Réunion des bénévoles : la checklist pour tout organiser

Une réunion de bénévoles demande plus qu’une invitation et quelques chaises. Il faut suivre les inscriptions, prévoir les besoins alimentaires, réserver le matériel et préparer l’accueil sans attendre le dernier jour. Cette checklist rassemble les 43 tâches et 39 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles. Tu peux ainsi vérifier la salle, les repas, les badges, le buffet et la répartition des bénévoles avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la salle
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Réserver le matériel
Préparer le programme en route
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer un rappel
Imprimer la liste de présence
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Contrôler les produits frais
2 personnes
Préparer la nourriture
4 personnes
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier la salle et la clé
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le buffet et les points de boisson
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Brancher la machine à café
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la table des noms
2 personnes
Servir les plats du buffet
4 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter le programme
Préparer les boissons de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas adaptés
2 personnes
Évacuer les déchets et les verres vides
2 personnes
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Porte-manteauxqté 2
Tables de buffetqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Bol à soupeqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 2
Bacs alimentairesqté 10
Glacièresqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plats de maintien au chaudqté 4
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 3
Enceinte portable

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Marqueursqté 6
Guirlandesqté 6
Compositions floralesqté 6

Nettoyage

Balaisqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, la salle et la capacité avant d’envoyer les invitations. Demande les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 10 à 14 jours à l’avance pour ajuster le catering.
Prévois les quantités de repas après la clôture des inscriptions, puis étiquette séparément chaque repas spécial. Une vérification la veille évite de chercher une alternative au moment du buffet.
Réserve le mobilier et le matériel suffisamment tôt : tables, chaises, tables de buffet, machines à café, rallonges et plats de maintien au chaud doivent être disponibles avant l’installation.
Envoie un rappel 3 à 5 jours avant la réunion et imprime la liste de présence le jour précédent. Prépare aussi les badges nominatifs avec quelques marqueurs de rechange.
Le jour même, vérifie la salle et la clé avant de déplacer le mobilier. Installe d’abord les tables et les chaises, puis le buffet, les boissons, la table d’accueil et enfin la décoration.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion de bénévoles ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la réunion. Laisse ensuite 10 à 14 jours pour recevoir les inscriptions et les informations alimentaires.
Combien de temps avant faut-il confirmer le traiteur ou le catering ?: Détermine les quantités environ 7 à 10 jours avant l’événement, une fois les inscriptions presque stabilisées. Confirme alors les repas spéciaux et les quantités de boissons.
Que préparer la veille d’une réunion de bénévoles ?: Prépare la liste de présence, les badges, le programme, les étiquettes des repas et le matériel d’accueil. Vérifie aussi les produits frais et mets les boissons au frais si cela est possible.
Dans quel ordre installer la salle le jour de la réunion ?: Commence par vérifier l’accès et la clé, puis installe les tables et les chaises. Monte ensuite le buffet et les points de boisson, prépare la vaisselle, branche la machine à café et termine par l’accueil et la décoration.

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