Organiser un Salon de la prévention sans rien oublier

Un Salon de la prévention repose sur une coordination précise entre les organisations participantes, les exposants, les intervenants et le public. Commence par fixer les horaires et l’agencement, puis avance vers les inscriptions, le programme et la logistique. Les derniers jours servent surtout à vérifier les présentations, préparer les badges, imprimer les listes et acheminer le matériel. Cette checklist rassemble les 72 tâches et 62 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être traitées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Contacter les organisations participantes
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants et les démonstrateurs
2 personnes
Faire les réservations
Envoyer les informations aux exposants
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
Rassembler le matériel d'information
3 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes d'inscription
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Restituer la salle propre et vide
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Répartir les tables hautes
3 personnes
Accueillir les exposants
2 personnes
Distribuer les supports de stand
2 personnes
Aménager les stands d'information
6 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Accompagner les mesures de santé
3 personnes
Animer les ateliers de prévention
3 personnes
Annoncer les présentations
Soutenir les présentations
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Encadrer les séances photo
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

Mettre en sécurité le matériel de présentation
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Enregistrer la fréquentation des visiteurs
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’informationqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Comptoir d'inscription
Poubellesqté 10
Porte-manteauxqté 3
Porte-parapluiesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Télécommande de présentation
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 2
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Supports pour ordinateur portableqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Décoration

Bannières aux couleurs de l’entrepriseqté 4
Toiles de fondqté 8
Panneau du comptoir
Nappesqté 20
Badges nominatifsqté 100
Supports de badges nominatifsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 8
Supportsqté 12
Plantesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Filtres à caféqté 200
Cuillères à caféqté 100
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 12
Compartiments réfrigérésqté 4
Boîtes alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Torchons de cuisineqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Épongesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Désinfectantqté 4
Essuie-toutqté 12
Supports de sacs poubelleqté 10

Courses

Courses

Conseils

Fixe la date, les horaires d’ouverture et le plan de salle au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Cela laisse aux organisations participantes le temps de confirmer leur présence et leurs besoins.
N’attends pas la dernière semaine pour ouvrir les inscriptions : prévois une période d’au moins 3 semaines afin de traiter les réponses et de recueillir les besoins alimentaires.
Confirme les intervenants, les démonstrateurs et les exposants 10 à 14 jours avant le Salon. Envoie ensuite les horaires, l’accès au lieu, l’emplacement prévu et les consignes techniques.
Teste les présentations et le matériel audiovisuel 1 à 2 jours avant l’ouverture : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises doivent être vérifiés ensemble.
Le jour précédent, prépare les badges, les listes d’inscription, la signalétique, les boissons à mettre au frais et le matériel à transporter. Garde les produits frais dans des glacières jusqu’à leur installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Salon de la prévention ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les confirmations des organisations et exposants, les inscriptions et la réservation du matériel prennent généralement plusieurs semaines.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes ?: Laisse le formulaire accessible pendant environ 3 semaines. Ferme-le 3 à 5 jours avant l’événement pour finaliser les listes, les badges et les besoins alimentaires.
Quand confirmer les exposants et les intervenants ?: Obtiens une confirmation définitive 10 à 14 jours avant le Salon. Relance les personnes absentes de la liste, puis envoie les informations pratiques et le programme mis à jour.
Quand tester le matériel du Salon de la prévention ?: Effectue un premier contrôle 48 heures avant, puis un test rapide sur place avant l’ouverture. Vérifie notamment les branchements, les microphones, la télécommande de présentation et les stations de recharge.

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