3 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Établir le planning des présentations
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Réserver l’équipement
Commander les imprimés
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Rassembler les présentations
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les panneaux de direction
Imprimer les programmes
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Préparer la liste des visiteurs
Ouvrir le lieu
2 personnes
Délimiter les espaces des stands
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Accrocher les bâches du stand
3 personnes
Aménager les stands des exposants
8 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Faire la répétition technique
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Présenter l’ouverture
2 personnes
Orienter les visiteurs
3 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Gérer les micros
Gérer les changements de présentation
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Gérer le stock
Assurer le contact avec les exposants
2 personnes
Animer le moment de networking
3 personnes
Annoncer le programme du soir
Présenter la clôture
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Démonter les stands des exposants
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Remercier les exposants
Relancer les visiteurs
2 personnes
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de salonqté 24
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 20
Table d'inscription
Canapés de salonqté 4
Tables hautesqté 12
Panneaux de standqté 24
Présentoirs à dépliantsqté 12

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 4
Glacièresqté 4
Routeur Wi-Fiqté 2

Décoration

Toiles de standqté 12
Panneaux avec le nom de l’entrepriseqté 12
Panneaux de directionqté 10
Pupitres de programmeqté 6
Plantesqté 12
Nappesqté 24
Guirlandesqté 8
Supports de badges nominatifsqté 180

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 220
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200

Cuisine

Machines à caféqté 3
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 6
Louches à soupeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seaux de nettoyageqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 8
Guirlandes LEDqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : vérifie la capacité, les horaires d’accès, les autorisations et l’assurance. Garde au moins une plage de 2 heures avant l’ouverture pour installer les stands et tester la technique.
Fixe une date limite aux exposants pour confirmer leur présence, leurs besoins électriques et leur matériel. Sans échéance, la répartition des emplacements et le plan des tables restent bloqués jusqu’à la dernière semaine.
Ferme les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de traiter les besoins alimentaires et d’ajuster le catering. Prévois une liste d’émargement ou des badges nominatifs séparés pour les visiteurs, intervenants et exposants.
Rassemble les présentations au plus tard 48 heures avant le Salon et teste chaque fichier sur l’ordinateur portable utilisé sur place. Vérifie aussi le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, les microphones sans fil et les rallonges.
Prépare la signalétique et le programme avant le jour J : panneaux de direction, noms des entreprises, horaires des présentations et emplacement de l’accueil. Affecte au moins une personne à l’inscription et une autre aux changements de salle ou aux problèmes techniques.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Salon des startups ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, recruter les exposants et contacter les intervenants. Les 2 dernières semaines servent aux confirmations, aux impressions, au catering et aux tests techniques.
Quand ouvrir les inscriptions pour un Salon des startups ?: Ouvre le formulaire dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixe une date de clôture 3 à 5 jours avant le Salon pour traiter les repas et préparer les badges.
Quand confirmer les exposants d’un Salon des startups ?: Demande une confirmation définitive au plus tard 2 semaines avant l’événement. À ce moment, récupère aussi leurs besoins en mobilier, leur nom d’entreprise, leurs supports et les éventuelles contraintes électriques.
Quel matériel prévoir pour les présentations d’un Salon des startups ?: Prévois un projecteur, un écran, un ordinateur portable, des haut-parleurs, des microphones sans fil et des pieds de micro. Ajoute des rallonges, des multiprises et une solution Wi-Fi, puis effectue un test complet 24 à 48 heures avant l’ouverture.

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