Checkliste für die Elektronikmesse

Eine Elektronikmesse steht und fällt mit sauberer Planung von Ausstellern, Technik und Stromversorgung. Lege zuerst Datum, Ort und Messeplan fest, bevor du Einladungen und Ausstellerbedingungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Catering, Genehmigungen und die technische Prüfung jedes Standes. Plane die letzten Tage nicht für Grundsatzentscheidungen ein: Lageplan, Badges, Präsentationen, Beschilderung und Aufbauzeiten müssen dann bereits bestätigt sein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Messeplan erstellen
2 Personen
Aussteller werben
3 Personen
Aussteller erfassen
2 Personen
Ausstellerbedingungen versenden
2 Personen
Einladungen verschicken
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
2 Personen
Stromkapazität prüfen
2 Personen
WLAN und Internet reservieren
Sicherheit buchen
Reinigung buchen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Lageplan an die Aussteller senden
2 Personen
Aufbauzeiten bestätigen
2 Personen
Programm veröffentlichen
2 Personen
Beschilderung entwerfen
2 Personen
Badges vorbereiten
2 Personen
Registrierungsliste drucken
Präsentationen sammeln
2 Personen
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Materialien beschriften
2 Personen
Kasse und Zahlungsgeräte testen
2 Personen
Präsentationstechnik testen
2 Personen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen

Event

Aussteller anweisen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
WLAN testen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Ausstellerstände einrichten
8 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Catering-Tisch aufbauen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Namensschilder und Armbänder bereitlegen
2 Personen
Technische Endkontrolle durchführen
2 Personen
Aussteller empfangen
4 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Zugang kontrollieren
2 Personen
Besucher informieren
3 Personen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Cateringabfall entfernen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Zwischenfälle dokumentieren
Abbau der Aussteller begleiten
3 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Elektronik sicher ausschalten
3 Personen
Messestände abbauen
8 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Ausstellerrechnungen überprüfen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Besucherfeedback sammeln
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessetischeAnz. 30
StühleAnz. 100
BarhockerAnz. 12
RegistrierungsthekeAnz. 2
BarhockertischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopsAnz. 3
KartenterminalsAnz. 3
WLAN-HotspotsAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 25
VerlängerungskabelAnz. 30
USB-LadegeräteAnz. 10
USB-SticksAnz. 10
HDMI-KabelAnz. 10
DisplayPort-KabelAnz. 6
EthernetkabelAnz. 12
KabelkanäleAnz. 20
KabelbinderAnz. 200
KabeltrommelnAnz. 6
WerkzeugkofferAnz. 4
MessbänderAnz. 4
AkkuschrauberAnz. 3
ErsatzbatterienAnz. 40
TaschenlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 8
HeadsetsAnz. 4

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichtstativeAnz. 6
NachtlampenAnz. 4

Dekoration

MessebannerAnz. 8
Roll-Up-BannerAnz. 10
TischdeckenAnz. 30
BühnenhintergrundstoffeAnz. 2
WegweiserAnz. 20
StandnummernschilderAnz. 40
NamensschildhalterAnz. 120
TischaufstellerAnz. 40
KlebestreifenAnz. 10
Gaffer TapeAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 150
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KühltaschenAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe die Stromkapazität nicht erst beim Aufbau. Lass dir für jeden Aussteller die benötigte Leistung und besondere Anschlüsse spätestens zwei bis drei Wochen vorher bestätigen.
Sammle technische Anforderungen zusammen mit der Anmeldung. Für Präsentationen solltest du Dateiformat, Laptop, Projektor, Leinwand sowie HDMI- und DisplayPort-Kabel mindestens sieben Tage vor der Messe testen.
Schicke den Lageplan und die Aufbauzeiten mindestens eine Woche vorher an alle Aussteller. So lassen sich Standflächen, Zufahrt, Tische und zusätzliche Stühle vor dem Aufbau korrigieren.
Plane die Registrierung mit einer gedruckten Liste und vorbereiteten Badges. Lege zusätzlich Kartenterminals, USB-Ladegeräte und Ersatzbatterien bereit, damit kleine Technikprobleme nicht am Empfang warten.
Kabel werden auf einer Messe schnell zur Stolperfalle. Führe Verlängerungskabel, Kabeltrommeln, Ethernetkabel, Kabelkanäle, Kabelbinder und einen Werkzeugkoffer in einer eigenen Aufbaukiste und prüfe sie vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Elektronikmesse organisieren?: Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort, Messeplan und Ausstellerwerbung. Strom, WLAN, Sicherheit, Reinigung und Catering sollten spätestens vier Wochen vor dem Termin reserviert sein.
Wann sollte man die Aussteller für eine Elektronikmesse anschreiben?: Verschicke die Einladungen etwa acht Wochen vor der Messe. Setze für Anmeldungen, Ernährungswünsche und technische Anforderungen eine feste Frist von drei bis vier Wochen vor dem Veranstaltungstag.
Wie viel Technik braucht man für eine Elektronikmesse?: Plane pro Präsentationsbereich mindestens einen Laptop, einen Projektor, eine Leinwand und passende HDMI- oder DisplayPort-Kabel ein. Halte zusätzlich mindestens zwei Ersatzkabel, USB-Ladegeräte und Ersatzbatterien bereit.
Wann müssen Aufbauzeiten und Lageplan feststehen?: Bestätige beides spätestens sieben Tage vor der Messe und sende die Informationen an alle Aussteller. Am Vortag sollten nur noch kleine Anpassungen erfolgen, nicht mehr die gesamte Standplanung.

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