Maschinenbaumesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Maschinenbaumesse steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst legst du Termin, Ort, Messeplan und Ausstellerliste fest; danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Standflächen. In den letzten Wochen konzentrierst du dich auf Vorträge, Catering, Drucksachen, Technik und Sicherheitsanweisungen. Am Messetag zählen eine funktionierende Registrierung, sortierte Namensschilder, beschriftete Stände und kalte Getränke.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Messeplan erstellen
2 Personen
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Standfläche zuweisen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Ausstellerinformationen sammeln
2 Personen
Programm und Vorträge planen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Catering bestellen
2 Personen
Druckdateien erstellen
2 Personen
Beschilderung entwerfen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Bänder und Armbänder bestellen
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Besucherregistrierung schließen
Teilnehmerliste ausdrucken
Badges sortieren
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Ausstellerstände einrichten
4 Personen
Demobauten prüfen
4 Personen
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
Sicherheitsabsperrungen aufstellen
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Präsentationstechnik testen
2 Personen
Testregistrierung durchführen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Sicherheitsbriefing geben
3 Personen

Event

Eingang öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Vorträge ankündigen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Technische Störungen beheben
2 Personen
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
Aussteller unterstützen
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Aussteller abmelden
2 Personen

Nachbereitung

Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Messestandmaterial abbauen
4 Personen
Demo-Geräte ausschalten
3 Personen
Kabel sammeln
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Teilnehmerdaten archivieren
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Rechnungen und Belege sammeln
Schäden und Verluste festhalten
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StandwändeAnz. 20
AusstellertischeAnz. 20
MessetischeAnz. 8
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
RegistrierungsthekeAnz. 2
BuffetischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
KleiderständerAnz. 2
TransportwagenAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
TabletsAnz. 4
DruckerAnz. 2
BildschirmeAnz. 6
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 20
KabelmattenAnz. 20
USB-SticksAnz. 10
DemomaschinenAnz. 4
WerkzeugkofferAnz. 4
SicherheitsabsperrungenAnz. 12

Beleuchtung

LED-StehlampenAnz. 20
SchreibtischlampenAnz. 8

Dekoration

FirmenbannerAnz. 12
Roll-Up-BannerAnz. 10
StandnummernschilderAnz. 20
WegweiserAnz. 16
Programmatische PosterAnz. 10
InformationsbroschürenAnz. 500
PräsentationsregaleAnz. 10

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
TrinkgläserAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServiertablettsAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchälchenAnz. 20
KühlgitterAnz. 4
LebensmittelbehälterAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 6

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 6
StaubsaugerAnz. 2
HandfegerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Standflächen erst endgültig, wenn die wichtigsten Aussteller bestätigt sind. So vermeidest du kurzfristige Umzüge von Standwänden, Tischen und Stromanschlüssen.
Schließe die Besucherregistrierung nicht erst am Vorabend. Drucke die Teilnehmerliste und sortiere die Badges spätestens am Vortag, damit die Registrierung am Morgen ohne Sucherei läuft.
Sammle technische Anforderungen der Aussteller mindestens 2 Wochen vor der Messe. Prüfe danach Projektoren, Bildschirme, Mikrofone, Verlängerungskabel und Kabelmatten gemeinsam mit dem Aufbauplan.
Bestelle das Catering erst, wenn Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Plane Kaffee- und Wasserstationen mit Kaffeemaschinen, Wasserkochern und Kühlboxen so, dass keine Warteschlange an der Registrierung entsteht.
Erstelle Sicherheitsanweisungen vor dem Aufbau und weise auf Demomaschinen, Werkzeugkoffer und Sicherheitsabsperrungen hin. Teste außerdem Beleuchtung und Beschilderung nach dem Aufbau, nicht erst zur Öffnung.

Häufige Fragen

Wann sollte ich eine Maschinenbaumesse organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Termin, Ort und Messeplan. Aussteller solltest du spätestens 3 bis 4 Monate vor dem Termin einladen, damit Standflächen und Technik rechtzeitig abgestimmt werden können.
Wie lange vorher müssen Aussteller zur Maschinenbaumesse eingeladen werden?: Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Monate vor der Messe. Eine verbindliche Bestätigung der Standbetreiber sollte spätestens 4 Wochen vor dem Termin vorliegen, damit der Messeplan nicht ständig geändert werden muss.
Wann muss das Catering für eine Maschinenbaumesse bestellt werden?: Bestelle das Catering ungefähr 2 bis 3 Wochen vor der Messe, sobald Anmeldungen und Ernährungswünsche ausgewertet sind. Aktualisiere die Mengen spätestens 3 Werktage vorher, falls sich die Teilnehmerzahl noch verändert.
Was muss am Tag vor der Maschinenbaumesse fertig sein?: Am Vortag sollten Standflächen, Beschilderung, Technik, Sicherheitsabsperrungen und Registrierungstheke bereitstehen. Drucke außerdem die Teilnehmerliste, sortiere alle Badges und stelle Getränke mindestens einige Stunden vor Einlass kalt.

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