Organiser un salon de l’aquarium, étape par étape

Un salon de l’aquarium se prépare d’abord comme un événement avec exposants, puis comme une installation technique où l’eau, l’électricité et le vivant doivent rester maîtrisés. Commence par réserver le lieu, fixer la date et vérifier les autorisations ainsi que l’assurance. Ensuite, structure les inscriptions, attribue les emplacements et transmets un guide précis aux exposants. Les derniers jours servent surtout à contrôler les branchements, l’accueil, les paiements et les besoins liés aux aquariums.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date du salon
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Contacter les exposants
2 personnes
6
Établir le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier l'annonce en ligne
9
Traiter les inscriptions
10
Répartir les emplacements
2 personnes
11
Confirmer les exposants
12
Rédiger les informations visiteurs
13
Concevoir le plan
14
Publier les informations de stationnement
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Commander le catering
17
Définir la procédure de caisse
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
19
Envoyer le guide des exposants
20
Créer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer les panneaux d'entrée
22
Vérifier le plan électrique
2 personnes
23
Vérifier le matériel d'aquarium
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
25
Faire les courses
2 personnes
26
Rassembler les imprimés
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer l’alimentation électrique
3 personnes
29
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
30
Installer les bacs d’aquarium
4 personnes
31
Installer les tapis d’aquarium
3 personnes
32
Remplir les aquariums
4 personnes
33
Brancher les filtres et l'éclairage
3 personnes
34
Tester la qualité de l’eau
2 personnes
35
Mettre en place les sacs à poisson et les bacs de transport
2 personnes
36
Accueillir les exposants
3 personnes
37
Distribuer les badges des exposants
2 personnes
38
Aménager les stands
6 personnes
39
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
40
Installer la caisse
2 personnes
41
Aménager le stand d’information
2 personnes
42
Dégager les voies de circulation
2 personnes
43
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

44
Ouvrir l’entrée
3 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
46
Percevoir les droits d’entrée
2 personnes
47
Informer les visiteurs
2 personnes
48
Animer la conférence sur les aquariums
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Vérifier l'eau de l'aquarium
2 personnes
53
Vérifier les stands et les parcours
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Faire la vaisselle
2 personnes
56
Clôturer temporairement la caisse
2 personnes
57
Annoncer les derniers visiteurs
58
Encadrer la sortie
2 personnes

Suivi

59
Clôturer définitivement la caisse
2 personnes
60
Faire le départ des exposants
2 personnes
61
Vérifier les animaux d’aquarium
3 personnes
62
Vider les aquariums
4 personnes
63
Éteindre les filtres et les pompes
2 personnes
64
Démonter les matériaux du stand
5 personnes
65
Empiler les tables et les chaises
4 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer les sols
3 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Remettre le lieu en état
2 personnes
70
Retourner les matériels
2 personnes
71
Relancer les exposants par téléphone
72
Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 50
Tabourets de barqté 4
Table de caisse
Bureau d’information

Équipement

Aquariums de démonstrationqté 12
Pompes de filtrationqté 12
Éclairage de l’aquariumqté 12
Pompes à airqté 8
Rallongesqté 18
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 12
Glacièresqté 6
Microphone à main
Haut-parleurqté 2
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Bouilloireqté 2
Machine à caféqté 2
Réfrigérateur

Aquarium

Tapis d'aquariumqté 12
Seaux d'eauqté 12
Épuisettesqté 12
Bacs de transportqté 20
Sacs à poissonqté 200
Tuyauxqté 8
Pompes d’aspirationqté 4
Conditionneur d’eauqté 4
Tests d'eauqté 4
Thermomètresqté 12
Gravier d’aquariumqté 8
Pierres décorativesqté 6
Plantes artificiellesqté 20
Bacs de récupération d’eauqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Louchesqté 6
Thermosqté 4

Décoration

Panneaux numéros de standqté 30
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Nappesqté 24
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux de directionqté 16
Plansqté 150
Flyers du programmeqté 150
Braceletsqté 300

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Lance les inscriptions avant de concevoir le plan définitif : attends d’avoir les besoins des exposants pour répartir les tables, les aquariums de démonstration et les emplacements proches des prises.
Prévois un contrôle électrique séparé pour les pompes, l’éclairage et les équipements de démonstration. Repère les rallonges et multiprises sur le plan avant l’installation, puis sécurise les câbles au sol.
Envoie le guide des exposants au moins 7 jours avant le salon. Indique l’horaire d’arrivée, l’accès au lieu, l’emplacement attribué, les consignes d’eau et la procédure de caisse.
Ne reporte pas les informations visiteurs à la dernière semaine : publie le stationnement, l’entrée, les horaires et le plan dès que les inscriptions sont confirmées, idéalement 10 à 14 jours avant l’événement.
Organise une vérification finale la veille avec une liste distincte pour le matériel aquariophile : seaux, épuisettes, tuyaux, tests d’eau, thermomètres et conditionneur d’eau sont faciles à oublier au moment des courses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’aquarium ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, recruter les exposants, traiter les inscriptions et préparer le plan technique.
Quand faut-il contacter les exposants pour un salon de l’aquarium ?: Contacte-les 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription environ 3 semaines avant le salon afin de pouvoir attribuer les emplacements et confirmer les besoins électriques ou alimentaires.
Comment préparer l’électricité pour un salon de l’aquarium ?: Fais le plan électrique au moins 7 jours avant l’installation. Regroupe les équipements par zone, vérifie la capacité disponible et sécurise chaque passage de câble avant l’arrivée du public.
Quand envoyer les informations aux visiteurs ?: Publie les informations pratiques 10 à 14 jours avant le salon, puis rappelle-les 2 ou 3 jours avant. Le message doit préciser l’adresse, les horaires, le stationnement, l’entrée et les moyens de paiement acceptés.

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