Checklist para organizar una feria de pesca sin olvidar nada
Organizar una feria de pesca exige coordinar expositores, visitantes, puestos, demostraciones y logística en un orden claro. Empieza publicando la fecha y los horarios, contacta con los expositores y abre las inscripciones con tiempo suficiente para gestionar preferencias y reservas. Después tendrás que cerrar el plano de puestos, preparar el programa, imprimir la señalización y comprobar equipos como micrófonos, altavoces, proyector y terminales de pago. El día anterior, enfría las bebidas y deja listos los aperitivos para concentrarte en el montaje y la recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Publicar la fecha y los horarios
Contactar con los expositores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
Hacer reservas
Enviar la información de aparcamiento
Elaborar el programa
2 personas
Informar a los presentadores
Coordinar entregas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir el plano
Imprimir la señalización
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Probar el sonido y la imagen
2 personas
Comprobar la iluminación y las salidas de emergencia
2 personas
Dar briefing al personal
Comprobar puertas y entrada
2 personas
Evento
Registrar a los visitantes
3 personas
Dar la bienvenida a los expositores
2 personas
Atender el punto de información
2 personas
Coordinar demostraciones
2 personas
Anunciar presentaciones
Controlar el acceso y el flujo de personas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Registrar objetos perdidos
Coordinar las presentaciones finales
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Guiar la salida de visitantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar los paneles del stand
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 24
- Mesas de feriacant. 6
- Sillascant. 80
- Sillas plegablescant. 20
- Taburetes de barcant. 8
- Paredes para standscant. 16
- Mesas de maquillajecant. 4
- Papeleracant. 10
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Canaletas para cablescant. 10
- Enrollacablescant. 4
- Terminales de pagocant. 2
- Cajas de efectivocant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Candados para portátilescant. 2
Iluminación
- Focos LEDcant. 12
- Iluminación ambientalcant. 6
Decoración
- Carteles con número de standcant. 24
- Carteles de señalizacióncant. 12
- Pósteres del programacant. 10
- Planoscant. 100
- Soportes para pancartascant. 4
- Banderascant. 8
- Mantelescant. 30
- Masilla adhesivacant. 10
- Cinta de pintorcant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Cucharones para sopacant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- bandejascant. 8
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 4
- Carros de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Publica la fecha, los horarios y el formulario de inscripción con varias semanas de antelación. Pide también las preferencias dietéticas desde el registro, porque corregirlas el mismo día complica la compra y la preparación de aperitivos.
- Cierra el plano de puestos antes de imprimir carteles y planos. Reserva espacio para paredes de stands, mesas de feria, sillas, taburetes y una zona despejada de carga y descarga.
- Envía a cada expositor la información de aparcamiento, horarios de entrega y número de stand antes del montaje. Prepara las acreditaciones y los carteles numerados para que la recepción no dependa de explicaciones improvisadas.
- Comprueba los equipos al menos un día antes: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables alargadores, regletas y canaletas. Lleva también walkie-talkies si las personas responsables estarán repartidas por la feria.
- Abre la ubicación con tiempo para despejar la carga y descarga, recibir a los expositores y montar las mesas antes de la llegada del público. Enfría las bebidas con antelación y coloca la señalización, los planos y los pósteres del programa antes de empezar las actividades.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de pesca?
- Empieza al menos 6 semanas antes para publicar la fecha, contactar con expositores y abrir las inscripciones. Reserva los últimos 7 días para cerrar el plano, imprimir materiales y confirmar entregas.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de una feria de pesca?
- Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Así puedes confirmar reservas, preferencias dietéticas, acreditaciones, puestos y cantidades de compra.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de una feria de pesca?
- El día anterior comprueba el inventario, haz la compra, enfría las bebidas, prepara los aperitivos e imprime planos y señalización. También conviene probar durante al menos 30 minutos el sonido, el proyector y los micrófonos.
- ¿A qué hora hay que abrir el recinto para el montaje?
- Abre el recinto entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Ese margen permite despejar la zona de carga, recibir a los expositores, montar mesas y colocar carteles sin bloquear los accesos.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!