Organiser un salon de l’informatique sans rien oublier

Un salon de l’informatique demande une coordination précise entre les exposants, les visiteurs et le matériel technique. Cette checklist suit l’ordre utile : fixer le lieu, ouvrir les inscriptions, attribuer les emplacements, puis préparer les équipements et l’accueil. Prévoyez du temps pour vérifier les assurances, les autorisations et les besoins alimentaires. Les derniers jours servent surtout à confirmer les informations, tester les connexions et éviter les problèmes d’installation le matin du salon.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Définir l'agencement du salon
2 personnes
Élaborer le plan de table et les parcours de circulation
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir la foire sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Contacter les vendeurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
Vérifier les données des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les emplacements
2 personnes
Informer les exposants
Clore les inscriptions
Envoyer les informations aux visiteurs
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier les informations d'assurance
Établir la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Préparer le matériel d’impression
Appeler les exposants
Vérifier les prévisions météo
Rassembler le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Guider les exposants vers leurs stands
2 personnes
Raccorder la technique aux stands
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Afficher les informations Wi-Fi
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Faire le briefing de l'équipe du comptoir
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Percevoir les droits d’entrée
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Contrôler les flux de circulation
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Accompagner les démonstrations
2 personnes
Prendre des photos
Maintenir les premiers secours disponibles
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer les ventes
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Faire le check-out des exposants
2 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Charger le matériel
4 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Remercier les participants
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 35
Chaisesqté 80
Bureau d’information
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 2
Terminal de paiement
Tiroir-caisse
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15
Câbles HDMIqté 4
Câbles réseauqté 10
Routeur wifi
Clés USBqté 10
Goulottes de câblesqté 10
Serre-câblesqté 100
Compteurs d'électricitéqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Diablesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 6
Thermosqté 4
Carafeqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 10
plateauxqté 4

Décoration

Bannières du salonqté 4
Nappesqté 35
Panneaux de standqté 35
Brochures du programmeqté 250
Flèches de directionqté 20
Panneaux d'informationqté 8
Étiquettes nominativesqté 200
Pâte adhésiveqté 4
Marqueursqté 12
Stylosqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Câbles d'éclairageqté 4
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture des inscriptions. Vous aurez le temps de vérifier les autorisations, l’assurance et la capacité réelle de la salle.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le salon. Ce délai permet de contrôler les données des participants, d’attribuer les emplacements et d’envoyer les informations pratiques aux visiteurs.
Dessinez les parcours de circulation avant de placer les tables. Gardez des passages d’au moins 1,20 m et prévoyez un bureau d’information visible dès l’entrée.
Testez les ordinateurs portables, tablettes, vidéoprojecteur, écran, microphone, haut-parleurs et terminal de paiement 24 à 48 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi les câbles réseau, le routeur wifi, les rallonges et les multiprises.
Préparez l’installation technique la veille lorsque c’est possible. Étiquetez les câbles, regroupez les adaptateurs dans les boîtes à outils et gardez les diables disponibles pour déplacer rapidement le mobilier et le matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’informatique ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai couvre la réservation du lieu, les inscriptions des exposants, la communication, les autorisations et les tests techniques.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez le formulaire environ 6 à 8 semaines avant le salon. Clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement pour finaliser les emplacements et les informations pratiques.
Quel espace prévoir entre les stands d’un salon informatique ?: Gardez au moins 1,20 m pour les parcours de circulation, et davantage près de l’accueil ou des zones de démonstration. Vérifiez le plan avec le nombre de tables, de chaises et d’équipements prévus.
Quand tester le matériel technique du salon ?: Faites un premier test 48 heures avant, puis une vérification rapide le jour précédent. Contrôlez notamment le wifi, les câbles réseau, le vidéoprojecteur, le son, le paiement et les multiprises.

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