Checklist pour organiser un salon de l’emploi communal

Un salon de l’emploi communal demande un suivi précis des exposants, des visiteurs et de la logistique. Commencez par confirmer la date et la salle, puis structurez les inscriptions, les stands et le programme. Les dernières semaines servent surtout à récupérer les informations manquantes, tester la technique et préparer l’accueil. Cette checklist rassemble les étapes à suivre pour arriver au jour J avec des stands attribués, des badges prêts et une équipe qui sait quoi faire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Réserver la salle et le comptoir d'accueil
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Publier la page des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer les confirmations d'inscription
Recueillir les besoins alimentaires
Demander les informations des exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
Créer le plan du stand des exposants
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Planifier les ateliers
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
Recevoir les présentations
Tester la technique
2 personnes
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes des visiteurs
Imprimer le matériel d’information
2 personnes
Envoyer la lettre aux exposants
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les boissons et les produits réfrigérés
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Préparer les packs exposants
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Brancher l’ordinateur portable et le projecteur
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
Effectuer les dernières vérifications des stands
2 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer les ateliers
2 personnes
Lancer les présentations
Assurer le support technique des présentations
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Ravitaillement en matériel d’information
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes

Suivi

Aider les exposants à démonter
4 personnes
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Archiver la liste de présence
Transmettre les demandes de contact
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureau d’information
Tables des exposantsqté 40
Tables pour les visiteursqté 8
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 10
Panneaux de standqté 40
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 5
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Chargeurs de téléphoneqté 6
Microphone
Haut-parleurs compactsqté 2

Fournitures de bureau

Supports de badges nominatifsqté 350
Cordons pour badgesqté 350
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 60
Marqueursqté 20
Marqueurs permanentsqté 20
Rouleaux de ruban adhésifqté 10
Ruban de masquageqté 8
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Blocs-notesqté 50
Bacs à documentsqté 12
Présentoirsqté 12
Brochures d’informationqté 500
Flyers du programmeqté 400
Panneaux de signalisationqté 20
Plansqté 350
Listes d’inscriptionqté 10
Presse-papiersqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 120
Verres à eauqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettes à gâteauqté 150
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Bacs de rangementqté 12
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Décoration

Drapeaux de la communeqté 4
Porte-drapeauxqté 4
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 4
Chemins de tableqté 16
Plantesqté 12
Badges nominatifsqté 50

Éclairage

Lampes de table LEDqté 12
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons de nettoyageqté 24

Catering

Courses

Conseils

Fixez la liste des exposants avant de publier la page des participants. Demandez à chacun son nom exact, ses besoins en mobilier, ses supports de présentation et le contact présent le jour du salon.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et envoyez une confirmation à chaque visiteur. Prévoyez une liste imprimée à l’accueil, car une partie des participants arrivera sans consulter son inscription sur place.
Attribuez les numéros de stand avant d’imprimer le plan. Gardez quelques emplacements libres pour les changements tardifs et vérifiez que chaque exposant dispose d’une table, d’un panneau et de chaises adaptés.
Demandez les présentations des intervenants suffisamment tôt pour tester chaque fichier sur l’ordinateur et le projecteur. Un essai complet avec microphone, haut-parleurs, câbles HDMI et rallonges évite les réglages improvisés pendant un atelier.
Ne reportez pas le catering et les besoins alimentaires à la dernière semaine. Compilez les réponses des exposants et des inscrits, puis vérifiez le nombre de repas, de boissons et les horaires de livraison avec le prestataire.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’emploi communal ?: Prévoyez au moins 8 semaines pour confirmer la salle, recruter les exposants, ouvrir les inscriptions et construire le programme. Gardez les 10 derniers jours pour les confirmations, l’impression et les tests techniques.
Quand faut-il inviter les exposants à un salon de l’emploi ?: Envoyez les premières invitations environ 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixez une date limite de réponse à 3 ou 4 semaines du salon afin de finaliser le plan des stands et la page des participants.
Quand imprimer les badges et les listes de visiteurs ?: Imprimez les badges nominatifs et les listes 2 à 3 jours avant le salon, après la dernière mise à jour des inscriptions. Préparez aussi quelques badges vierges pour les changements ou inscriptions sur place.
Que faut-il tester avant un salon de l’emploi ?: Faites un test technique complet au plus tard 3 jours avant : ordinateur, projecteur, écran, câbles HDMI, microphone, haut-parleurs et alimentation. Contrôlez également les prises disponibles à chaque zone de stand et à l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.