Checklist para organizar una feria de electrónica
Una feria de electrónica necesita más que mesas y expositores confirmados. Hay que cerrar pronto el plano, la capacidad eléctrica, la conexión wifi, los permisos y los horarios de montaje para evitar problemas el día del evento. Esta checklist reúne el trabajo de organización, desde elegir fecha y lugar hasta preparar acreditaciones, registro, señalización y requisitos técnicos. También te ayuda a coordinar catering, seguridad, limpieza y materiales de apoyo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Crear plano de la feria
2 personas
Captar expositores
3 personas
Registrar expositores
2 personas
Enviar las condiciones para expositores
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
2 personas
Comprobar la capacidad eléctrica
2 personas
Reservar wifi e internet
Reservar seguridad
Reservar limpieza
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Enviar el plano a los expositores
2 personas
Confirmar los tiempos de montaje
2 personas
Publicar el programa
2 personas
Diseñar la señalización
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir la lista de registro
Recopilar las presentaciones
2 personas
Comprobar los requisitos técnicos
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Etiquetar los materiales
2 personas
Probar la caja registradora y los dispositivos de pago
2 personas
Probar el equipo de presentación
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Evento
Instruir a los expositores
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Probar el wifi
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar los stands de los expositores
8 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Preparar las acreditaciones y pulseras
2 personas
Realizar la revisión técnica final
2 personas
Recibir a los expositores
4 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Controlar el acceso
2 personas
Informar a los visitantes
3 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Retirar los residuos del catering
2 personas
Comprobar los baños
Registrar incidentes
Acompañar la salida de los expositores
3 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Apagar la electrónica de forma segura
3 personas
Desmontar los stands de los expositores
8 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la señalización
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Comprobar las facturas de los expositores
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Recopilar comentarios de los visitantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de feriacant. 30
- Sillascant. 100
- Taburetes de barcant. 12
- Mostrador de registrocant. 2
- Mesas altas con taburetescant. 4
- Papeleracant. 12
- Percheroscant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 20
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Portátilescant. 3
- Terminales de pagocant. 3
- Puntos de acceso wificant. 3
- Cables alargadorescant. 25
- Regletascant. 30
- Cargadores USBcant. 10
- Memorias USBcant. 10
- Cables HDMIcant. 10
- Cables DisplayPortcant. 6
- Cables Ethernetcant. 12
- Canaletas para cablescant. 20
- Bridascant. 200
- Enrollacablescant. 6
- Maletines de herramientascant. 4
- Cintas métricascant. 4
- Atornilladores a bateríacant. 3
- Baterías de repuestocant. 40
- Linternascant. 6
- Walkie-talkiescant. 8
- Auriculares con micrófonocant. 4
Iluminación
- Focos LED de obracant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 6
- Lámparas nocturnascant. 4
Decoración
- Banners de la feriacant. 8
- Banners enrollablescant. 10
- Mantelescant. 30
- Telones de fondo del escenariocant. 2
- Carteles direccionalescant. 20
- Carteles con número de standcant. 40
- Portatarjetas de nombrecant. 120
- Soportes para mesacant. 40
- Tiras adhesivascant. 10
- Cinta gaffercant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 4
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Bolsas isotérmicascant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el plano antes de enviar las condiciones a los expositores. Reserva espacio para mesas de feria, circulación, registro, presentaciones y cajas de almacenamiento; después envíalo junto con los horarios de montaje.
- Comprueba la instalación eléctrica con suficiente antelación, no solo el número de enchufes. Calcula las necesidades de proyectores, portátiles, terminales de pago, puntos wifi y cargadores, y prepara regletas, alargadores, canaletas y enrollacables.
- Fija una fecha límite para registrar expositores y recoger sus preferencias dietéticas. Con esos datos podrás reservar el catering con una cantidad realista y publicar un programa que no tenga cambios de última hora.
- Haz una prueba técnica antes de abrir las puertas: presenta el contenido con los portátiles, el proyector, la pantalla y los cables HDMI o DisplayPort que se utilizarán. Guarda las presentaciones en una memoria USB y deja adaptadores, baterías y herramientas en un punto identificado.
- Prepara el registro el día anterior, con acreditaciones impresas, lista de registro, mostrador, señalización y walkie-talkies para el equipo. Confirma también cuándo entran limpieza, seguridad y expositores, porque estos servicios suelen fallar cuando solo se revisan el día del evento.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de electrónica?
- Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, captar expositores, comprobar permisos y contratar seguridad, limpieza, catering e internet. Deja la última semana para confirmar el plano, el programa y los requisitos técnicos.
- ¿Qué hay que comprobar antes del montaje de una feria de electrónica?
- Comprueba la capacidad eléctrica, la cobertura wifi, los horarios de acceso y todos los equipos de presentación y pago. Haz una revisión técnica completa entre 24 y 48 horas antes, incluidos cables, regletas, baterías y copias de las presentaciones.
- ¿Cuándo se debe enviar el plano a los expositores?
- Envíalo entre 7 y 10 días antes, cuando las inscripciones estén suficientemente cerradas. Así cada expositor conoce la ubicación de su mesa y puede preparar el montaje, los cables y el material que necesita.
- ¿Qué materiales se olvidan con más frecuencia en una feria de electrónica?
- Suelen faltar cables de repuesto, regletas, alargadores, adaptadores de vídeo, cargadores USB y baterías. Prepara al menos un kit técnico común y revisa su contenido el día anterior, junto con memorias USB, bridas, cinta métrica y un maletín de herramientas.
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