Checklist para organizar una feria de startups sin olvidos

Organizar una feria de startups exige coordinar expositores, ponentes, visitantes y proveedores en un calendario muy ajustado. Esta checklist reúne 78 tareas y 43 elementos para avanzar en el orden correcto, desde reservar el lugar y cerrar el programa hasta preparar los puestos y la acreditación. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las presentaciones de los ponentes, el wifi y las señales de ruta. Úsala como guía de seguimiento y asigna cada tarea a una persona concreta.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Elaborar presupuesto
2 personas
Captar expositores
3 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar expositores
2 personas
Asignar puestos
2 personas
Crear el programa de presentaciones
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Reservar equipo
Encargar material impreso
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Reclutar voluntarios
2 personas
Repartir las tareas
2 personas
Enviar información a los expositores
Recopilar las presentaciones
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir señales de ruta
Imprimir folletos del programa
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Preparar la lista de visitantes
Abrir la ubicación
2 personas
Delimitar los espacios de los stands
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar los manteles del stand
3 personas
Montar los stands de los expositores
8 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Preparar el rincón del café
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Hacer el ensayo técnico
3 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Presentar la apertura
2 personas
Orientar a los visitantes
3 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Operar los micrófonos
Coordinar los cambios de presentación
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
Llevar el inventario
Mantener contacto con los expositores
2 personas
Coordinar el momento de networking
3 personas
Anunciar el programa de la noche
Presentar el cierre
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Permitir que los expositores desmonten
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Retirar los residuos
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los objetos prestados
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Agradecer a los expositores
Hacer seguimiento a los visitantes
2 personas
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas para feriascant. 24
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 20
Mesa de registro
Sofás loungecant. 4
Mesas altascant. 12
Paneles de standcant. 24
Expositores para folletoscant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Estaciones de cargacant. 4
Neveras portátilescant. 4
Router wificant. 2

Decoración

Manteles de standcant. 12
Carteles con el nombre de la empresacant. 12
Señales de rutacant. 10
Atriles para programascant. 6
Plantascant. 12
Mantelescant. 24
Guirnaldascant. 8
Portanombrescant. 180

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 220
Platoscant. 200
Cubiertoscant. 200

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Bandejas de serviciocant. 6
Cucharones para sopacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 2

Iluminación

Lámparas de piecant. 8
Guirnaldas de luces LEDcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar, la fecha y el programa antes de abrir las inscripciones: sin esos tres datos, tendrás que corregir invitaciones y publicaciones después. Reserva también el equipo que dependa del espacio, como proyector, pantalla, altavoces y micrófonos inalámbricos.
Pide a los expositores la información de sus puestos con al menos 2 semanas de margen. Así podrás asignar mesas, paneles, carteles con el nombre de la empresa y tomas eléctricas sin improvisar el día del evento.
No esperes a la última semana para recopilar presentaciones y preferencias dietéticas. Fija una fecha límite de 7 días antes para recibir archivos, restricciones alimentarias y cambios en los datos de los participantes.
Comprueba la conectividad durante una visita técnica, no solo el día del montaje. Prueba el router wifi, los cables alargadores, las regletas y las estaciones de carga con el número real de puestos y equipos.
Prepara la circulación de los asistentes con tiempo: imprime las señales de ruta, los folletos del programa y las tarjetas o portanombres antes del montaje. Coloca la mesa de registro en un punto visible y deja preparados vasos, tazas y platos para el catering.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de startups?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios expositores y ponentes. Reserva el lugar y fija la fecha en la primera semana; deja cerrados los expositores, el programa y el catering al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de startups?: Abre el formulario entre 4 y 6 semanas antes del evento, cuando ya tengas fecha, lugar y programa preliminar. Mantén el registro abierto hasta 3 o 4 días antes para poder confirmar asistentes y preferencias dietéticas.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores y asignar los puestos?: Confirma a los expositores 3 semanas antes y asigna los puestos como máximo 2 semanas antes. Necesitarás esos datos para preparar los carteles, los paneles de stand, las mesas y la información logística.
¿Cuándo debo preparar las presentaciones y el material impreso?: Solicita las presentaciones 7 días antes y comprueba que funcionan en el portátil y el proyector. Encarga o imprime folletos del programa, señales de ruta y tarjetas de nombre entre 3 y 5 días antes, dejando margen para corregir errores.

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