Checklist para organizar una feria de emprendedores

Organizar una feria de emprendedores requiere coordinar expositores, stands, horarios, inscripciones y necesidades técnicas sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, desde confirmar la fecha hasta preparar el registro y la señalización. Incluye también lo que suele olvidarse: datos para las tarjetas de nombre, preferencias dietéticas, estacionamiento, cables y equipos de presentación. Úsala como guía de trabajo y adapta las cantidades al número de participantes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y los horarios de la feria
Registrar el perfil de los participantes
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Inscribir a los expositores
2 personas
Elaborar la distribución de stands
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar ponentes
2 personas
Calcular la necesidad de catering
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Enviar confirmaciones
2 personas
Recopilar datos para las tarjetas de nombre
Hacer reservas
Publicar promoción en redes sociales
Publicar información de estacionamiento
Enviar las instrucciones a los expositores
Recopilar necesidades técnicas
Diseñar tarjetas de nombre
Imprimir el programa
Imprimir tarjetas de nombre
Preparar señales de ruta
2 personas
Recoger material promocional
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar el mostrador de entrada
2 personas
Marcar el espacio de la feria
2 personas
Colocar los números de stand
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar los stands
6 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar luces y corriente
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
Dar briefing a los expositores
2 personas

Evento

Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir tarjetas con nombres
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Servir café y té
3 personas
Atender a los expositores
2 personas
Anunciar el programa
Coordinar presentaciones
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir el cóctel de networking
4 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Anunciar el agradecimiento final
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Desmontar los materiales del stand
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Archivar la lista de asistencia
Enviar mensaje de agradecimiento
Reenviar solicitudes de contacto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 120
Mesas altascant. 12
Faldones para mesascant. 18
Percheroscant. 3
Postes separadorescant. 8
Mostrador de registro

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Micrófono inalámbricocant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Altavoces móvilescant. 2
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Terminal de pago

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Bandejas de serviciocant. 12
Jarrascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 10
Cucharonescant. 8
Jarras medidorascant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Paños de cocinacant. 12

Decoración

Bannerscant. 6
Guirnaldascant. 8
Decoración de mesacant. 18
Arreglos floralescant. 6
Números de standcant. 30
Masilla adhesivacant. 6
Cinta americanacant. 4
Tijerascant. 6
Cuerdacant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Escobillas y recogedorescant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Define la fecha, el horario y el programa antes de abrir las inscripciones. Los expositores necesitan saber con antelación cuánto dura la feria, cuándo pueden montar su stand y a qué hora deben retirarse.
Cierra el registro de expositores con tiempo para preparar la distribución de stands. Reserva al menos varios días para asignar mesas, sillas, mesas altas y percheros, y para enviar instrucciones individuales.
Pide las necesidades técnicas junto con la inscripción, no después. Confirma quién necesita proyector, micrófono inalámbrico, pantalla, altavoces, cables HDMI, alargadores o regletas, y prueba todo antes de abrir.
Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer las reservas. Comprueba también que haya suficientes tazas, vasos, platos, cubiertos, jarras y bandejas para el servicio previsto.
Prepara el registro y la orientación del público el día anterior. Deja listas las tarjetas de nombre, el programa impreso, las señales de ruta, la información de estacionamiento y el material promocional; así no dependes de una impresora o de entregas de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de emprendedores?: Empieza al menos 6 a 8 semanas antes para confirmar la fecha, contactar con expositores, abrir las inscripciones y reservar el espacio. Deja los últimos 7 días para confirmar asistentes, cerrar el programa y revisar equipos y señalización.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de los expositores?: Cierra la inscripción entre 10 y 14 días antes de la feria. Ese margen permite elaborar la distribución de stands, recopilar los datos de las tarjetas de nombre y enviar las instrucciones técnicas y logísticas.
¿Cuántos equipos técnicos hay que preparar para una feria?: Haz una lista individual por ponente o actividad y confirma cada necesidad al menos 7 días antes. Como mínimo, revisa portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, clic de presentación, cables HDMI, alargadores y regletas.
¿Cuándo hay que imprimir el programa y las tarjetas de nombre?: Imprime el programa y las tarjetas de nombre entre 2 y 3 días antes, cuando ya estén confirmados los horarios y participantes. Guarda algunas tarjetas en blanco para cambios de última hora y lleva copias adicionales del programa.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.