Checklist para organizar una feria de caravanas sin imprevistos

Una feria de caravanas necesita más coordinación que una exposición convencional: hay que controlar vehículos, puestos, circulación, electricidad y atención al visitante. Empieza por fijar la ubicación y dibujar el plano antes de confirmar a los expositores. Después, organiza las inscripciones, el registro y los servicios para participantes y público. Esta checklist te ayuda a llegar al montaje con los espacios asignados, los materiales preparados y la entrada lista para funcionar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y ubicación de la feria
2 personas
Diseñar el plano de la feria
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Asignar espacio del stand
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Reservar el catering
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Registrar caravanas y autocaravanas
2 personas
Recopilar material de demostración
2 personas
Pedir material promocional
Imprimir plano y programa
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Probar el registro de visitantes
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar el terreno y la entrada
2 personas
Marcar los puestos
3 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Colocar caravanas
4 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar la decoración del stand
4 personas
Colocar banners y señalización
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el espacio de catering
3 personas
Probar las cafeteras
2 personas
Distribuir folletos por stand
3 personas
Enfriar las consumiciones
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir planos
2 personas
Coordinar las presentaciones de caravanes
3 personas
Manejar el equipo de demostración
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Reponer el stock en los puestos
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Registrar la salida de los expositores
3 personas
Retirar caravanas y autocaravanas
4 personas
Recopilar folletos y material promocional
3 personas
Recoger vajilla y vasos
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las paredes del stand
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la zona de catering
2 personas
Recoger el mostrador de registro
2 personas
Limpiar suelos y superficies
3 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Realizar la inspección final del lugar
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mostrador de registro
Mesas de buffetcant. 4
Mesas altascant. 8
Paredes para standscant. 20
Expositores para folletoscant. 12
Percheroscant. 4
Sombrillascant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Portátilcant. 2
Tabletscant. 4
Datáfonoscant. 3
Impresorascant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Micrófonos de manocant. 2
Altavoces activoscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Termoscant. 8
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Banners de empresacant. 8
Banderascant. 12
Mantelescant. 16
Plantascant. 20
Arcos de globoscant. 4
Marcos para pósterescant. 12
Carteles direccionalescant. 16
Pizarrascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Focos LEDcant. 10
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas de basuracant. 3
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Paños de microfibracant. 30
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Alfombrillas de refrigeracióncant. 8
Bandejas de comidacant. 12

Catering

Compras

Oficina

Credenciales para visitantescant. 600
Credenciales de expositorescant. 100
Portabadgescant. 700
Cordones identificativoscant. 700
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 20
Bloc de notascant. 20
Cinta adhesivacant. 12
Tijerascant. 8
Grapadorascant. 4
Cajas de grapascant. 8
Etiquetascant. 500
Carpetas de presentacióncant. 40
Sobrescant. 200
Papel para impresoracant. 5
Rollos de reciboscant. 12
Folletoscant. 1500
Programas de feriacant. 700
Mapas de rutacant. 500
Tarjetas de encuestacant. 300
Pizarras de rotuladorcant. 6

Seguridad

Conoscant. 24
Cinta de balizamientocant. 6
Alfombrillas para cablescant. 12
Linternascant. 6
Guantes de trabajocant. 12
Chalecos reflectantescant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 12

Consejos

Cierra el plano antes de asignar los puestos. Deja espacio suficiente para colocar caravanas y autocaravanas, abrir puertas y mantener despejada la entrada; envía a cada expositor su ubicación por escrito.
Confirma la electricidad al menos 7 días antes. Comprueba cuántos puntos hay, qué equipos necesitan conexión y prepara cables alargadores y regletas sin cruzar las zonas de paso.
No dejes el registro para el mismo día. Prueba el portátil, las tablets, los datáfonos y las impresoras con antelación, y prepara tarjetas de nombre y una lista de participantes de respaldo.
Envía la información de aparcamiento junto con la invitación o la confirmación de inscripción. Indica dónde deben entrar las caravanas, dónde descargar materiales y qué recorrido deben seguir al llegar.
Calcula el catering según las inscripciones cerradas y las preferencias dietéticas. Reserva tiempo para montar las mesas de buffet, preparar café y té, y mantener bebidas frías durante toda la feria.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de caravanas?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, ubicación, plano y expositores. Deja la última semana para confirmar inscripciones, electricidad, aparcamiento, catering e impresión del programa.
¿Cuándo hay que asignar los puestos a los expositores?: Asígnalos cuando tengas confirmados los expositores y las dimensiones de sus caravanas, idealmente 3 semanas antes. Envía el plano y la ubicación individual al menos 7 días antes del montaje.
¿Qué se necesita para el registro de visitantes?: Prepara un mostrador de registro, portátil o tablets, datáfono si procede, impresora y tarjetas de nombre. Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y lleva una lista impresa por si falla la conexión.
¿Cuándo se monta una feria de caravanas?: Comprueba el terreno y la entrada antes de que lleguen los expositores. Marca los puestos, coloca las caravanas y monta mesas, sillas, paredes de stand y equipos con varias horas de margen antes de abrir al público.

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