Jobmesse organisieren: Die praktische Checkliste

Eine Jobmesse braucht mehr als eine Ausstellerliste und ein paar Tische. Du musst früh festlegen, wer teilnimmt, wie Besucher sich anmelden und wie die Stände im Saal angeordnet werden. Später kommen Technikproben, Namensschilder, Besucherlisten und Verpflegung hinzu. Diese Checkliste führt dich durch die Planung in der richtigen Reihenfolge, damit Ausstellerinformationen, Präsentationen und Beschilderung nicht erst am Veranstaltungstag fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Saal und Empfangstresen reservieren
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Teilnehmerseite veröffentlichen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Anmeldebestätigungen versenden
Ernährungswünsche erfassen
Ausstellerinformationen anfordern
2 Personen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Standnummern zuweisen
Ausstellerplan erstellen
2 Personen
Programm erstellen
2 Personen
Workshops planen
2 Personen
Sprecherinformationen sammeln
Präsentationen entgegennehmen
Technik testen
2 Personen
Beschilderung entwerfen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Besucherlisten drucken
Informationsmaterial drucken
2 Personen
Ausstellerbrief versenden
Catering bestellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke und gekühlte Produkte holen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Saalboden kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Ausstellerpakete bereitlegen
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Laptop und Projektor anschließen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller zu den Ständen begleiten
2 Personen
Letzte Standskontrollen durchführen
2 Personen
Türen öffnen
2 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Programm vorstellen
2 Personen
Besucher zu den Ständen leiten
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Workshops betreuen
2 Personen
Präsentationen starten
Präsentationen technisch unterstützen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Informationsmaterial auffüllen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Letzte Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Ausstellern beim Abbau helfen
4 Personen
Standwände abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Anwesenheitsliste archivieren
Kontaktanfragen weiterleiten
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Informationsstand
Aussteller-TischeAnz. 40
BesuchertischeAnz. 8
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 10
StandwändeAnz. 40
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 10

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
Projektor
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 10
USB-SticksAnz. 5
Mobile KartenzahlungsgeräteAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
TelefonladegeräteAnz. 6
Mikrofon
Kompakte LautsprecherAnz. 2

Büromaterial

NamensschildhalterAnz. 350
Bändchen für NamensschilderAnz. 350
KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 60
MarkerAnz. 20
PermanentmarkerAnz. 20
KlebebandrollenAnz. 10
AbdeckbandAnz. 8
ScherenAnz. 8
TackerAnz. 4
NotizblöckeAnz. 50
DokumentenablagenAnz. 12
PräsentationsständerAnz. 12
InformationsbroschürenAnz. 500
ProgrammflyerAnz. 400
WegweiserAnz. 20
PläneAnz. 350
AnmeldelistenAnz. 10
KlemmbretterAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
TeegläserAnz. 120
WassergläserAnz. 150
TellerAnz. 150
GebäckgabelnAnz. 150
KaffeelöffelAnz. 120
ServierplattenAnz. 12
WasserkannenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4

Dekoration

GemeindeflaggenAnz. 4
FahnenhalterAnz. 4
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 4
TischläuferAnz. 16
PflanzenAnz. 12
NamensschilderAnz. 50

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 12
LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

HandfegerAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
PutzlappenAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort zuerst und reserviere neben dem Saal auch den Empfangstresen. Ohne diese beiden Zusagen kannst du Standaufteilung, Besucherkommunikation und Catering nicht verlässlich planen.
Fordere Ausstellerinformationen mit einer festen Frist an, etwa vier Wochen vor der Jobmesse. So bleiben genug Tage für Standnummern, den Ausstellerplan, Namensschilder und das gedruckte Informationsmaterial.
Plane die Anmeldung in zwei Schritten: Erst verschickst du Einladungen, danach bearbeitest du Anmeldungen und sendest Bestätigungen. Erfasse Ernährungswünsche spätestens beim Anmeldeabschluss, damit die Bestellung angepasst werden kann.
Teste Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher nicht erst beim Einlass. Führe mindestens einen vollständigen Techniktest mit den tatsächlich verwendeten Präsentationen durch und prüfe zusätzlich die Verlängerungskabel.
Drucke Besucherlisten, Namensschilder und Informationsmaterial einige Tage vor der Messe und packe Ersatzmaterial ein. Halte dafür Klemmbretter, Kugelschreiber, Marker, Klebeband, Scheren und einen Tacker am Informationsstand bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jobmesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Ausstellerliste. Vier Wochen vor dem Termin sollten Einladungen verschickt und Ausstellerinformationen angefordert sein.
Wann sollte man die Aussteller zu einer Jobmesse einladen?: Lade die ersten Aussteller etwa 8 Wochen vor der Jobmesse ein. Setze für Rückmeldungen eine klare Frist von 3 bis 4 Wochen vor dem Termin, damit Standaufteilung und Ausstellerplan rechtzeitig fertig werden.
Wann muss die Technik für eine Jobmesse getestet werden?: Plane den vollständigen Techniktest spätestens 3 bis 5 Tage vor der Messe. Prüfe dabei Projektor, Leinwand, HDMI-Verbindungen, Mikrofon, Lautsprecher und alle benötigten Verlängerungskabel.
Wie viele Namensschilder braucht man für eine Jobmesse?: Bereite pro angemeldeter Person ein Namensschild vor und lege mindestens 10 Prozent Ersatz zurück. Bei 120 erwarteten Teilnehmern sind das 132 Namensschilder, zusätzlich zu den Schildern für Aussteller und Organisationsteam.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.