Checklist para organizar una feria de maquinaria sin olvidos

Una feria de maquinaria requiere coordinar expositores, demostraciones, circulación de visitantes y muchos detalles técnicos. Empieza fijando la fecha y el lugar, y después trabaja hacia el plano, las inscripciones y el programa. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar reservas, archivos de impresión, requisitos eléctricos y normas de seguridad. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los puntos que suelen llegar tarde, como las acreditaciones, la señalización y las máquinas de demostración.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Crear plano de la feria
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Asignar espacio del stand
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los expositores
2 personas
Planificar el programa y las ponencias
2 personas
Hacer reservas
Pedir el catering
2 personas
Preparar los archivos de impresión
2 personas
Diseñar la señalización
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Pedir credenciales y pulseras
Comprobar los requisitos técnicos
2 personas
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Cerrar el registro de visitantes
Imprimir la lista de participantes
Clasificar acreditaciones
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar los mostradores de expositores
4 personas
Comprobar las instalaciones de la demo
4 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
Colocar vallas de seguridad
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Probar el equipo de presentación
2 personas
Realizar la prueba de registro
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar la charla al equipo de seguridad
3 personas

Evento

Abrir la entrada
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Anunciar las conferencias
Coordinar presentaciones
2 personas
Resolver incidencias técnicas
2 personas
Realizar rondas de seguridad
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Dar de baja a los expositores
2 personas

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Desmontar los materiales del stand
4 personas
Apagar el equipo de demostración
3 personas
Recoger los cables
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Archivar los datos de los participantes
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Recopilar facturas y recibos
Registrar daños y pérdidas
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Paredes para standscant. 20
Mesas expositorascant. 20
Mesas de feriacant. 8
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mostrador de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Papeleracant. 12
Percheroscant. 2
Carros de transportecant. 4

Equipo

Portátilescant. 4
Tabletscant. 4
Impresorascant. 2
Pantallascant. 6
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 20
Alfombrillas para cablescant. 20
Memorias USBcant. 10
Máquinas de demostracióncant. 4
Maletines de herramientascant. 4
Vallas de seguridadcant. 12

Iluminación

Lámparas de pie LEDcant. 20
Lámparas de escritoriocant. 8

Decoración

Banderas corporativascant. 12
Banners enrollablescant. 10
Carteles con número de standcant. 20
Carteles de señalizacióncant. 16
Pósteres del programacant. 10
Folletos informativoscant. 500
Expositores de presentacióncant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 20
Rejillas de enfriamientocant. 4
Contenedores de alimentoscant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 6

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 6
Aspiradorascant. 2
Escobas de manocant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano antes de asignar los stands. Reserva espacio para el registro, las ponencias, el catering y los pasillos; las máquinas de demostración necesitan además una zona segura y suficiente margen de maniobra.
Pide a cada expositor la información técnica y las necesidades eléctricas con varias semanas de antelación. Comprueba cuántos enchufes, regletas, alargadores y alfombrillas para cables harán falta antes de montar los puestos.
No esperes al último día para preparar las acreditaciones. Cierra el registro de visitantes, imprime la lista de participantes y clasifica tarjetas, credenciales y pulseras al menos un día antes de abrir.
Programa las demostraciones y las ponencias con horas concretas, responsables y equipos asignados. Prueba proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces, portátiles e impresoras antes de que lleguen los expositores.
Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido. Enfría las bebidas y organiza las mesas de buffet y las papeleras antes de la llegada del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de maquinaria?: Empieza al menos 8-12 semanas antes. En ese periodo puedes fijar fecha y lugar, invitar a los expositores, gestionar las inscripciones y cerrar el plano; deja la última semana para impresión, compras y comprobaciones técnicas.
¿Cuándo hay que cerrar la inscripción de visitantes?: Ciérrala entre 3 y 7 días antes de la feria para poder imprimir la lista de participantes y preparar las acreditaciones. Si esperas hasta la víspera, aumenta el riesgo de errores en nombres, pulseras y tarjetas.
¿Cuándo se deben comprobar los equipos técnicos?: Haz una primera comprobación 1 semana antes y una prueba completa durante el montaje, como mínimo 2 horas antes de la apertura. Revisa especialmente proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces, cables, regletas y máquinas de demostración.
¿Cuánta bebida y catering hay que pedir para la feria?: Usa el número de inscripciones confirmadas como base y añade un margen del 10-15 %. Para una recepción de una hora, calcula aproximadamente 2-3 bebidas por persona y confirma las necesidades dietéticas antes de pedir el catering.

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