Checklist para organizar una feria de acuarios

Una feria de acuarios combina expositores, visitantes y animales vivos, así que el orden de preparación cuenta. Primero confirma el lugar, la fecha y los participantes; después distribuye los puestos y resuelve electricidad, residuos, aparcamiento y catering. Durante los días previos tendrás que revisar acuarios, preparar el agua, etiquetar materiales y cerrar el registro. Esta checklist reúne las 76 tareas y los 39 artículos del plan para que no dejes lo delicado para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha de la feria
Captar expositores
2 personas
Registrar expositores
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar evento en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Reservar puntos de electricidad
Reservar recogida de residuos
Pedir el catering
Encargar material impreso
Hacer el plano
2 personas
Enviar las instrucciones a los expositores
Cerrar el registro de visitantes
Imprimir la lista de participantes
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los acuarios
2 personas
Preparar el agua del acuario
3 personas
Etiquetar cajas y materiales
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Imprimir los carteles informativos
Preparar los peces para el transporte
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar las estanterías del acuario
4 personas
Colocar acuarios
5 personas
Conectar filtros
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
Descargar los materiales del stand
6 personas
Dejar que los animales se aclimaten con calma
3 personas
Colocar etiquetas en los acuarios
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar la restauración
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Despejar las rutas de paso
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Asistir a los expositores
2 personas
Comprobar las condiciones del acuario
2 personas
Medir los valores del agua
2 personas
Guiar la demostración
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar los peces de vez en cuando
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cerrar las transacciones de venta
2 personas

Seguimiento

Empaquetar a los animales de forma segura
4 personas
Dejar que los expositores descarguen
4 personas
Vaciar acuarios
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Limpiar los suministros para acuario
3 personas
Gestionar las facturas de los expositores
Registrar objetos perdidos
Responder a los mensajes de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 40
Soportes para acuariocant. 12
Mostrador de registro

Suministros para acuario

Acuarioscant. 24
Filtros de acuariocant. 24
Calentadores de acuariocant. 12
Iluminación del acuariocant. 24
Bombas de airecant. 12
Piedras difusorascant. 24
Redes de recogidacant. 12
Cubos de aguacant. 12
Bidones de aguacant. 12
Pruebas de aguacant. 4
Acondicionador de aguacant. 4
Grava de acuariocant. 12
Lámina de fondocant. 12

Equipo

Cables alargadorescant. 16
Regletascant. 16
Neveras portátilescant. 4
Terminales de pagocant. 2
Cajas registradorascant. 2
Carretillas de manocant. 2
Básculascant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Jarrascant. 6

Decoración

Banners de la feriacant. 4
Carteles de standcant. 24
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 40

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 2
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la inscripción de expositores antes de preparar el plano. Necesitas saber cuántos participan y qué espacio requiere cada puesto antes de asignar mesas, soportes y puntos de electricidad.
Reserva la electricidad y la recogida de residuos con antelación, no el día del montaje. Los filtros, calentadores, bombas de aire e iluminación pueden necesitar varios puntos y cables alargadores.
Prepara el agua y comprueba cada acuario antes de transportar los peces. Haz las pruebas de agua con tiempo suficiente para corregir valores y deja listos los bidones, cubos, acondicionador y redes.
Envía a los expositores un único documento con horarios, plano, instrucciones de montaje, aparcamiento y puntos eléctricos. Mandarlo al menos 7 días antes reduce consultas y evita llegadas desordenadas.
Cierra el registro de visitantes e imprime la lista de participantes antes del montaje. Prepara también la mesa de registro, los carteles informativos, los terminales de pago y las cajas registradoras para no buscarlos durante la apertura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de acuarios?: Empieza a reservar el lugar y fijar la fecha al menos 8 semanas antes. La captación y el registro de expositores deberían quedar cerrados varios días antes de elaborar el plano definitivo.
¿Cuándo hay que preparar el agua de los acuarios?: Prepara el agua y revisa los acuarios antes del día de transporte de los peces. Haz una primera comprobación con tiempo para corregir los parámetros y repite la prueba el día del montaje.
¿Cuándo enviar las instrucciones a los expositores?: Envíalas al menos 7 días antes de la feria, cuando ya estén confirmados los puestos. Incluye el plano, el horario de llegada, el aparcamiento, la electricidad y las instrucciones de montaje.
¿Qué hay que cerrar el día anterior a la feria?: El día anterior deben estar cerrados el registro de visitantes, la lista de participantes y la preparación de la mesa de registro. También conviene tener etiquetados los materiales y listos los carteles, el material impreso y los equipos de cobro.

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