Checklist para organizar una feria de informática
Una feria de informática necesita mucho más que mesas y ordenadores. Primero se define el lugar, el recorrido y las condiciones para participar; después se gestionan las inscripciones, los puestos, los permisos y la comunicación. En los últimos días conviene probar cada equipo, confirmar los datos de los expositores y revisar conexiones, sonido y previsión meteorológica. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado para llegar al día de la feria sin improvisaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Definir la distribución de la feria
2 personas
Desarrollar el plano de mesas y los recorridos
2 personas
Redactar las condiciones de participación
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Promocionar la feria en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Contactar con proveedores
2 personas
Gestionar inscripciones
Comprobar los datos de los participantes
Recoger preferencias dietéticas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Informar a los responsables de los stands
Cerrar inscripciones
Enviar información a los visitantes
Hacer reservas
Comprobar permisos
Comprobar los datos del seguro
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Preparar material de impresión
Llamar a los expositores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Reunir el material
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Numerar los stands
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Guiar a los expositores hasta sus stands
2 personas
Conectar la técnica en los stands
3 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Colgar la información del wifi
Colgar la señalización
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Comprobar los baños
Realizar rondas de seguridad
2 personas
Dar la briefing al equipo de mostrador
2 personas
Evento
Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Cobrar la entrada
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Controlar los flujos de tráfico
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Guiar las demos
2 personas
Tomar fotos
Mantener primeros auxilios disponibles
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar ventas
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cargar los materiales
4 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Agradecer a los participantes
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 35
- Sillascant. 80
- Punto de información
- Taburetescant. 8
- Percheroscant. 4
- Postes separadorescant. 12
Equipo
- Portátilescant. 3
- Tabletscant. 2
- Máquina de sellado
- Cajón de la caja registradora
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 15
- Cables HDMIcant. 4
- Cables de redcant. 10
- Router wifi
- Memorias USBcant. 10
- Canaletas para cablescant. 10
- Bridascant. 100
- Contadores de energíacant. 2
- Maletines de herramientascant. 2
- Carros de manocant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 6
- Termoscant. 4
- Jarracant. 2
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Bandejas de servircant. 10
- bandejascant. 4
Decoración
- Banners de la feriacant. 4
- Mantelescant. 35
- Carteles de standcant. 35
- Folletos del programacant. 250
- Flechas de rutacant. 20
- Paneles informativoscant. 8
- Pegatinas con nombrecant. 200
- Masilla adhesivacant. 4
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Bolígrafoscant. 30
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Cables de luzcant. 4
- Linternascant. 4
Limpieza
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 8
- Papeleracant. 10
- Contenedores de basuracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la distribución antes de asignar puestos. Dibuja las mesas, los recorridos y el punto de información, y deja espacio suficiente para cables, carros de mano y circulación de visitantes.
- No esperes al último día para comprobar la tecnología. Prueba portátiles, tablets, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, router wifi y cables HDMI y de red con varios días de margen.
- Incluye la infraestructura eléctrica en el plano. Cuenta las regletas, alargadores y canaletas, fija los cables con bridas y comprueba que cada puesto tenga acceso seguro a la corriente.
- Cierra las inscripciones antes de preparar la señalización definitiva. Después verifica los datos de cada participante, recoge sus preferencias dietéticas y comunica por escrito el espacio asignado y la información de montaje.
- Prepara una persona y un punto de información para recibir a expositores y visitantes. Ten a mano memorias USB, un maletín de herramientas, material impreso y una lista de teléfonos de contacto para resolver incidencias rápidamente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de informática?
- Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha y ubicación, diseñar el plano, redactar las condiciones y abrir las inscripciones. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar participantes, enviar instrucciones y probar los equipos.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de una feria informática?
- Ciérralas entre 10 y 14 días antes del evento. Así tendrás tiempo para comprobar los datos, asignar los espacios de los puestos, preparar la señalización y enviar la información final a expositores y visitantes.
- ¿Qué equipos hay que probar antes de una feria de informática?
- Comprueba como mínimo los portátiles, tablets, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, router wifi, cables HDMI, cables de red, alargadores y regletas. Haz la prueba completa entre 3 y 7 días antes y repítela al montar.
- ¿Qué hay que revisar el día antes de una feria de informática?
- Confirma la previsión del tiempo, permisos, seguro, reservas y llegada de proveedores. Revisa también el plano, el material de impresión, los cables, el punto de información, las mesas y las sillas, y llama a los expositores que aún no hayan confirmado.
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