Unternehmermesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Unternehmermesse steht und fällt mit vielen kleinen Abstimmungen: Aussteller brauchen klare Aufbauhinweise, Referenten verlässliche Technik und Besucher einfache Informationen zu Anmeldung, Parken und Programm. Beginne mehrere Wochen vorher mit Termin, Teilnehmerprofil und Ausstellergewinnung. Danach folgen Standaufteilung, Programm, Anmeldungen und Catering. In den letzten Tagen zählen vor allem Namensschilder, Routenschilder, Präsentationstechnik und ein vollständiger Check der Ausstattung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und -zeiten bestätigen
Teilnehmerprofil erfassen
2 Personen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Aussteller anmelden
2 Personen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Referenten festlegen
2 Personen
Cateringbedarf berechnen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Bestätigungen versenden
2 Personen
Namensschilddaten sammeln
Reservierungen vornehmen
Werbung in sozialen Medien posten
Parkinformationen veröffentlichen
Anweisungen an Standbetreiber versenden
Technische Anforderungen sammeln
Namensschilder entwerfen
Programm drucken
Namensschilder drucken
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Werbematerial sammeln
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Location öffnen
2 Personen
Eingangstheke aufstellen
2 Personen
Messefläche markieren
2 Personen
Standnummern anbringen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Stände einrichten
6 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Licht und Strom testen
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
Standaussteller briefen
2 Personen

Event

Besucher registrieren
4 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Standbetreiber betreuen
2 Personen
Programm ankündigen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Netzwerk-Getränke servieren
4 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Abschiedsdank ankündigen
Auschecken der Standbetreiber
2 Personen
Letzte Besucher begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Messestandmaterial abbauen
6 Personen
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien zurückbringen
4 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Anwesenheitsliste archivieren
Dankesnachricht versenden
Kontaktanfragen weiterleiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 12
TischröckeAnz. 18
KleiderständerAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 8
Registrierungstheke

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Kabelloses MikrofonAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
Mobile LautsprecherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Kartenterminal

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
GläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 180
ServiertablettsAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 8
MessbecherAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KüchentücherAnz. 12

Dekoration

BannerAnz. 6
WimpelkettenAnz. 8
TischdekorationAnz. 18
BlumenarrangementsAnz. 6
StandnummernAnz. 30
KlebestiftAnz. 6
GewebeklebebandAnz. 4
SchereAnz. 6
SeilAnz. 3

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrschaufelnAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Messezeiten mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. In derselben Phase solltest du Aussteller ansprechen, das Teilnehmerprofil erfassen und die Standaufteilung zunächst grob planen.
Öffne das Anmeldeformular spätestens 6 Wochen vor der Messe. Frage dabei nicht nur Kontaktdaten ab, sondern auch Ernährungswünsche, technische Anforderungen und die Daten für Namensschilder.
Schicke Ausstellern ihre Aufbau- und Ablaufinformationen spätestens 7 Tage vor Beginn. Dazu gehören Standplatz, Anlieferung, Parkhinweise, verfügbare Tische sowie der Umgang mit Strom, HDMI-Kabeln und Verlängerungskabeln.
Teste Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, kabelloses Mikrofon und Präsentationsklicker am Vortag gemeinsam. Prüfe außerdem, ob mobile Lautsprecher, Kartenterminal und Registrierungstheke einsatzbereit sind.
Plane Catering nicht nur nach Personenzahl, sondern nach Zeitfenstern. Stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kühlboxen, Tassen, Gläser, Teller und Besteck vor dem Einlass bereit und halte Namensschilder, Programm und Routenschilder mindestens 2 Stunden vorher aus.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Unternehmermesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Für die letzten 2 Wochen sollten Aussteller, Referenten, Standaufteilung, Anmeldungen, Catering und technische Anforderungen bereits weitgehend feststehen.
Wann sollte ich die Einladungen für eine Unternehmermesse verschicken?: Verschicke die erste Einladung etwa 6 Wochen vor der Messe. Eine Erinnerung mit Programm, Parkinformationen und Anmeldemöglichkeit sollte 10 bis 14 Tage vor dem Termin folgen.
Wie viele Namensschilder brauche ich für eine Unternehmermesse?: Plane pro angemeldeter Person ein Namensschild und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Sammle die Schreibweise der Namen spätestens 10 Tage vorher, damit Druck und Korrekturen nicht am Veranstaltungstag stattfinden.
Wann muss die Technik für eine Unternehmermesse getestet werden?: Führe einen vollständigen Test am Vortag durch und wiederhole die Kurzprüfung mindestens 2 Stunden vor Einlass. Kontrolliere dabei Bild, Ton, Stromversorgung, HDMI-Verbindung und Ersatzkabel.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.