Checklist pour organiser un salon de caravanes

Un salon de caravanes demande une coordination précise entre les exposants, les visiteurs et l’installation sur site. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le plan des stands avant de confirmer les inscriptions. Les besoins alimentaires, le stationnement et l’alimentation électrique sont souvent réglés trop tard. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, jusqu’à l’installation des caravanes, des stands et de l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
Élaborer le plan du salon
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Attribuer l’espace de stand
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Réserver le catering
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Enregistrer les caravanes et les camping-cars
2 personnes
Rassembler le matériel de démonstration
2 personnes
Commander le matériel promotionnel
Imprimer le plan et le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Tester l’enregistrement des visiteurs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier le site et l'entrée
2 personnes
Délimiter les emplacements
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les caravanes
4 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration du stand
4 personnes
Installer les bannières et la signalétique
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Tester les machines à café
2 personnes
Répartir les brochures par stand
3 personnes
Refroidir les consommations
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer les plans
2 personnes
Accompagner les présentations de caravanes
3 personnes
Faire fonctionner le matériel de démonstration
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réapprovisionner les stands
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Faire le check-out des exposants
3 personnes
Évacuer les caravanes et les camping-cars
4 personnes
Rassembler les brochures et le matériel promotionnel
3 personnes
Récupérer la vaisselle et les verres
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les parois du stand
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
Ranger le bureau d’accueil
2 personnes
Nettoyer les sols et les surfaces
3 personnes
Vérifier l’inventaire
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Effectuer le contrôle final du lieu
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Comptoir d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 8
Panneaux de standqté 20
Présentoirs à dépliantsqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Parasolsqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Imprimantesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Microphones mainqté 2
Intervenants actifsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Thermosqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 8
Drapeauxqté 12
Nappesqté 16
Plantesqté 20
Arches de ballonsqté 4
Cadres d’affichesqté 12
Panneaux indicateursqté 16
Panneaux en ardoiseqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Projecteurs LEDqté 10
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 3
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 30
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 8
Bacs alimentairesqté 12

Catering

Courses

Bureau

Badges visiteursqté 600
Badges des exposantsqté 100
Porte-badgesqté 700
Lanières tour de couqté 700
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 20
Blocs-notesqté 20
Ruban adhésifqté 12
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Boîtes d’agrafesqté 8
Étiquettesqté 500
Chemises de présentationqté 40
Enveloppesqté 200
Papier pour imprimanteqté 5
Rouleaux de tickets de caisseqté 12
Brochuresqté 1500
Programmes du salonqté 700
Cartes d'itinéraireqté 500
Cartes d’enquêteqté 300
Panneaux à feutreqté 6

Sécurité

Cônesqté 24
Ruban de balisageqté 6
Passe-câblesqté 12
Lampes de pocheqté 6
Gants de travailqté 12
Gilets de sécuritéqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 12

Conseils

Établissez le plan du salon avant d’attribuer les emplacements : prévoyez les accès, les zones de circulation et l’espace nécessaire aux caravanes et camping-cars.
Confirmez les exposants après réception de leurs besoins. Demandez notamment leurs besoins alimentaires, leur matériel de démonstration et leurs contraintes d’alimentation électrique au moins 2 semaines avant le salon.
Envoyez les informations de parking avec les invitations ou la confirmation d’inscription. Ajoutez un plan clair pour éviter que les visiteurs et les exposants cherchent leur entrée le jour J.
Testez l’enregistrement des visiteurs avant l’ouverture avec l’ordinateur portable, les tablettes, l’imprimante et les terminaux de paiement. Faites ce test au moins 1 jour avant l’événement.
Acheminer le matériel sur site la veille permet d’installer les tables, chaises, parois de stands et caravanes sans mélanger cette préparation avec l’accueil du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de caravanes ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Fixez d’abord le lieu et le plan, puis contactez les exposants, ouvrez les inscriptions et réservez le catering.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Demandez une confirmation définitive environ 4 semaines avant le salon. Vous pourrez ensuite attribuer les emplacements, imprimer le plan et préparer les badges nominatifs.
Quand envoyer les informations de parking aux visiteurs ?: Envoyez-les avec la confirmation d’inscription, idéalement 7 à 10 jours avant l’événement. Renvoyez un rappel 24 heures avant si l’accès au site est complexe.
Quand installer les caravanes et les stands ?: Prévoyez l’acheminement du matériel et l’installation la veille lorsque c’est possible. Le jour du salon, gardez au moins 1 heure pour vérifier l’entrée, les branchements et l’enregistrement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.