Organiser un salon de l’exportation, étape par étape

Un salon de l’exportation se prépare d’abord comme un projet commercial, puis comme un événement d’accueil. Commencez par fixer la date et le lieu, avant de sélectionner les entreprises et de définir la répartition des stands. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les fichiers de communication doivent être centralisés assez tôt. Gardez ensuite une phase distincte pour confirmer les exposants, finaliser le programme, tester la technique et préparer l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
2
Sélectionner les entreprises participantes
3 personnes
3
Répartir l'espace des stands
2 personnes
4
Envoyer les conditions de participation
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver le catering
2 personnes
11
Confirmer les exposants
2 personnes
12
Établir le programme
2 personnes
13
Confirmer les intervenants
2 personnes
14
Créer le plan
15
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Vérifier la liste des participants
2 personnes
18
Envoyer l’e-mail de confirmation
19
Rassembler les logos et fichiers
2 personnes
20
Concevoir les panneaux du salon
2 personnes
21
Imprimer les panneaux et les badges
2 personnes
22
Envoyer les informations aux participants
23
Vérifier la commande traiteur
24
Tester la technique
2 personnes
25
Rassembler le matériel
3 personnes
26
Faire les courses
2 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
29
Préparer le matériel du stand
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Monter les cloisons de stand
4 personnes
32
Accrocher les panneaux du stand
3 personnes
33
Installer les brochures et les cartes de visite
3 personnes
34
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
35
Installer la signalisation
2 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Préparer la liste d’inscription
2 personnes
38
Effectuer le dernier contrôle technique
2 personnes

Événement

39
Accueillir les exposants
3 personnes
40
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
41
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
2 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Soutenir les exposants
2 personnes
45
Animer les présentations
2 personnes
46
Distribuer les amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
49
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
50
Réapprovisionner les brochures
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
53
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

54
Rassembler les produits du stand en toute sécurité
4 personnes
55
Démonter les parois du stand
4 personnes
56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Trier les déchets
3 personnes
59
Vider l’espace de présentation
3 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Retirer la décoration
2 personnes
62
Ranger le matériel technique
2 personnes
63
Rassembler les objets trouvés
64
Rapporter le matériel
2 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Ranger les restes
2 personnes
67
Envoyer les remerciements aux participants
68
Envoyer les remerciements aux visiteurs
69
Classer les factures et les reçus
70
Renvoyer le matériel inutilisé
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 12
Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 12
Panneaux de standqté 24
Portants à vêtementsqté 4
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 16
Clés USBqté 4
Glacièresqté 6
Rallonges à enrouleurqté 4
Cliques de présentationqté 2

Inscription

Bureaux d’inscriptionqté 2
Supports de badges nominatifsqté 150
Cordons pour badgesqté 150
Presse-papiersqté 4
Stylos de comptoirqté 20
Formulaires visiteursqté 200
Braceletsqté 150

Promotion

Bannières d'entrepriseqté 12
Plans du salonqté 150
Brochures du programmeqté 150
Porte-cartes de visiteqté 24
Stylos pour les visiteursqté 200
Blocs-notesqté 150
Sacs promotionnelsqté 150

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Plantesqté 16
Chemins de tableqté 24
Décorations de tableqté 24
Panneaux indicateursqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Plats de maintien au chaudqté 4
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons de nettoyageqté 24

Sécurité

Passe-câblesqté 16
Panneaux d'avertissementqté 6

Courses

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour recruter les entreprises, envoyer les conditions de participation et traiter les réponses.
Demandez les informations des exposants dans un seul formulaire : coordonnées, logo, besoins techniques et contraintes alimentaires. Fixez une date limite située 3 à 4 semaines avant le salon pour éviter les changements de dernière minute.
Attribuez les numéros de stand uniquement après avoir reçu les confirmations définitives. Envoyez ensuite le plan, le numéro attribué et les horaires d’installation dans un même message, idéalement 10 jours avant l’événement.
Ne laissez pas les badges et la signalétique pour la veille. Vérifiez les noms, fonctions, logos et fichiers d’impression au moins 7 jours à l’avance, puis préparez un stock de badges vierges et de cordons pour les corrections sur place.
Testez la technique dans la configuration réelle : ordinateurs portables, projecteurs, écrans, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Faites ce contrôle la veille ou au minimum 2 heures avant l’ouverture, car les adaptateurs et les câbles manquants sont souvent repérés trop tard.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’exportation ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour un salon réunissant plusieurs entreprises. Ce délai permet de confirmer le lieu, traiter les inscriptions, réserver le traiteur et finaliser les supports imprimés.
Quand faut-il envoyer les invitations aux exposants ?: Envoyez les premières invitations 6 à 8 semaines avant le salon. Fixez la clôture des inscriptions environ 3 semaines avant l’événement afin de pouvoir confirmer les exposants et attribuer les stands.
Quand préparer les badges et le plan des stands ?: Finalisez le plan après la confirmation des exposants, généralement 2 à 3 semaines avant le salon. Faites imprimer les badges et les panneaux au moins 7 jours avant l’ouverture pour garder du temps en cas de correction.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de l’exportation ?: Contrôlez la commande du traiteur, les besoins alimentaires, les badges, les supports de stand et tout le matériel technique. Faites un test complet au moins 2 heures avant l’arrivée du public, avec les rallonges, multiprises, projecteurs et microphones branchés.

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