Que faut-il prévoir pour un salon de l’exportation ?
Pour un salon de l’exportation, les achats ne se limitent pas aux stands et aux tables. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, les badges, la vaisselle du traiteur et le matériel nécessaire aux présentations. Cette liste regroupe les éléments à acheter ou à emprunter, afin d’éviter les oublis de dernière minute. Comptez les exposants, les intervenants et les visiteurs attendus avant de confirmer les quantités.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Comptoirs du salonqté 12
- Tablesqté 24
- Chaisesqté 80
- Tables hautesqté 12
- Panneaux de standqté 24
- Portants à vêtementsqté 4
- Porte-manteauxqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 150
- Assiettesqté 150
- Fourchettesqté 150
- Couteauxqté 150
- Cuillèresqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 3
- Projecteursqté 2
- Écrans de projectionqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Microphonesqté 2
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 16
- Clés USBqté 4
- Glacièresqté 6
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Cliques de présentationqté 2
Inscription
- Bureaux d’inscriptionqté 2
- Supports de badges nominatifsqté 150
- Cordons pour badgesqté 150
- Presse-papiersqté 4
- Stylos de comptoirqté 20
- Formulaires visiteursqté 200
- Braceletsqté 150
Promotion
- Bannières d'entrepriseqté 12
- Plans du salonqté 150
- Brochures du programmeqté 150
- Porte-cartes de visiteqté 24
- Stylos pour les visiteursqté 200
- Blocs-notesqté 150
- Sacs promotionnelsqté 150
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Plantesqté 16
- Chemins de tableqté 24
- Décorations de tableqté 24
- Panneaux indicateursqté 20
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 8
- Lampes LEDqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 8
- Plats de maintien au chaudqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Tapis rafraîchissantsqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Aspirateursqté 2
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 12
- Chiffons de nettoyageqté 24
Sécurité
- Passe-câblesqté 16
- Panneaux d'avertissementqté 6
Courses
- Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Assortiment de thé - 6 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 3 kilos
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Mini sandwiches au fromage - 120 pièces
- Mini-sandwichs au jambon - 120 pièces
- Mini-sandwichs au poulet - 100 pièces
- Mini sandwiches au houmous - 80 pièces
- Mini-sandwichs vegan - 80 pièces
- Mini quiches - 120 pièces
- Brochettes de légumes - 100 pièces
- Wraps garnis - 100 pièces
- Dés de fromage - 3 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 5 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Noix salées - 4 kilos
- Olives - 3 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Sauce salsa - 6 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Beurre - 2 kilo
- Petits pains sans gluten - 30 pièces
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Autocollants allergènes - 2 sets
- Filtres à café - 2 boîtes
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Cure-dents en bois - 500 pièces
- Serviettes - 1000 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Barquettes snacks en papier - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Gants en plastique - 4 boîtes
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 2 boîtes
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 12 bouteilles
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Essuie-tout - 12 paquets
- Pansements - 2 boîtes
- Piles AA - 24 pièces
- Piles AAA - 24 pièces
- Ruban adhésif - 12 rouleaux
- Ruban adhésif double face - 8 rouleaux
- Serre-câbles - 200 pièces
- Colliers de serrage réutilisables - 100 pièces
- Ruban adhésif en papier - 12 rouleaux
- Marqueurs - 24 pièces
- Étiquettes - 6 paquets
- Papier d'impression - 5 paquets
Conseils
- Prévoyez un comptoir, des panneaux de stand et au moins une table par exposant, puis ajoutez quelques tables et chaises pour l’accueil et les échanges.
- Préparez les badges nominatifs au moins 3 jours avant l’ouverture. Gardez 10 à 15 % de supports, cordons et porte-badges supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les erreurs.
- Pour les présentations, testez chaque ordinateur portable, projecteur, écran, microphone et haut-parleur la veille. Prévoyez une rallonge et une multiprise par zone technique, ainsi qu’une rallonge à enrouleur en réserve.
- Comptez la vaisselle sur la base du nombre de personnes présentes au moment du catering, avec environ 1,5 verre, tasse et assiette par personne si le service dure plusieurs heures.
- Installez le bureau d’inscription avec des presse-papiers et des stylos de comptoir avant l’arrivée du premier participant. Gardez au moins 2 stylos supplémentaires par poste d’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de badges faut-il préparer pour un salon de l’exportation ?
- Préparez un badge par participant confirmé, exposant, intervenant et membre de l’équipe. Ajoutez une réserve de 10 à 15 % pour les inscriptions tardives et les corrections de dernière minute.
- Quand faut-il acheter ou réserver le matériel du salon ?
- Réservez le mobilier, le matériel technique et le catering au moins 3 à 4 semaines avant le salon. Les fournitures imprimées, comme les panneaux et les badges, doivent être finalisées au moins 5 jours avant l’événement.
- Combien de rallonges et multiprises prévoir pour les stands ?
- Prévoyez au minimum une rallonge et une multiprise par stand équipé d’ordinateurs ou d’écrans. Ajoutez 10 % de matériel électrique de secours et testez toutes les prises la veille.
- Quelle quantité de vaisselle prévoir pour le catering ?
- Comptez une tasse, un verre et une assiette par personne et par service, puis ajoutez environ 50 % de réserve si les invités restent plusieurs heures. Prévoyez aussi suffisamment de fourchettes, couteaux et cuillères pour chaque séquence du repas.
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