Checklist pour organiser un salon de la pêche

Un salon de la pêche demande une coordination précise entre les exposants, les visiteurs et les prestataires. Cette checklist de 67 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de l’annonce de la date jusqu’à l’ouverture des portes. Elle couvre les inscriptions, le plan des stands, les livraisons, la signalétique, le matériel technique et l’accueil. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les informations de parking et la libération de la zone de déchargement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires
Contacter les exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le plan du stand
2 personnes
Confirmer les exposants
Faire les réservations
Envoyer les infos de parking
Établir le programme
2 personnes
Briefer les présentateurs
Coordonner les livraisons
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le plan
Impression de la signalétique
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Tester l'image et le son
2 personnes
Vérifier l’éclairage et les sorties de secours
2 personnes
Briefer les collaborateurs
Contrôler les portes et l'entrée
2 personnes

Événement

Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Accueillir les exposants
2 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Encadrer les démonstrations
2 personnes
Annoncer les présentations
Vérifier les accès et la circulation
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Enregistrer les objets trouvés
Animer les dernières présentations
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Accompagner la sortie des visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Tables de standqté 6
Chaisesqté 80
Chaises pliantesqté 20
Tabourets de barqté 8
Panneaux de standqté 16
Tables de maquillageqté 4
Poubellesqté 10
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Caisses pour espècesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Antivols pour ordinateur portableqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

Panneaux numérotés des standsqté 24
Panneaux de signalisationqté 12
Affiches du programmeqté 10
Plansqté 100
Supports de bannièreqté 4
Drapeauxqté 8
Nappesqté 30
Pâte adhésiveqté 10
Ruban de masquageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Louches à soupeqté 4
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
plateauxqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date et les horaires dès que le lieu est confirmé, puis ouvrez le formulaire d’inscription au moins 6 semaines avant le salon. Demandez dès ce stade les besoins alimentaires et les contraintes d’installation des exposants.
Arrêtez le plan des stands avant d’imprimer les badges, les plans et les panneaux numérotés. Gardez une copie avec les dimensions des tables, les prises disponibles et l’emplacement des présentations.
Réservez une plage de chargement et de déchargement d’au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Prévenez les exposants de l’accès, du parking et de l’heure limite pour installer leur stand.
Testez les microphones, haut-parleurs, vidéoprojecteur, rallonges et multiprises la veille ou au minimum 2 heures avant l’ouverture. Prévoyez des goulottes de câbles dans les zones de passage.
Mettez les boissons au frais et préparez les en-cas avant l’accueil des exposants. Gardez une marge d’environ 10 % pour les badges, les chaises et les consommables afin d’éviter une rupture le jour du salon.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de la pêche ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les exposants, les réservations, les inscriptions et le programme doivent être confirmés plusieurs semaines avant l’installation.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les stands ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’ouverture au public, davantage si plusieurs exposants arrivent en même temps. Réservez une zone de déchargement pendant au moins 60 minutes et communiquez les créneaux à l’avance.
Quand envoyer les invitations pour un salon de la pêche ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant l’événement, puis un rappel 7 jours avant. Indiquez les horaires, le parking, le programme et la date limite d’inscription.
Que faut-il vérifier la veille du salon de la pêche ?: Vérifiez les stocks, les badges, les plans, la signalétique et le matériel audiovisuel la veille. Contrôlez aussi les réservations, les besoins alimentaires et l’ordre des présentations au moins 2 heures avant l’ouverture.

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