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Computerbörse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Computerbörse steht und fällt mit einem klaren Standplan, funktionierender Technik und rechtzeitig geprüften Teilnehmerdaten. Beginne mit Datum, Ort und Messeaufteilung, bevor du Anbieter einlädst. Danach folgen Anmeldungen, Standplatzvergabe, Besucherinformationen und die praktische Vorbereitung vor Ort. Plane außerdem Zeit für Genehmigungen, Versicherungsdaten, Kabel, Geräte und einen Testlauf ein – gerade diese Punkte werden bei einer Computerbörse häufig zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Messeaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Tischplan und Laufwege ausarbeiten

    2 Personen

  • Teilnahmebedingungen erstellen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Messe auf Social Media bewerben

  • Poster verteilen

    2 Personen

  • Anbieter kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Teilnehmerdaten prüfen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Standbetreiber informieren

  • Anmeldungen schließen

  • Besucherinformationen versenden

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherungsdaten prüfen

  • Einkaufsliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Druckmaterial vorbereiten

  • Aussteller anrufen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Material sammeln

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lade- und Entladezone freimachen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Stände nummerieren

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber registrieren

    2 Personen

  • Aussteller zu den Ständen begleiten

    2 Personen

  • Technik an den Ständen anschließen

    3 Personen

  • Beamer und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • WLAN-Infos aufhängen

  • Beschilderung aufhängen

    2 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Kasse und Kartenlesegerät testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Sicherheitsrunden durchführen

    2 Personen

  • Briefing für das Team am Empfang geben

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Eintrittsgelder kassieren

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Verkehrsflüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Demos betreuen

    2 Personen

  • Fotos machen

  • Erste Hilfe verfügbar halten

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Verkauf abschließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Tische und Stühle einsammeln

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien einladen

    4 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Locationschlüssel zurückgeben

  • Teilnehmer verabschieden

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 35
  • StühleAnz. 80
  • Informationsstand
  • HockerAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 3
  • TabletsAnz. 2
  • Kartenterminal
  • Kassenschale
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 15
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • NetzwerkkabelAnz. 10
  • WLAN-Router
  • USB-SticksAnz. 10
  • KabelkanäleAnz. 10
  • KabelbinderAnz. 100
  • StromzählerAnz. 2
  • WerkzeugkofferAnz. 2
  • SackkarrenAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KaraffeAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 10
  • TablettsAnz. 4

Dekoration

  • MessebannerAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 35
  • StandbeschilderungAnz. 35
  • ProgrammhefteAnz. 250
  • WegweiserAnz. 20
  • InfotafelnAnz. 8
  • NamensaufkleberAnz. 200
  • KlebestiftAnz. 4
  • MarkerAnz. 12
  • StifteAnz. 30

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichtkabelAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 4

Reinigung

  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • Staubsauger
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • AbfallcontainerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Tischplan und Laufwege fest, bevor du Standplätze vergibst. Berücksichtige dabei Informationsstand, Sitzplätze, Stromanschlüsse und ausreichend breite Wege für Besucher.
  • Schließe die Anmeldungen nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche und Kontaktdaten mindestens 7 Tage vorher, damit Rückfragen und Standänderungen noch möglich sind.
  • Teste Laptops, Tablets, Kartenterminal, Beamer, Lautsprecher und Mikrofon mindestens 24 Stunden vor dem Aufbau. Prüfe auch HDMI-, Netzwerk- und Verlängerungskabel auf Länge und Funktion.
  • Plane Strom und Netzwerk als eigenes Thema. Markiere Kabelwege mit Kabelkanälen oder Kabelbindern und halte Werkzeugkoffer, Sackkarre und Ersatzkabel beim Aufbau griffbereit.
  • Schicke Besuchern die wichtigsten Informationen spätestens 3 Tage vor der Computerbörse. Nenne Anreise, Einlass, Stand- oder Raumaufteilung und eventuelle Änderungen nach der Wetterprüfung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Computerbörse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Teilnahmebedingungen. Anbieter sollten mindestens 4 Wochen vor dem Termin kontaktiert werden, damit die Standplanung nicht unter Zeitdruck entsteht.
Wann sollten die Anmeldungen für eine Computerbörse geschlossen werden?
Schließe die Anmeldungen etwa 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben genügend Tage für die Prüfung der Teilnehmerdaten, die Standplatzvergabe und die Versand der Besucherinformationen.
Welche Technik braucht man für eine Computerbörse?
Je nach Programm gehören Laptops oder Tablets, Kartenterminal, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon sowie HDMI-, Netzwerk- und Verlängerungskabel zur Grundausstattung. Teste jedes Gerät spätestens am Vortag und beschrifte die Kabel für den Aufbau.
Wann sollte man den Standplan für die Computerbörse erstellen?
Erstelle einen vorläufigen Standplan, sobald die ersten Anmeldungen eingehen, und finalisiere ihn 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Informiere Standbetreiber danach sofort über Platz, Aufbauzeiten und besondere Anschluss- oder Laufweganforderungen.

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