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Aquaristikmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Aquaristikmesse braucht mehr als reservierte Standflächen und eingeladene Aussteller. Du musst Wasser, Technik, Fischtransport, Strom, Besucherregistrierung und Abfallentsorgung zeitlich aufeinander abstimmen. Plane die Messe in Phasen: Termin und Ort zuerst, Aussteller und Infrastruktur danach, Aufbau und Tierkontrolle unmittelbar vor der Öffnung. Die Checkliste mit 76 Aufgaben und 39 benötigten Dingen hilft dir dabei, fehlende Anschlüsse, unbeschriftete Kisten und ungeklärte Parkinformationen rechtzeitig zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Messetermin festlegen

  • Aussteller werben

    2 Personen

  • Aussteller anmelden

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Event veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Stromanschlüsse reservieren

  • Abfallentsorgung reservieren

  • Catering bestellen

  • Drucksachen bestellen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Ausstelleranweisungen versenden

  • Besucherregistrierung schließen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Aquarien überprüfen

    2 Personen

  • Aquarienwasser vorbereiten

    3 Personen

  • Kisten und Materialien beschriften

    2 Personen

  • Registrierungstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Infotafeln drucken

  • Fische transportbereit machen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Stromversorgung überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Aquariumgestelle aufstellen

    4 Personen

  • Aquarien aufstellen

    5 Personen

  • Filter anschließen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zu den Ständen begleiten

    3 Personen

  • Standmaterialien ausladen

    6 Personen

  • Tiere ruhig akklimatisieren lassen

    3 Personen

  • Etiketten an Aquarien anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Laufwege freimachen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Tickets kontrollieren

    2 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Aussteller betreuen

    2 Personen

  • Aquarienbedingungen überprüfen

    2 Personen

  • Wasserwerte messen

    2 Personen

  • Vorführung begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fische zwischendurch kontrollieren

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Verkaufstransaktionen abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tiere sicher verpacken

    4 Personen

  • Aussteller ausladen lassen

    4 Personen

  • Aquarien leeren

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Aquarienzubehör reinigen

    3 Personen

  • Ausstellerrechnungen bearbeiten

  • Fundgegenstände registrieren

  • Besucheranfragen beantworten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 40
  • AquariengestelleAnz. 12
  • Registrierungstheke

Aquariumzubehör

  • AquarienAnz. 24
  • AquariumfilterAnz. 24
  • AquarienheizerAnz. 12
  • AquarienbeleuchtungAnz. 24
  • LuftpumpenAnz. 12
  • LuftsteineAnz. 24
  • KescherAnz. 12
  • WassereimerAnz. 12
  • WasserkanisterAnz. 12
  • WassertestsAnz. 4
  • WasseraufbereiterAnz. 4
  • AquariumkiesAnz. 12
  • HintergrundfolieAnz. 12

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 16
  • VerlängerungskabelAnz. 16
  • KühlboxenAnz. 4
  • KartenterminalsAnz. 2
  • KassenAnz. 2
  • SackkarrenAnz. 2
  • WaagenAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • KaraffenAnz. 6

Dekoration

  • MessebannerAnz. 4
  • StandbeschilderungAnz. 24
  • WegweiserAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12

Reinigung

  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Messetermin und Veranstaltungsort mindestens 12 bis 16 Wochen vorher fest. Stromanschlüsse, Abfallentsorgung und die Standaufteilung lassen sich erst zuverlässig planen, wenn Raumgröße und Ausstellerzahl bekannt sind.
  • Fordere Ausstelleranmeldungen spätestens 6 Wochen vor der Messe an und verschicke danach Standplätze, Lageplan, Parkinformationen und technische Vorgaben in einer gemeinsamen Anleitung. So bleiben Rückfragen zu Aufbau, Strom und Anlieferung überschaubar.
  • Bereite Aquarienwasser nicht erst am Messetag vor. Plane dafür mindestens 24 Stunden Vorlauf ein und überprüfe Filter, Heizer, Beleuchtung, Luftpumpen sowie Wassertests vor dem Aufbau jedes Beckens.
  • Schließe die Besucherregistrierung 2 bis 3 Tage vor der Messe, drucke die Teilnehmerliste und bereite den Registrierungstisch am Vortag vor. Kartenterminals, Kassen, Namensunterlagen und Beschilderung gehören dabei an einen festen, getesteten Platz.
  • Beschrifte Kisten, Wasserkanister und Materialien nach Aussteller oder Standnummer. Lege für den Aufbau außerdem Sackkarren und Verlängerungskabel bereit, damit Aquariengestelle, Becken und Technik nicht einzeln und ohne Zuordnung transportiert werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Aquaristikmesse organisieren?
Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vor dem Termin mit Ort, Datum und Ausstellerwerbung. Sechs Wochen vorher sollten Anmeldungen, Standplätze und technische Anforderungen weitgehend feststehen.
Wann muss das Aquarienwasser für eine Messe vorbereitet werden?
Bereite das Wasser mindestens 24 Stunden vor dem Aufbau vor und kontrolliere es mit Wassertests. Filter, Heizer, Luftpumpen und Beleuchtung solltest du spätestens am Vortag testen.
Wann sollte die Anmeldung für Besucher geschlossen werden?
Schließe die Besucherregistrierung 2 bis 3 Tage vor der Messe. Danach kannst du die Teilnehmerliste drucken und den Registrierungstisch mit Kassen, Kartenterminals und Hinweistafeln vorbereiten.
Was wird bei einer Aquaristikmesse häufig vergessen?
Oft fehlen reservierte Stromanschlüsse, Parkinformationen, Abfallentsorgung oder ausreichend Transporthilfen. Prüfe diese Punkte spätestens 7 Tage vorher und kontrolliere am Vortag zusätzlich Wassertechnik, Beschriftungen und Fischtransport.

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