Caravan-Messe organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Caravan-Messe steht und fällt mit der Vorbereitung der Standflächen, der Besucherregistrierung und der Versorgung vor Ort. Lege Termin und Gelände zuerst fest, bevor du Aussteller ansprichst oder Einladungen verschickst. Plane Strom, Stellplätze für Wohnwagen und Wohnmobile sowie Parkinformationen frühzeitig ein. In der Checkliste findest du 72 Aufgaben und 86 benötigte Gegenstände – vom Messeplan bis zu Standwänden, Funkgeräten und Kaffeemaschinen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und -ort festlegen
2 Personen
Messeplan ausarbeiten
2 Personen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Standfläche zuweisen
2 Personen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Parkinformationen versenden
Catering reservieren
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Wohnwagen und Wohnmobile anmelden
2 Personen
Demonstrationsmaterial sammeln
2 Personen
Werbematerial bestellen
Lageplan und Programm drucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Besucherregistrierung testen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Gelände und Eingang kontrollieren
2 Personen
Standplätze markieren
3 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Wohnwagen aufstellen
4 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Strom anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Standdekoration anbringen
4 Personen
Banner und Beschilderung anbringen
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Kaffeemaschinen testen
2 Personen
Broschüren pro Stand verteilen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
Registrierungsteam einweisen
2 Personen

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Pläne verteilen
2 Personen
Caravan-Präsentationen betreuen
3 Personen
Demoausrüstung bedienen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Bestände an den Ständen auffüllen
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Letzte Besucher informieren
2 Personen

Nachbereitung

Standbetreiber auschecken
3 Personen
Wohnwagen und Wohnmobile abtransportieren
4 Personen
Broschüren und Werbematerial sammeln
3 Personen
Geschirr und Gläser einsammeln
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Standwände abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Cateringbereich reinigen
2 Personen
Registrierungstheke aufräumen
2 Personen
Böden und Oberflächen reinigen
3 Personen
Inventar prüfen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Abschlusskontrolle der Location durchführen
2 Personen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BiertischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
Registrierungstheke
BuffetischeAnz. 4
StehtischeAnz. 8
StandwändeAnz. 20
ProspektständerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
SonnenschirmeAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 3
DruckerAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
HandmikrofoneAnz. 2
Aktive LautsprecherAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

FirmenbannerAnz. 8
FahnenAnz. 12
TischdeckenAnz. 16
PflanzenAnz. 20
BallonbögenAnz. 4
PosterrrahmenAnz. 12
WegweiserAnz. 16
KreidetafelnAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-SpotsAnz. 10
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 3
BesensetsAnz. 3
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 30
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
KühlmattenAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Büro

BesucherbadgesAnz. 600
Standnummern-BadgesAnz. 100
BadgehalterAnz. 700
LanyardsAnz. 700
KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 40
MarkerAnz. 20
NotizblöckeAnz. 20
KlebebandAnz. 12
ScherenAnz. 8
TackerAnz. 4
KlammerboxenAnz. 8
EtikettenAnz. 500
PräsentationsmappenAnz. 40
UmschlägeAnz. 200
DruckerpapierAnz. 5
KassenbonrollenAnz. 12
BroschürenAnz. 1500
MesseprogrammeAnz. 700
RoutenpläneAnz. 500
FragekartenAnz. 300
Whiteboards mit MarkernAnz. 6

Sicherheit

KegelAnz. 24
AbsperrbandAnz. 6
KabelmattenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
ArbeitshandschuheAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 12

Tipps

Kläre die Stromversorgung nicht erst am Aufbautag: Prüfe für jeden Stand den Anschlussbedarf und lege Verlängerungskabel, Kühlschränke und weitere Technik vor dem Aufbau bereit.
Fordere Anmeldungen mit Ernährungswünschen spätestens 10 bis 14 Tage vor der Messe an. So kannst du das Catering passend reservieren und fehlende Angaben rechtzeitig nachfragen.
Markiere die Standplätze vor dem Eintreffen der Aussteller sichtbar. Für Wohnwagen und Wohnmobile sollten Zufahrt, Rangierfläche und Stellposition im Lageplan eindeutig gekennzeichnet sein.
Teste Registrierung, Tablets, Laptop, Drucker und Kartenlesegeräte mindestens einen Tag vorher. Lege außerdem Namensschilder und eine gedruckte Besucher- oder Ausstellerliste als Ausweichlösung bereit.
Plane den Aufbau in zwei Phasen: Erst Gelände, Eingang, Tische, Stühle und Standwände kontrollieren, danach Wohnwagen, Prospektständer, Banner und Demonstrationsmaterial an den zugewiesenen Plätzen aufstellen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Caravan-Messe organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Messeplan. Standbetreiber, Catering und Technik brauchen meist mehrere Wochen Vorlauf, besonders bei vielen Stellplätzen.
Wann müssen die Aussteller für eine Caravan-Messe bestätigt werden?: Versende die Bestätigung spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Frage dabei Standfläche, Strombedarf, Fahrzeugtyp und benötigte Demonstrationsmaterialien verbindlich ab.
Wie viele Sitzplätze braucht man bei einer Caravan-Messe?: Plane für etwa 30 bis 50 Prozent der gleichzeitig erwarteten Besucher einen Sitzplatz, ergänzt durch Stehtische. Bei 100 gleichzeitig anwesenden Gästen entsprechen das ungefähr 30 bis 50 Klappstühlen.
Wann sollte das Catering für die Caravan-Messe bestellt werden?: Reserviere das Catering mindestens 3 bis 4 Wochen vorher und übermittle die erwartete Personenzahl spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Ernährungswünsche sollten zu diesem Zeitpunkt bereits erfasst sein.

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