Präventionsmesse organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Präventionsmesse braucht mehr als belegte Informationstische: Aussteller, Vorträge, Anmeldung und Technik müssen am Veranstaltungstag zusammenspielen. Plane zuerst Standort, Raumaufteilung und Öffnungszeiten, bestätige danach Organisationen und Programmpunkte. In den letzten zwei Wochen kommen Beschilderung, Informationsmaterial, Namensschilder und Teilnehmerlisten hinzu. Am Vortag prüfst du Präsentationen, kühlst Getränke und bringst die Materialien gesammelt zum Veranstaltungsort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Standort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
Teilnehmende Organisationen kontaktieren
2 Personen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Redner und Vorführer bestätigen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Informationen für Aussteller senden
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
Informationsmaterial sammeln
3 Personen
Präsentationen prüfen
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Anmeldelisten ausdrucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Halle sauber und leer übergeben
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stehtische anordnen
3 Personen
Aussteller empfangen
2 Personen
Standmaterialien verteilen
2 Personen
Informationsstände einrichten
6 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Technik testen
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programm vorstellen
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
Gesundheitsmessungen begleiten
3 Personen
Präventionsworkshops moderieren
3 Personen
Präsentationen ankündigen
Präsentationen unterstützen
2 Personen
Besucherfragen beantworten
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Fotomomente begleiten
Abendprogramm betreuen
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Registrierungstresen schließen
2 Personen
Aussteller verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Präsentationsmaterial sichern
2 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Mobiliar abbauen
4 Personen
Standmaterial sammeln
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien zurückbringen
3 Personen
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Besucheraufkommen erfassen
Dankesnachricht versenden
Fotos und Dateien archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- InformationstischeAnz. 12
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 8
- Registrierungstheke
- AbfallbehälterAnz. 10
- KleiderständerAnz. 3
- RegenschirmbehälterAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 150
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierplattenAnz. 12
- KaraffenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 8
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektorleinwand
- Präsentationsfernbedienung
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- LadestationenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 3
- LaptopständerAnz. 2
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 2
Dekoration
- Corporate-Design-BannerAnz. 4
- HintergrundbannerAnz. 8
- Empfangsschild
- TischdeckenAnz. 20
- NamensschilderAnz. 100
- NamensschildhalterAnz. 100
- WegweiserAnz. 12
- Programmatische PosterAnz. 8
- StänderAnz. 12
- PflanzenAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Küche
- KaffeefilterAnz. 200
- TeelöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierbesteckAnz. 12
- KühlfächerAnz. 4
- LebensmittelboxenAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
- KüchentücherAnz. 12
Reinigung
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- SchwämmeAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 6
- DesinfektionsmittelAnz. 4
- PapierhandtücherAnz. 12
- MüllbeutelhalterAnz. 10
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige teilnehmende Organisationen und Standbetreiber spätestens vier Wochen vor der Messe. Schicke danach Lageplan, Aufbauzeiten, technische Hinweise und Informationen zu Ernährungswünschen gesammelt an alle Aussteller.
- Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und bearbeite Anmeldungen fortlaufend. Erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Einlass, sondern spätestens eine Woche vor der Veranstaltung für die Verpflegung.
- Plane die Technik pro Präsentation statt nur pro Raum: Laptop, Beamer, Leinwand, Präsentationsfernbedienung, Lautsprecher, Mikrofone und Mikrofonständer müssen zusammenpassen. Prüfe jede Präsentation spätestens am Vortag mit den tatsächlich verwendeten Geräten.
- Richte die Registrierung so ein, dass Namensschilder und ausgedruckte Anmeldelisten sofort erreichbar sind. Stelle zusätzlich klare Beschilderung, einen Lageplan und einen Regenschirmbehälter am Eingang bereit, damit sich Besucher ohne Rückfragen orientieren können.
- Kaufe Kühlprodukte und Getränke nicht zu früh und stelle die Getränke erst am Vortag kalt. Kontrolliere außerdem Kaffeetassen, Gläser, Teller, Besteck, Karaffen, Thermoskannen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Kühlboxen anhand der Einkaufsliste.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Präventionsmesse organisieren?
- Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Standort und Raumaufteilung. Vier Wochen vor der Messe sollten Aussteller, Redner und Vorführer bestätigt sein, damit Einladungen und Programm verlässlich verschickt werden können.
- Was braucht man für die Technik einer Präventionsmesse?
- Für Präsentationen brauchst du mindestens Laptop, Beamer, Projektorleinwand und Präsentationsfernbedienung. Bei Vorträgen kommen Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer, Verlängerungskabel und Ladestationen hinzu; teste die komplette Kombination spätestens am Vortag.
- Wann soll man die Teilnehmerlisten und Namensschilder vorbereiten?
- Bereite Namensschilder laufend vor und drucke die Anmeldelisten am Vortag aus. So kannst du kurzfristige Änderungen noch berücksichtigen und hast am Eingang eine aktuelle Liste zur Registrierung.
- Wie plant man Getränke und Verpflegung für eine Präventionsmesse?
- Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher und kaufe haltbare Produkte danach. Kühlprodukte und Getränke besorgst du möglichst am Vortag; stelle Getränke kalt und prüfe Geschirr, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen vor dem Aufbau.
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