Organiser un salon de la construction de machines : checklist

Un salon de la construction de machines demande une coordination précise entre exposants, visiteurs, conférences et démonstrations. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le plan des stands avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les besoins techniques, finaliser la signalétique et préparer l’accueil. Cette checklist regroupe les 76 tâches et 58 éléments nécessaires pour avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent le montage ou l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Créer le plan du salon
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Attribuer l’espace de stand
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations des exposants
2 personnes
Planifier le programme et les conférences
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
2 personnes
Mettre en page les fichiers d’impression
2 personnes
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Commander les badges et les bracelets
Vérifier les exigences techniques
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Fermer l’enregistrement des visiteurs
Imprimer la liste des participants
Trier les badges
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer les comptoirs exposants
4 personnes
Vérifier les installations de démonstration
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Installer des barrières de sécurité
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Tester le matériel de présentation
2 personnes
Effectuer l’enregistrement test
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Donner le briefing à l'équipe de sécurité
3 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Annoncer les conférences
Animer les présentations
2 personnes
Résoudre les pannes techniques
2 personnes
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Désinscrire les exposants
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Démonter le matériel du stand
4 personnes
Éteindre l'équipement de démonstration
3 personnes
Rassembler les câbles
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les données des participants
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus
Consigner les dégâts et les pertes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Panneaux de standqté 20
Tables d'exposantsqté 20
Tables de standqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Comptoir d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Chariots de transportqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Imprimantesqté 2
Écransqté 6
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Passe-câblesqté 20
Clés USBqté 10
Machines de démonstrationqté 4
Boîtes à outilsqté 4
Barrières de sécuritéqté 12

Éclairage

Lampadaires LEDqté 20
Lampes de bureauqté 8

Décoration

Bannières de l’entrepriseqté 12
Bannières enroulablesqté 10
Panneaux numérotés des standsqté 20
Panneaux de signalisationqté 16
Affiches du programmeqté 10
Brochures d’informationqté 500
Supports de présentationqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à boireqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 20
Râteliers de refroidissementqté 4
Conteneurs alimentairesqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 6
Aspirateursqté 2
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le plan des stands avant d’attribuer les espaces : prévoyez les tables, panneaux, chaises et un accès suffisant pour les chariots de transport et les machines de démonstration.
Demandez les informations techniques des exposants au plus tard 3 semaines avant le salon. Faites préciser la puissance électrique, les dimensions des machines et les besoins en écran, projecteur ou microphone.
Fermez les inscriptions visiteurs au moins 48 heures avant l’ouverture afin d’imprimer la liste des participants, trier les badges et préparer un comptoir d’inscription fluide.
Pour les conférences et démonstrations, testez chaque ordinateur portable, écran, projecteur, enceinte et microphone la veille. Gardez des rallonges, multiprises et passe-câbles disponibles sur place.
Prévoyez les boissons et le catering selon les inscriptions confirmées, puis mettez les boissons au frais quelques heures avant l’arrivée des participants. Les besoins alimentaires doivent être recueillis pendant l’inscription, pas le jour du salon.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la construction de machines ?: Prévoyez au minimum 3 mois pour réserver le lieu, recruter les exposants et planifier les conférences. Commencez idéalement 6 mois à l’avance si des machines de démonstration, des installations techniques ou plusieurs intervenants sont prévus.
Quand faut-il attribuer les stands aux exposants ?: Attribuez les espaces environ 6 à 8 semaines avant le salon, une fois les premières inscriptions traitées. Cela laisse le temps de corriger le plan, de commander le mobilier et de préparer la signalétique avec les bons noms.
Quand fermer l’inscription des visiteurs ?: Fermez l’enregistrement environ 48 heures avant l’ouverture. Vous pourrez alors imprimer la liste des participants, préparer les badges nominatifs et organiser les quantités de catering sans travailler dans l’urgence.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de machines ?: Contrôlez les branchements, rallonges, multiprises, passe-câbles, écrans, projecteurs, microphones et équipements de démonstration. Vérifiez aussi les consignes de sécurité, les barrières, les badges et le refroidissement des boissons avant l’arrivée des premiers visiteurs.

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