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Checklist pour organiser un Salon de l’électronique

Un Salon de l’électronique demande une coordination précise entre exposants, visiteurs et équipes techniques. Cette checklist regroupe 72 tâches et 58 fournitures, de la réservation du lieu au démontage. Commencez par fixer la date, vérifier les autorisations et confirmer les besoins électriques et Internet. Gardez ensuite un calendrier de suivi pour les inscriptions, le plan des stands, le programme et les horaires de montage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Créer le plan du salon

    2 personnes

  • Recruter des exposants

    3 personnes

  • Enregistrer les exposants

    2 personnes

  • Envoyer les conditions des exposants

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    3 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Réserver le catering

    2 personnes

  • Vérifier la capacité électrique

    2 personnes

  • Réserver le wifi et l’accès Internet

  • Réserver la sécurité

  • Réserver le service de nettoyage

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Envoyer le plan aux exposants

    2 personnes

  • Confirmer les horaires de montage

    2 personnes

  • Publier le programme

    2 personnes

  • Concevoir la signalétique

    2 personnes

  • Préparer les badges

    2 personnes

  • Imprimer la liste d'inscription

  • Rassembler les présentations

    2 personnes

  • Vérifier les exigences techniques

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

  • Étiqueter le matériel

    2 personnes

  • Tester la caisse et les terminaux de paiement

    2 personnes

  • Tester le matériel de présentation

    2 personnes

  • Vérifier les sorties de secours

    2 personnes

Événement

  • Informer les exposants

    3 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier les points d'alimentation

    2 personnes

  • Tester le Wifi

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Aménager les stands des exposants

    8 personnes

  • Aménager l’espace de présentation

    3 personnes

  • Installer le comptoir d'enregistrement

    2 personnes

  • Monter la table de catering

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Installer la signalisation

    2 personnes

  • Préparer les badges et les bracelets

    2 personnes

  • Effectuer le contrôle technique final

    2 personnes

  • Accueillir les exposants

    4 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    4 personnes

  • Contrôler l’accès

    2 personnes

  • Informer les visiteurs

    3 personnes

  • Animer les présentations

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Évacuer les déchets du traiteur

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Enregistrer les incidents

  • Accompagner la sortie des exposants

    3 personnes

  • Accompagner les visiteurs vers la sortie

    2 personnes

Suivi

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Éteindre les appareils électroniques en toute sécurité

    3 personnes

  • Démontage des stands des exposants

    8 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    5 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Retirer la signalétique

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Vérifier les factures des exposants

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement

    2 personnes

  • Recueillir les retours des visiteurs

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables de standqté 30
  • Chaisesqté 100
  • Tabourets de barqté 12
  • Comptoir d'inscriptionqté 2
  • Tables hautesqté 4
  • Poubellesqté 12
  • Portants à vêtementsqté 4
  • Bacs de rangementqté 20

Équipement

  • Projecteurqté 2
  • Écran de projectionqté 2
  • Ordinateurs portablesqté 3
  • Terminaux de paiementqté 3
  • Points d’accès Wi‑Fiqté 3
  • Rallongesqté 25
  • Multiprisesqté 30
  • Chargeurs USBqté 10
  • Clés USBqté 10
  • Câbles HDMIqté 10
  • Câbles DisplayPortqté 6
  • Câbles Ethernetqté 12
  • Goulottes de câblesqté 20
  • Serre-câblesqté 200
  • Rallonges à enrouleurqté 6
  • Boîtes à outilsqté 4
  • Mètres rubansqté 4
  • Visseuses sans filqté 3
  • Piles de rechangeqté 40
  • Lampes de pocheqté 6
  • Talkies-walkiesqté 8
  • Casquesqté 4

Éclairage

  • Projecteurs de chantier LEDqté 8
  • Pieds d’éclairageqté 6
  • Lampes de nuitqté 4

Décoration

  • Bannières du salonqté 8
  • Bannières enroulablesqté 10
  • Nappesqté 30
  • Toiles de fond de scèneqté 2
  • Panneaux indicateursqté 20
  • Panneaux numérotés des standsqté 40
  • Porte-nomsqté 120
  • Chevalets de tableqté 40
  • Bandes adhésivesqté 10
  • Ruban gafferqté 12

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 100
  • Verresqté 150
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Plateaux de serviceqté 20
  • Pinces de serviceqté 12

Cuisine

  • Machines à caféqté 4
  • Bouilloiresqté 3
  • Thermosqté 8
  • Glacièresqté 6
  • Bacs à glaceqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 4
  • Sacs isothermesqté 10

Catering

  • Courses

Conseils

  • Vérifiez la capacité électrique du lieu au moins 4 semaines avant l’ouverture. Demandez la puissance disponible par zone et prévoyez les rallonges, multiprises et goulottes de câbles adaptées.
  • Envoyez le plan des stands aux exposants au moins 10 jours avant le salon. Indiquez l’emplacement des tables, les accès Wi-Fi, les horaires de montage et les contraintes techniques.
  • Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps d’imprimer la liste des inscrits, préparer les badges et relancer les personnes dont les informations manquent.
  • Rassemblez les présentations et testez chaque ordinateur, projecteur, écran et câble HDMI ou DisplayPort au plus tard la veille. Gardez une clé USB de secours et des piles de rechange au point d’accueil.
  • Confirmez le catering, le nettoyage et la sécurité au moins 14 jours avant le salon. Recueillez les besoins alimentaires avant de transmettre le nombre final de participants au prestataire.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Salon de l’électronique ?
Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, recruter les exposants, vérifier les autorisations, organiser la technique et confirmer le catering.
Quand faut-il envoyer les conditions aux exposants ?
Envoyez-les dès leur inscription confirmée, puis au plus tard 4 semaines avant le salon. Renvoyez le plan, les horaires de montage et les exigences techniques 10 jours avant l’événement.
Quand vérifier la capacité électrique et le Wi-Fi ?
Faites cette vérification au moins 4 semaines avant l’ouverture. Les besoins en projecteurs, ordinateurs, terminaux de paiement et points d’accès Wi-Fi doivent être connus avant de finaliser le plan.
Quand préparer les badges et la liste d’inscription ?
Clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement, puis imprimez les badges et la liste 2 à 3 jours avant. Gardez une version modifiable pour les arrivées de dernière minute.

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