Checklist para organizar una feria de empleo municipal

Organizar una feria de empleo municipal exige coordinar a expositores, visitantes, ponentes y proveedores en un mismo día. Esta checklist reúne las tareas y materiales necesarios para avanzar en orden, desde confirmar la sala hasta probar el proyector y preparar las acreditaciones. Los retrasos suelen aparecer al cerrar el plano de puestos, recopilar los datos de cada empresa o confirmar las necesidades dietéticas. Usa el plan completo para controlar cada responsable y llegar al montaje con todo decidido.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Reservar la sala y el mostrador de recepción
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Publicar la página de participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Enviar confirmaciones de inscripción
Recoger preferencias dietéticas
Solicitar información a los expositores
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Asignar números de stand
Crear el plano de los expositores
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Programar talleres
2 personas
Recopilar información de los ponentes
Recibir presentaciones
Probar la técnica
2 personas
Diseñar la señalización
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir listas de visitantes
Imprimir material informativo
2 personas
Enviar carta a los expositores
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Recoger bebidas y productos refrigerados
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar el suelo del salón
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Preparar los paquetes de los expositores
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Conectar el portátil y el proyector
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Comprobar los baños

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
2 personas
Realizar las últimas comprobaciones de los puestos
2 personas
Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
3 personas
Dar el discurso de apertura
Guiar talleres
2 personas
Iniciar presentaciones
Dar soporte técnico a las presentaciones
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Reponer el material informativo
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Acompañar a los últimos visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Ayudar a los expositores a desmontar
4 personas
Desmontar los paneles del stand
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la señalización
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Archivar la lista de asistencia
Reenviar solicitudes de contacto
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar fotos y documentos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Punto de información
Mesas de expositorescant. 40
Mesas para visitantescant. 8
Sillascant. 120
Mesas altascant. 10
Paredes para standscant. 40
Percheroscant. 4
Papeleracant. 10

Equipo

Portátilescant. 3
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 10
Memorias USBcant. 5
Datáfonos móvilescant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Cargadores de teléfonocant. 6
Micrófono
Altavoces compactoscant. 2

Material de oficina

Portanombrescant. 350
Cordones para acreditacionescant. 350
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 60
Rotuladores fosforescentescant. 20
Rotuladores permanentescant. 20
Rollos de cinta adhesivacant. 10
Cinta de pintorcant. 8
Tijerascant. 8
Grapadorascant. 4
Bloc de notascant. 50
Bandejas para documentoscant. 12
Soportes de presentacióncant. 12
Folletos informativoscant. 500
Folletos del programacant. 400
Carteles de señalizacióncant. 20
Planoscant. 350
Listas de inscripcióncant. 10
Portapapelescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos de técant. 120
Vasos para aguacant. 150
Platoscant. 150
Tenedores de postrecant. 150
Cucharillas de cafécant. 120
Bandejas para servircant. 12
Jarras de aguacant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4

Decoración

Banderas del municipiocant. 4
Soportes para banderascant. 4
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 4
Manteles runnerscant. 16
Plantascant. 12
Tarjetas de nombrecant. 50

Iluminación

Lámparas de mesa LEDcant. 12
Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Limpieza

Escobas de manocant. 3
Recogedores de basuracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de limpiezacant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la sala y el mostrador de recepción antes de invitar a los expositores. Sin esa confirmación no podrás publicar correctamente la página de participantes ni asignar puestos.
Pide a cada expositor sus datos, necesidades técnicas y preferencias con suficiente antelación; después asigna los números de stand y comprueba que el plano deja espacio para circular.
No dejes el programa para la última semana: fija los talleres, recopila la información de los ponentes y recibe sus presentaciones antes de hacer la prueba técnica.
Prepara las acreditaciones, las listas de visitantes y el material informativo en papel con varios días de margen. Lleva también portapapeles y bolígrafos para resolver cambios durante la recepción.
Haz una prueba completa de portátiles, proyector, pantalla, micrófono, altavoces y cables antes de la apertura. Reserva cargadores, regletas y alargadores para los puntos donde realmente se usarán.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que invitar a los expositores de una feria de empleo municipal?: Invítalos cuando la fecha y la ubicación estén confirmadas, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Así tendrás tiempo para recibir sus datos, cerrar el plano de puestos y publicar la información de participantes.
¿Cuándo se debe cerrar el plano de stands?: Procura cerrarlo al menos 2 semanas antes de la feria. Ese plazo permite comunicar los números a los expositores, diseñar la señalización y detectar problemas de espacio o circulación.
¿Cuándo hay que probar la técnica de la feria de empleo?: Haz una prueba completa entre 1 y 3 días antes, y vuelve a revisar las conexiones al montar la sala. Comprueba especialmente el proyector, la pantalla, el micrófono, los altavoces, los cables HDMI y los alargadores.
¿Cuándo se pide el catering para una feria de empleo municipal?: Pídelo cuando conozcas el número aproximado de inscritos y hayas recogido las preferencias dietéticas, normalmente entre 7 y 10 días antes. Confirma el número final con el proveedor 2 o 3 días antes del evento.

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