Checklist para organizar una feria de modelismo

Una feria de modelismo necesita más que mesas y vitrinas: hay que coordinar expositores, inscripciones, puestos, cobros y circulación de visitantes. Empieza por confirmar el salón y la fecha, y deja cerrados con antelación el plano, el catering y el suministro eléctrico. Durante la última semana conviene revisar participantes, herramientas, señalización y materiales. Esta checklist reúne 74 tareas y 50 artículos para que sepas qué preparar y cuándo hacerlo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar reserva del salón
Publicar la fecha de la feria
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Asignar voluntarios
2 personas
Desarrollar el plano
2 personas
Comprobar la lista de participantes
Enviar indicaciones
Compartir información sobre el aparcamiento
Preparar la sesión informativa para voluntarios
Fijar los precios de entrada
Pedir cambio
Imprimir las normas de la feria
Imprimir números de stand
Imprimir la señalización
Inventariar materiales
2 personas
Comprobar las herramientas
Comprobar el plan eléctrico
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el mostrador de registro
2 personas
Montar mesas
6 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar vitrinas de exposición
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Desenrollar los cables de corriente
3 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Reabastecer el mostrador de entrada
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus puestos
3 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Abrir la entrada
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Cobrar la entrada
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Anunciar demostraciones de modelos
Coordinar demostraciones de modelos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Guiar el flujo tranquilo de público
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la entrada
2 personas

Seguimiento

Despedir a los expositores
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Empaquetar los modelos de forma segura
2 personas
Vaciar las mesas del stand
4 personas
Recoger mesas y sillas
6 personas
Desmontar las vitrinas
4 personas
Cortar la electricidad
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Contar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el catering sobrante
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 40
Sillascant. 90
Mesa de mostradorcant. 2
Taburetes de barcant. 6
Vitrinascant. 12
Percheroscant. 2
Papeleracant. 10
Mantelescant. 40

Equipo

Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 25
Alfombrillas para cablescant. 15
Lámparas de trabajo LEDcant. 12
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cajas registradorascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Carretillas manualescant. 2
Pistolas de pegamentocant. 4
Cargadores de bateríascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Pinzascant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Platilloscant. 100

Decoración

Banderas publicitariascant. 4
Carteles de mesacant. 45
Carteles direccionalescant. 20
Tarjetas con número de standcant. 45
Folletos del programacant. 400
Normas de la feriacant. 10
Tarjetas de nombrecant. 100
Lanyardscant. 100
Manteles desechablescant. 8

Limpieza

Contenedores de basuracant. 6
Sets de escobacant. 3
Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la reserva del salón y publica la fecha con varias semanas de margen: los expositores necesitan tiempo para inscribirse y preparar sus piezas.
Asigna los espacios de los puestos antes de enviar las indicaciones. Incluye en el plano las mesas, vitrinas, tomas eléctricas y zonas de paso para evitar cambios el día del montaje.
Calcula el cobro antes de abrir: prepara precios de entrada, terminales de pago, cajas registradoras y cambio en efectivo. Lleva al menos una alternativa si falla la conexión o se descarga un terminal.
Revisa el plan eléctrico y coloca cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables antes de instalar lámparas LED o equipos de sonido. Comprueba cada toma con tiempo, no cuando lleguen los expositores.
Programa la sesión informativa de voluntarios el día anterior o al menos 2 horas antes de abrir. Reparte funciones concretas: recepción, orientación a puestos, cobros, bebidas y resolución de incidencias.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de modelismo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el salón, anunciar la fecha y contactar con expositores. Deja la última semana para confirmar participantes, imprimir números de stand y revisar materiales.
¿Cuándo hay que cerrar la distribución de los puestos?: Procura tener el plano definitivo 7 días antes de la feria. Así puedes asignar espacios, enviar indicaciones y avisar a cada expositor de sus necesidades de mesa, vitrina o electricidad.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de modelismo?: Calcula 1 voluntario por cada 25-30 visitantes previstos, además de una persona responsable de coordinación. En una feria con muchos puestos, añade al menos 2 personas para montaje y orientación durante la primera hora.
¿Cuándo hay que preparar las bebidas y el catering?: Confirma el catering y las preferencias dietéticas al menos 10 días antes. Enfría las bebidas el día anterior y prepara máquinas de café, teteras, termos, vasos y tazas entre 60 y 90 minutos antes de abrir.

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