Checklist pour organiser un salon des entrepreneurs

Un salon des entrepreneurs repose sur une préparation suivie, pas seulement sur le jour d’ouverture. Commencez par fixer la date, les horaires et le profil des participants, puis avancez vers les exposants, les inscriptions et le programme. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les besoins techniques, les repas, les badges et l’orientation sur place. Cette checklist vous aide à garder le bon ordre et à repérer les détails souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et les horaires du salon
Définir le profil des participants
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Inscrire les exposants
2 personnes
Établir la répartition des stands
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Calculer les besoins en restauration
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer les confirmations
2 personnes
Collecter les données des badges nominatifs
Faire les réservations
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Publier les informations de stationnement
Envoyer les consignes aux exposants
Recueillir les besoins techniques
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer le programme
Imprimer les badges nominatifs
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le comptoir d’entrée
2 personnes
Marquer la zone d'exposition
2 personnes
Apposer les numéros de stand
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager les stands
6 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Tester l'éclairage et l'alimentation
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Briefer les exposants
2 personnes

Événement

Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Encadrer les exposants
2 personnes
Annoncer le programme
Animer les présentations
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le cocktail réseau
4 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Annoncer le mot de remerciement final
Procéder au départ des exposants
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter le matériel du stand
6 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver la liste de présence
Envoyer un message de remerciement
Transmettre les demandes de contact

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 12
Jupes de tableqté 18
Porte-manteauxqté 3
Poteaux de balisageqté 8
Comptoir d'inscription

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Micro sans filqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminal de paiement

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 180
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 10
Louchesqté 8
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Torchons de cuisineqté 12

Décoration

Bannièresqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 18
Compositions floralesqté 6
Numéros de standqté 30
Pâte adhésiveqté 6
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 6
Cordeqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balais à main et pellesqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et les horaires au moins 12 semaines à l’avance. Ce délai laisse aux exposants le temps de confirmer leur présence et aux visiteurs de s’inscrire.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme et les intervenants sont suffisamment avancés. Demandez aussi les données nécessaires aux badges nominatifs, puis envoyez une confirmation après vérification.
Arrêtez la répartition des stands au plus tard 3 semaines avant le salon. Transmettez ensuite à chaque exposant son emplacement, les horaires d’installation et les consignes techniques.
Calculez la restauration à partir des inscriptions confirmées, puis recueillez les besoins alimentaires 10 à 14 jours avant l’événement. Prévoyez un point café distinct avec machines, bouilloires, tasses et carafes.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, le micro sans fil et les enceintes la veille. Installez aussi les panneaux de direction et le comptoir d’inscription avant l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des entrepreneurs ?: Commencez idéalement 12 à 16 semaines avant la date prévue. Les exposants, les intervenants et le lieu doivent être confirmés avant d’ouvrir largement les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour un salon des entrepreneurs ?: Envoyez une première invitation 8 à 10 semaines avant le salon, puis une relance 3 semaines avant. Une dernière confirmation peut partir 5 à 7 jours avant avec les horaires, l’accès et le stationnement.
Quand finaliser le plan des stands ?: Finalisez la répartition des stands environ 3 semaines avant l’événement. Gardez ensuite quelques jours pour intégrer les changements et transmettre un plan lisible aux exposants.
Combien de temps avant préparer les badges nominatifs ?: Collectez les informations des participants jusqu’à 10 jours avant le salon et préparez les badges 5 à 7 jours avant. Imprimez quelques badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.

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