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Partizipationsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Partizipationsmarkt braucht mehr als Stände und ein Programm. Du koordinierst Teilnehmer, Standaufteilung, Workshops, Technik, Genehmigungen und Besucherinformationen so, dass am Veranstaltungstag alles zusammenpasst. Plane zuerst Datum, Ort und Zielgruppe, bestätige danach Anbieter und Workshopleiter und finalisiere erst kurz vor dem Termin die Details. Die Checkliste bündelt 63 Aufgaben und 61 benötigte Gegenstände – von Klapptischen und Stehtischen bis zu Mikrofon, Kabelmatten, Kaffeetassen und Thermoskannen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmerprofil festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Standaufteilung zeichnen

    2 Personen

  • Teilnehmer einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Workshopleiter bestätigen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Barrierefreiheit prüfen

    2 Personen

  • Verkehrsweg prüfen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse erfassen

    2 Personen

  • Technik reservieren

  • Drucksachen gestalten

    2 Personen

  • Drucksachen anfertigen lassen

  • Social-Media-Posts veröffentlichen

  • Pressemitteilung versenden

  • Lageplan drucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Programm finalisieren

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Informationspakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Stände markieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Stände einrichten

    6 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Workshopraum einrichten

    3 Personen

  • Ton testen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

    2 Personen

  • Informationen verteilen

    2 Personen

  • Stände besetzen

    12 Personen

  • Workshops betreuen

    4 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Programm ankündigen

  • Abschiedsbotschaft vorbereiten

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Stände abbauen

    6 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 18
  • StühleAnz. 80
  • StehtischeAnz. 8
  • Empfangstresen
  • HockerAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 18
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • PartyzelteAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • TabletsAnz. 3
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadekabelAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 12
  • Tragbare LampenAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 60
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • SchälchenAnz. 16
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Dekoration

  • WegweiserAnz. 12
  • Programmatische PosterAnz. 8
  • GemeindebannerAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 80
  • TischnummernAnz. 20
  • KlebestreifenAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 100
  • FilzstifteAnz. 24

Büro

  • RegistrierungsformulareAnz. 250
  • StifteAnz. 40
  • KlemmbretterAnz. 12
  • KlebebandAnz. 8
  • ScherenAnz. 8
  • TackerAnz. 4
  • AufkleberAnz. 500

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 3
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 4
  • AbsperrbandAnz. 4

Barrierefreiheit

  • Rutschfeste MattenAnz. 6
  • SchwellenplattenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Standaufteilung und Verkehrswege früh fest. Prüfe dabei, ob Stromanschlüsse, Kabelmatten und barrierefreie Wege an den vorgesehenen Plätzen funktionieren.
  • Bestätige Standbetreiber und Workshopleiter spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Markt. Aktualisiere danach Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und das Programm gemeinsam, damit keine alten Angaben verschickt werden.
  • Reserviere Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Für Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Mikrofon brauchst du außerdem passende Verlängerungskabel, Ladekabel und eine erreichbare Stromquelle.
  • Drucke Lageplan, Namensschilder und Teilnehmerinformationen erst nach der Programmfreigabe. Halte zusätzlich einige leere Namensschilder und einen Ausdruck der aktuellen Teilnehmerliste am Empfang bereit.
  • Plane die Ausgabe von Getränken und Geschirr nach der Teilnehmerzahl. Stelle Kaffeetassen, Wassergläser, Teller und Besteck vor Beginn bereit und prüfe, ob Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen gleichzeitig genutzt werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Partizipationsmarkt organisieren?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Teilnehmerprofil und Programmrahmen. Genehmigungen, Reservierungen und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin angestoßen werden.
Wann sollten die Teilnehmer eines Partizipationsmarkts eingeladen werden?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Markt. Setze eine Anmeldefrist von ungefähr 2 Wochen und bestätige Standbetreiber sowie Workshopleiter danach verbindlich.
Wie plant man die Standaufteilung bei einem Partizipationsmarkt?
Zeichne die Standaufteilung mindestens 3 Wochen vorher und berücksichtige dabei Verkehrswege, Barrierefreiheit und Stromanschlüsse. Lass rund um Empfang, Workshops und Technik genügend freie Fläche für Bewegung und Wartung.
Wann muss das Programm eines Partizipationsmarkts final sein?
Finalisiere das Programm ungefähr 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Danach kannst du Lageplan, Drucksachen, Namensschilder und Teilnehmerinformationen ohne widersprüchliche Zeiten oder Standangaben erstellen.

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