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Startup-Messe organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Startup-Messe steht und fällt mit guter Vorbereitung: Aussteller brauchen klare Informationen, Referenten einen verlässlichen Ablauf und Besucher eine einfache Anmeldung. Plane zuerst Termin, Location und Budget, bevor du Einladungen verschickst oder Standplätze verteilst. In den letzten Wochen kommen Technik, Drucksachen, Catering und Helfer hinzu. Diese Checkliste hilft dir, die 78 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten und typische Engpässe rechtzeitig zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Budget erstellen

    2 Personen

  • Aussteller werben

    3 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Beiträge posten

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Aussteller bestätigen

    2 Personen

  • Standplätze einteilen

    2 Personen

  • Präsentationsplan erstellen

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Ausrüstung reservieren

  • Drucksachen bestellen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Aufgaben verteilen

    2 Personen

  • Ausstellerinformationen versenden

  • Präsentationen sammeln

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Wegweiser drucken

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Besucherliste bereitlegen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Standflächen abstecken

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Standplanen aufhängen

    3 Personen

  • Ausstellerstände einrichten

    8 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand anschließen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Kaffeestation vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Technischen Durchlauf machen

    3 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Eröffnung präsentieren

    2 Personen

  • Besucher orientieren

    3 Personen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Mikrofone bedienen

  • Präsentationswechsel begleiten

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Bestand im Blick behalten

  • Kontakt mit Ausstellern pflegen

    2 Personen

  • Networking begleiten

    3 Personen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Abschluss präsentieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Aussteller den Abbau durchführen lassen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Gegenstände überprüfen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Aussteller bedanken

  • Besucher nachverfolgen

    2 Personen

  • Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MessetischeAnz. 24
  • StühleAnz. 180
  • BarhockerAnz. 20
  • Registrierungstisch
  • LoungebänkeAnz. 4
  • StehtischeAnz. 12
  • StellwändeAnz. 24
  • ProspektständerAnz. 12

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LaptopAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • LadestationenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • WLAN-RouterAnz. 2

Dekoration

  • StandbannerAnz. 12
  • FirmenschilderAnz. 12
  • WegweiserAnz. 10
  • ProgrammständerAnz. 6
  • PflanzenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 24
  • GirlandenAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 180

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 180
  • GläserAnz. 220
  • TellerAnz. 200
  • BestecksetsAnz. 200

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 6
  • SuppenkellenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 2

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 8
  • LED-LichterkettenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Programm mindestens 12 Wochen vorher fest. So bleiben dir etwa 8 bis 10 Wochen, um Aussteller und Referenten anzusprechen, Anmeldungen zu sammeln und Absagen auszugleichen.
  • Plane die Standflächen erst nach Ablauf der Anmeldefrist endgültig ein. Halte zusätzlich 10 bis 15 Prozent der Fläche für Wege, Präsentationen und spontane Änderungen frei.
  • Sammle Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Messe ein und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Prüfe dabei auch Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone und WLAN-Router.
  • Bestelle Catering nach bestätigten Anmeldungen, nicht nach der Zahl der Einladungen. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vorher und plane Getränke für Registrierung, Pausen und Referenten getrennt.
  • Schicke Ausstellerinformationen spätestens 14 Tage vor dem Termin. Eine kompakte Nachricht sollte Standmaß, Aufbauzeit, Zugang, WLAN, Strom, Präsentationszeiten und eine Kontaktperson am Veranstaltungstag nennen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Startup-Messe organisieren?
Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vor dem Termin. In den ersten 2 Wochen solltest du Location, Datum, Programm und Budget festlegen, bevor die Ausstellerwerbung startet.
Wie viele Aussteller braucht eine Startup-Messe?
Das hängt von der verfügbaren Fläche und dem Programm ab. Plane pro Aussteller mindestens einen klar abgegrenzten Standplatz plus etwa 10 bis 15 Prozent zusätzliche Fläche für Wege, Sitzbereiche und Präsentationstechnik ein.
Wann sollte man Einladungen für eine Startup-Messe verschicken?
Verschicke die erste Einladung 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Eine Erinnerung 10 bis 14 Tage vorher und eine letzte Nachricht mit Programm und Anreisehinweisen 2 bis 3 Tage vorher erhöhen die Verbindlichkeit.
Wann muss das Catering für eine Startup-Messe bestellt werden?
Bestelle das Catering etwa 10 bis 14 Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen stabil sind. Aktualisiere die Personenzahl und Ernährungswünsche noch einmal 3 bis 5 Werktage vor dem Termin.

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