Organiser un salon de modélisme sans rien oublier

Un salon de modélisme repose sur une préparation précise : les exposants doivent connaître leur emplacement, les visiteurs doivent recevoir les accès et l’équipe doit pouvoir installer les stands sans improviser. Cette checklist regroupe les démarches à suivre, du premier contact avec la salle jusqu’au refroidissement des boissons. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les câbles au sol, la monnaie et le briefing des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la réservation de la salle
Publier la date du salon
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Répartir les bénévoles
2 personnes
Élaborer le plan
2 personnes
Vérifier la liste des participants
Envoyer les indications d'accès
Partager les informations de stationnement
Préparer le briefing des bénévoles
Fixer les tarifs d'entrée
Commander de la monnaie
Imprimer les règles du salon
Imprimer les numéros de stand
Impression de la signalétique
Inventorier le matériel
2 personnes
Vérifier les outils
Vérifier le plan électrique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
Installer les tables
6 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les vitrines d’exposition
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Dérouler les câbles électriques
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Approvisionner le comptoir d'entrée
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs emplacements
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Percevoir les droits d’entrée
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Annoncer les démonstrations de modèles
Animer les démonstrations de modèles
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Encadrer un flux calme de spectateurs
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer l'entrée
2 personnes

Suivi

Dire au revoir aux exposants
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Emballer les modèles en toute sécurité
2 personnes
Vider les tables de stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Démonter les vitrines
4 personnes
Couper l’électricité
2 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le catering restant
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 40
Chaisesqté 90
Table de comptoirqté 2
Tabourets de barqté 6
Vitrines d'expositionqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 10
Nappesqté 40

Équipement

Rallongesqté 20
Multiprisesqté 25
Passe-câblesqté 15
Lampes de travail LEDqté 12
Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Glacièresqté 4
Chariots de transport manuelqté 2
Pistolets à colleqté 4
Chargeurs de batterieqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Sous-tassesqté 100

Décoration

Banderoles de salonqté 4
Pancartes de tableqté 45
Panneaux indicateursqté 20
Cartes avec numéro de standqté 45
Brochures du programmeqté 400
Règles du salonqté 10
Badges nominatifsqté 100
Lanyardsqté 100
Nappes jetablesqté 8

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 3
Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Attribuez les emplacements après avoir traité les inscriptions, puis envoyez à chaque exposant son numéro de stand et les indications d’accès. Cela évite de refaire le plan la veille.
Préparez le plan électrique avant l’installation : repérez les prises, prévoyez les rallonges et sécurisez chaque passage avec des passe-câbles. Les lampes de travail LED sont particulièrement utiles pour les tables d’exposition.
Fixez les tarifs d’entrée suffisamment tôt pour les imprimer sur la signalétique et prévoyez de la monnaie avant l’ouverture. Vérifiez aussi les terminaux de paiement et les caisses avant l’arrivée du public.
Demandez les besoins alimentaires au moment de la confirmation des exposants, puis réservez le catering en fonction du nombre définitif de personnes. Gardez les boissons au frais avant le début du salon.
Faites un briefing des bénévoles avant l’ouverture : accueil, circulation, installation, restauration et rangement doivent être attribués séparément. Comptez quelques minutes pour vérifier les badges, la liste des participants et les numéros de stand.

Questions fréquentes

Quand contacter les exposants pour un salon de modélisme ?: Contactez-les dès que la réservation de la salle est confirmée, idéalement plusieurs semaines avant le salon. Fixez une date limite d’inscription et envoyez ensuite une confirmation avec l’emplacement attribué.
Combien de temps avant faut-il préparer le plan des stands ?: Préparez une première version après les inscriptions, puis finalisez-la au moins 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps d’imprimer les numéros de stand et de corriger les besoins électriques.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Prévoyez les tarifs affichés, une caisse avec de la monnaie, un terminal de paiement et les règles du salon imprimées. Vérifiez ces éléments au minimum la veille, avec la liste des participants et la signalétique.
Quand envoyer les indications d’accès et de stationnement ?: Envoyez-les dès que les exposants sont confirmés, puis rappelez-les 3 à 5 jours avant le salon. Mentionnez l’entrée utilisée, les possibilités de stationnement et les horaires d’installation.

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