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Modellbaumesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Modellbaumesse steht und fällt mit der Abstimmung zwischen Ausstellern, Standplanung und Technik. Bestätige den Raum und den Messetermin zuerst, bevor du Einladungen verschickst und Standbetreiber ansprichst. Danach folgen Anmeldungen, Standplätze, Lageplan, Catering, Helfer und Besucherinformationen. In der letzten Woche prüfst du Werkzeuge, Stromversorgung, Beschilderung, Kassen und Getränke, damit am Aufbau- und Messetag keine Kleinteile fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raumbuchung bestätigen

  • Messetermin veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Lageplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste prüfen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Parkinformationen teilen

  • Volunteer-Briefing vorbereiten

  • Eintrittspreise festlegen

  • Wechselgeld bestellen

  • Messebedingungen ausdrucken

  • Standnummern drucken

  • Beschilderung drucken

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Werkzeug prüfen

  • Stromplan prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Anmeldeschalter vorbereiten

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    6 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Displayvitrinen aufstellen

    4 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Stromkabel ausrollen

    3 Personen

  • Kabel sicher abkleben

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Empfangstheke bevorraten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber zu ihren Plätzen begleiten

    3 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde gehen

    2 Personen

Event

  • Eingang öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Eintrittsgelder kassieren

    2 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Modeldemonstrationen ankündigen

  • Modelpräsentationen begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Bestand prüfen

  • Ruhigen Besucherfluss begleiten

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Eingang schließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Aussteller verabschieden

    3 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Modelle sicher verpacken

    2 Personen

  • Stehtische freiräumen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    6 Personen

  • Vitrinen abbauen

    4 Personen

  • Strom ausschalten

    2 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Materialien zählen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering verstauen

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 40
  • StühleAnz. 90
  • EmpfangstischAnz. 2
  • BarhockerAnz. 6
  • VitrinenschränkeAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 40

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 20
  • VerlängerungskabelAnz. 25
  • KabelmattenAnz. 15
  • LED-ArbeitslampenAnz. 12
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 2
  • KassenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • HandtransportwagenAnz. 2
  • HeißklebepistolenAnz. 4
  • BatterieladegeräteAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ZangenAnz. 6
  • KühlcontainerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • UntertassenAnz. 100

Dekoration

  • MessebannerAnz. 4
  • TischschilderAnz. 45
  • WegweiserAnz. 20
  • StandnummernkartenAnz. 45
  • ProgrammhefteAnz. 400
  • MesseordnungAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 100
  • LanyardsAnz. 100
  • Einweg-TischdeckenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallcontainerAnz. 6
  • BesensetsAnz. 3
  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmoppsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Veröffentliche den Messetermin erst, wenn die Raumbuchung bestätigt ist. Verschicke Einladungen anschließend so früh, dass Standbetreiber mindestens 4 bis 6 Wochen für ihre Anmeldung haben.
  • Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und weise Standplätze erst nach der Prüfung der Teilnehmerliste verbindlich zu. Sende die Standnummern, den Lageplan und die Messebedingungen spätestens 7 Tage vor der Messe.
  • Plane Strom pro Stand und markiere Kabelwege auf dem Lageplan. Prüfe Verlängerungskabel, Kabelmatten und LED-Arbeitslampen mindestens 3 Tage vor dem Aufbau, nicht erst beim Einrichten der Vitrinen.
  • Teile Freiwillige in Schichten ein und bereite ein kurzes Briefing für Einlass, Kasse, Standbetreuung und Aufbau vor. Rechne für jede Schicht mit einer eingeplanten Ersatzperson, falls jemand kurzfristig ausfällt.
  • Kühle Getränke erst am Vortag und kontrolliere dabei Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Tassen, Gläser und Teller. Wechselgeld, Kartenterminals und Kassen gehören ebenfalls in eine eigene Transportkiste für den Empfang.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Modellbaumesse organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Raum, Termin und Ausstelleransprache. Die Standplatzvergabe, das Catering und die Helfereinteilung sollten spätestens 4 Wochen vor der Messe feststehen.
Wann müssen die Standbetreiber ihre Standplätze bekommen?
Sende die verbindliche Standplatzbestätigung mit Standnummer und Lageplan mindestens 7 Tage vor dem Termin. Bei einer großen Messe sind 14 Tage besser, damit Anreise, Aufbau und Strombedarf geklärt werden können.
Was muss ich für den Aufbau einer Modellbaumesse prüfen?
Prüfe am Vortag Mobiliar, Vitrinenschränke, Verlängerungskabel, Kabelmatten, Arbeitslampen und Handtransportwagen. Plane für den Aufbau mindestens 3 bis 4 Stunden ein und teste die Stromversorgung vor dem Einräumen der Stände.
Wie viel Catering brauche ich für eine Modellbaumesse?
Erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vorher und bestelle danach. Für eine Kaffeepause kannst du pro Person etwa 1 bis 2 Tassen einplanen; Getränke sollten am Vortag gekühlt und am Messetag nachgefüllt werden.

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