Checklist para organizar una feria de prevención

Una feria de prevención necesita coordinación entre organizaciones, puestos informativos, demostraciones y sesiones con ponentes. Esta checklist reúne 72 tareas y 62 materiales para avanzar en el orden correcto, desde fijar la fecha hasta dejar la sala vacía. Incluye aspectos que suelen olvidarse, como recoger preferencias dietéticas, revisar las presentaciones, preparar la señalización y comprobar cables, micrófonos y equipos de proyección. Úsala como plan de trabajo y marca cada punto a medida que lo completes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Definir la ubicación y la disposición de la sala
2 personas
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar ponentes y demostradores
2 personas
Hacer reservas
Enviar información a los expositores
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
Recopilar material informativo
3 personas
Revisar las presentaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir listas de inscripción
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprar productos refrigerados
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Dejar la sala limpia y vacía
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Distribuir las mesas altas
3 personas
Recibir a los expositores
2 personas
Repartir materiales del stand
2 personas
Montar puestos informativos
6 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Probar la técnica
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Acompañar las mediciones de salud
3 personas
Guiar los talleres de prevención
3 personas
Anunciar presentaciones
Apoyar las presentaciones
2 personas
Responder preguntas de los visitantes
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Coordinar los momentos fotográficos
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar el mostrador de registro
2 personas
Despedir a los expositores
2 personas

Seguimiento

Asegurar el material de presentación
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Reunir materiales del stand
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Retirar la señalización
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Registrar la asistencia de visitantes
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas informativascant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 8
Mostrador de registro
Papeleracant. 10
Percheroscant. 3
Paragüeroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas para servircant. 12
Jarrascant. 8
Termoscant. 8

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla para proyector
Mando de presentación
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Estaciones de cargacant. 2
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Soportes para portátilescant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2

Decoración

Banners de identidad corporativacant. 4
Telones de fondocant. 8
Cartel del mostrador
Mantelescant. 20
Tarjetas de nombrecant. 100
Portanombrescant. 100
Carteles direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 8
Soportescant. 12
Plantascant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Cocina

Filtros de cafécant. 200
Cucharillascant. 100
Cucharonescant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cubiertos de serviciocant. 12
Compartimentos refrigeradoscant. 4
Cajas para alimentoscant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Paños de cocinacant. 12

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Esponjascant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Desinfectantecant. 4
Toallas de papelcant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 10

Compras

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y la distribución de la sala antes de invitar a las organizaciones. Así sabrás cuántas mesas informativas, sillas y puestos caben sin bloquear el registro ni las salidas.
Abre el formulario de inscripción con varias semanas de margen y pregunta por las preferencias dietéticas desde el principio. Necesitarás esos datos antes de hacer las reservas y comprar los alimentos.
Confirma a los ponentes y demostradores al menos 7 días antes, y pide sus presentaciones con tiempo para revisarlas. Comprueba también el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces y los cables alargadores.
Prepara el mapa, la señalización, las tarjetas de nombre y las listas de inscripción el día anterior. Llevar estos materiales impresos evita perder tiempo en el mostrador de registro cuando lleguen los participantes.
Compra los productos refrigerados cerca del evento y enfría las bebidas antes de transportarlas en neveras portátiles. Reserva también tiempo para llevar todos los materiales al lugar y dejar la sala limpia y vacía al terminar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de prevención?: Empieza a fijar la fecha, la ubicación y las organizaciones participantes al menos 6 semanas antes. Deja la última semana para confirmar ponentes, revisar presentaciones, cerrar inscripciones y comprobar los equipos.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de prevención?: Abre el formulario entre 3 y 4 semanas antes del evento. Así tendrás tiempo para gestionar las inscripciones, recoger preferencias dietéticas, preparar las listas y ajustar las reservas.
¿Qué hay que comprobar el día antes de la feria?: Revisa durante las 24 horas previas la señalización, las tarjetas de nombre, las listas de inscripción y todo el material informativo. Prueba también el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces, las regletas y los cables.
¿Cuándo hay que comprar y enfriar las bebidas?: Compra los productos refrigerados como máximo 1 o 2 días antes y enfría las bebidas varias horas antes de salir hacia el lugar. Transporta lo que necesite frío en neveras portátiles para que llegue listo para servir.

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