Participatiemarkt organiseren: checklist en planning

Een participatiemarkt staat of valt met een duidelijke indeling en tijdige bevestiging van alle deelnemers. Leg eerst datum, locatie en doelgroep vast en werk daarna het programma, de kramen en de communicatie uit. Vergeet niet om vergunningen, toegankelijkheid, verkeersroute en stroompunten vroeg te controleren. Deze checklist helpt je van eerste uitnodiging tot plattegrond, naamkaartjes en definitieve deelnemersinformatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Kraamindeling tekenen
2 personen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Kraamhouders bevestigen
2 personen
Workshopbegeleiders bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Verkeersroute controleren
2 personen
Stroompunten inventariseren
2 personen
Techniek reserveren
Drukwerk ontwerpen
2 personen
Drukwerk laten maken
Sociale media plaatsen
Persbericht versturen
Plattegrond afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Programma definitief maken
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Informatiepakketten samenstellen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Kramen markeren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kramen inrichten
6 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Workshopruimte inrichten
3 personen
Geluid testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Openingswoord verzorgen
2 personen
Informatie uitdelen
2 personen
Kramen bemannen
12 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Programma aankondigen
Afsluitende boodschap verzorgen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kramen afbreken
6 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Baliestand
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Opbergboxenaantal 12
Partytentenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 8
Koelboxenaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Draagbare lampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 16
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Programmapostersaantal 8
Gemeentebannersaantal 4
Naamkaartjesaantal 80
Tafelnummertjesaantal 20
Kleefstripsaantal 4
Kabelbindersaantal 100
Viltstiftenaantal 24

Kantoor

Registratieformulierenaantal 250
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 12
Plakbandaantal 8
Scharenaantal 8
Nietmachinesaantal 4
Stickersaantal 500

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Afzetlintaantal 4

Toegankelijkheid

Antislipmattenaantal 6
Drempelplatenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Teken de kraamindeling voordat je tafels en stroom reserveert. Zo zie je hoeveel klaptafels, stoelen, statafels en aansluitpunten werkelijk nodig zijn.
Plan het verzamelen van aanmeldingen en dieetwensen als aparte stap. Stuur deelnemersinformatie pas nadat de deelnemerslijst en het programma definitief zijn.
Controleer vergunningen, toegankelijkheid en verkeersroute minimaal 6 weken voor de markt. Aanpassingen aan de locatie of aanrijroute kosten vaak meer tijd dan verwacht.
Test techniek op locatie en tel verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten per zone. Plan beamer, projectiescherm, microfoon en luidsprekers niet alleen op basis van het programma, maar ook van de zaalindeling.
Maak de plattegrond en naamkaartjes pas na de laatste bevestigingen, maar houd een kleine reserve aan opbergboxen, oplaadkabels, waterglazen en servies voor wijzigingen op de dag zelf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een participatiemarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 12 weken vooraf met datum, locatie, deelnemersprofiel en programma. Reserveer uiterlijk 6 weken vooraf techniek en meubilair en verstuur de definitieve deelnemersinformatie ongeveer 1 week voor de markt.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een participatiemarkt?: Stuur de eerste uitnodiging 8 tot 10 weken vooraf, zodat deelnemers tijd hebben om zich aan te melden. Verwerk reacties wekelijks en bevestig kraamhouders en workshopbegeleiders uiterlijk 3 weken voor de markt.
Hoeveel stroompunten heb ik nodig voor een participatiemarkt?: Tel per aparte techniekzone minimaal één stroompunt en maak een overzicht van laptop, tablets, beamer, koffiezetapparaten en waterkokers. Reserveer daarnaast minstens 20 procent extra capaciteit voor opladers en onverwachte aansluitingen.
Wanneer maak ik de plattegrond en naamkaartjes?: Maak een eerste kraamindeling zodra de locatie vaststaat en werk die bij na elke bevestigingsronde. Druk de plattegrond en naamkaartjes pas af nadat het programma en de deelnemerslijst definitief zijn, bij voorkeur 1 week vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.